Após migrar para o novo Outlook para Windows, muitos usuários relatam que seus e-mails arquivados parecem desaparecer. A pasta do arquivo online está presente, mas aparece vazia, ou a caixa postal de arquivo não carrega. Isso acontece porque o novo Outlook usa um método de sincronização de dados diferente do Outlook clássico. Este artigo explica por que os e-mails arquivados desaparecem após a migração e fornece métodos passo a passo para localizar e acessar suas mensagens arquivadas no novo Outlook.
Principais conclusões: restaurar o acesso ao arquivo online no novo Outlook
- Configurações > E-mail > Sincronizar > Gerenciar Perfis > Adicionar Conta: Re-adicione sua conta do Exchange para forçar o aparecimento da caixa postal de arquivo.
- Clique com o botão direito na pasta de arquivo > Propriedades > Limpar Cache: Limpa os dados de arquivo em cache local que podem estar desatualizados ou corrompidos.
- Pesquisar > Ferramentas de Pesquisa > Pesquisar na Caixa Postal de Arquivo: Pesquise diretamente no arquivo online quando a pasta não estiver visível no painel de pastas.
Por que os e-mails arquivados desaparecem após migrar para o novo Outlook
O novo Outlook para Windows é um cliente baseado na web que usa uma camada de armazenamento de dados diferente do Outlook clássico. O Outlook clássico armazena uma cópia local da sua caixa postal em um arquivo OST e se conecta ao arquivo online por meio de uma caixa postal separada que aparece sob sua caixa postal principal. O novo Outlook não cria um arquivo OST. Em vez disso, ele sincroniza diretamente com o Exchange Online usando um cache leve.
Durante a migração, o novo Outlook pode não detectar a caixa postal de arquivo online se o arquivo foi provisionado sob um plano Exchange mais antigo ou se a conta do usuário não foi totalmente sincronizada. Além disso, o novo Outlook oculta a pasta de arquivo por padrão se a caixa postal principal não contiver itens arquivados ou se a política de arquivamento não foi aplicada a nenhuma pasta.
O papel das políticas de arquivamento e tags de retenção
O Exchange Online usa políticas de retenção para mover itens da caixa postal principal para o arquivo online. Se nenhuma política de retenção for atribuída à sua caixa postal, ou se a política não foi executada desde a migração, a pasta de arquivo pode aparecer vazia. O novo Outlook lê a caixa postal de arquivo do servidor. Se o servidor relatar zero itens, o painel de pastas mostra a pasta de arquivo com uma contagem (0).
Passos para encontrar e acessar seu arquivo online no novo Outlook
Siga estes métodos em ordem. Cada método resolve uma causa específica de e-mails arquivados ausentes.
Método 1: Forçar o aparecimento da caixa postal de arquivo readicionando sua conta
- Abra Configurações no novo Outlook
Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione Configurações. - Vá para E-mail > Sincronizar
No painel Configurações, clique em E-mail e depois em Sincronizar. - Abra Gerenciar Perfis
Na seção Contas, clique em Gerenciar Perfis. - Exclua o perfil existente
Selecione seu perfil atual e clique em Excluir. Confirme a exclusão. - Adicione sua conta novamente
Clique em Adicionar Conta e digite seu endereço de e-mail. Conclua o processo de login. O novo Outlook irá ressincronizar sua caixa postal e o arquivo online deve aparecer sob sua caixa postal principal no painel de pastas.
Método 2: Limpar o cache da pasta de arquivo
- Localize a pasta de arquivo
No painel de pastas, expanda sua caixa postal principal. Procure uma pasta chamada Arquivo Online – seu endereço de e-mail ou simplesmente Arquivo. - Clique com o botão direito na pasta de arquivo
Selecione Propriedades no menu de contexto. - Clique em Limpar Cache
Na caixa de diálogo Propriedades, clique no botão Limpar Cache. Isso remove os dados armazenados localmente e força o novo Outlook a baixar novamente o conteúdo da pasta do Exchange Online. - Atualize a pasta
Pressione F5 ou clique no ícone Atualizar na barra de ferramentas. A pasta de arquivo agora deve exibir a contagem correta de itens.
Método 3: Pesquisar diretamente no arquivo online
- Abra a barra de pesquisa
Clique dentro da caixa de pesquisa na parte superior da janela do novo Outlook. - Clique em Ferramentas de Pesquisa
Na guia Pesquisa que aparece, clique em Ferramentas de Pesquisa na faixa de opções. - Selecione Pesquisar na Caixa Postal de Arquivo
No menu suspenso, escolha Pesquisar na Caixa Postal de Arquivo. Isso executa uma pesquisa no lado do servidor no seu arquivo online e retorna todos os itens correspondentes, mesmo que a pasta de arquivo não esteja visível no painel de pastas. - Refine por data ou remetente
Use os filtros de pesquisa para restringir os resultados por intervalo de datas, remetente ou assunto. Os resultados aparecem na visualização principal e podem ser abertos ou movidos.
Método 4: Ativar a pasta de arquivo se ela estiver oculta
- Abra as opções do Painel de Pastas
Clique com o botão direito em qualquer pasta no painel de pastas e selecione Opções do Painel de Pastas. - Marque Mostrar Pasta de Arquivo
Na caixa de diálogo Opções do Painel de Pastas, marque a caixa rotulada Mostrar Pasta de Arquivo. - Clique em OK
A pasta de arquivo agora deve aparecer no painel de pastas sob sua caixa postal principal.
Se o arquivo online ainda não aparecer
Se nenhum dos métodos acima funcionar, o problema pode estar no lado do servidor ou na configuração da sua conta.
A caixa postal de arquivo não está provisionada
Seu administrador do Exchange Online deve ativar o arquivo online para sua caixa postal. Para verificar, abra o Outlook na web (OWA). Se você vir uma pasta Arquivo In-loco no OWA, mas não no novo Outlook, o arquivo está provisionado, mas o novo Outlook não está sincronizando. Entre em contato com seu administrador de TI para confirmar que sua conta tem uma caixa postal de arquivo ativa.
A política de retenção não foi executada
Mesmo que o arquivo esteja provisionado, os itens são movidos para ele apenas quando uma política de retenção é executada. As políticas são executadas em um cronograma definido pelo seu administrador. Se você precisar que os itens sejam movidos imediatamente, peça ao seu administrador para executar o Assistente de Pastas Gerenciadas em sua caixa postal. Após a execução do assistente, os itens aparecerão no arquivo dentro de algumas horas.
O novo Outlook ainda está em modo de visualização
O novo Outlook para Windows ainda está em visualização para algumas organizações. As versões de visualização podem ter suporte incompleto para arquivo. Verifique sua versão clicando em Ajuda > Sobre. Se sua versão estiver marcada como Visualização, considere usar o Outlook clássico ou o Outlook na web para acessar seu arquivo até o lançamento final.
Novo Outlook vs Outlook Clássico: comportamento do arquivo online
| Item | Novo Outlook | Outlook Clássico |
|---|---|---|
| Localização da pasta de arquivo | Sob a caixa postal principal no painel de pastas | Caixa postal separada listada abaixo da caixa postal principal |
| Mecanismo de cache | Sincronização do lado do servidor, sem arquivo OST local | Arquivo OST local com dados de arquivo offline |
| Escopo de pesquisa | Ferramentas de Pesquisa > Pesquisar na Caixa Postal de Arquivo | Pesquisar Todas as Caixas Postais ou expandir pasta de arquivo |
| Controle de visibilidade da pasta | Opções do Painel de Pastas > Mostrar Pasta de Arquivo | Sempre visível quando o arquivo está provisionado |
| Dependência de política de retenção | Arquivo mostra apenas itens movidos pela política | Arquivo mostra todos os itens movidos pela política |
Após a migração, o novo Outlook exige que você restabeleça a conexão com seu arquivo online. Use os métodos acima para forçar o aparecimento da pasta e limpar qualquer cache desatualizado. Se continuar tendo problemas, mude para o Outlook na web como uma solução temporária. Para acesso permanente, certifique-se de que seu administrador ativou a caixa postal de arquivo e que uma política de retenção está ativa. Depois que o arquivo estiver visível, você pode mover itens manualmente arrastando da sua caixa de entrada para a pasta de arquivo.