Usuários do Outlook clássico frequentemente têm dificuldade para encontrar e-mails armazenados no arquivo online. O arquivo online aparece como uma caixa de correio separada, mas seu comportamento de pesquisa difere da caixa de correio principal. A Microsoft introduziu uma nova experiência de pesquisa no novo Outlook para Windows que altera a forma como o conteúdo do arquivo online é indexado e consultado. Este artigo explica como a nova pesquisa do arquivo online do Outlook funciona e o que os usuários do Outlook clássico precisam saber para pesquisar itens arquivados de forma eficaz.
Principais Conclusões: Como a Nova Pesquisa do Arquivo Online do Outlook Funciona para Usuários Clássicos
- Escopo de pesquisa no novo Outlook: O novo Outlook pesquisa o arquivo online e a caixa de correio principal juntos por padrão, ao contrário do Outlook clássico, que trata o arquivo como um armazenamento separado.
- Diferenças de indexação: O novo Outlook usa um índice baseado em nuvem para itens do arquivo, enquanto o Outlook clássico depende da indexação local do Windows Search.
- Comportamento dos resultados da pesquisa: Os resultados do arquivo online aparecem na mesma lista que os resultados da caixa de correio principal, identificados com um ícone de arquivo.
Por que a Pesquisa do Arquivo Online Funciona de Forma Diferente no Novo Outlook
O novo Outlook para Windows é um aplicativo baseado na web que se conecta ao Exchange Online por meio de um cliente leve. Ao contrário do Outlook clássico, que armazena uma cópia local da sua caixa de correio em um arquivo de dados offline ou OST, o novo Outlook não baixa itens para o seu computador. Essa mudança arquitetônica afeta a forma como o arquivo online é pesquisado.
No Outlook clássico, o arquivo online é uma caixa de correio separada que aparece abaixo da sua caixa de correio principal no painel de pastas. Quando você pesquisa no Outlook clássico, a pesquisa é executada no índice local do Windows Search. Se os itens do arquivo online não estiverem indexados localmente, a pesquisa não retorna resultados do arquivo. Você deve alterar o escopo da pesquisa para Todas as Caixas de Correio ou selecionar a pasta do arquivo explicitamente.
O novo Outlook usa a pesquisa do lado do servidor do Microsoft 365 para todas as caixas de correio, incluindo o arquivo online. Isso significa que a consulta de pesquisa é enviada ao Exchange Online, que pesquisa o índice na nuvem tanto para a caixa de correio principal quanto para o arquivo. Os resultados são retornados juntos em uma única lista. Esse comportamento é semelhante ao modo como o Outlook na web pesquisa o arquivo.
O índice na nuvem inclui todos os itens que foram movidos para o arquivo online por uma política de arquivamento de expansão automática ou por uma movimentação manual. Os itens no arquivo são indexados pelo Exchange Online assim que chegam. Não é necessária nenhuma etapa de indexação local.
Etapas para Pesquisar o Arquivo Online no Novo Outlook
O processo de pesquisa no novo Outlook é mais simples do que no Outlook clássico porque o arquivo é pesquisado automaticamente. Siga estas etapas para pesquisar seu arquivo online no novo Outlook.
- Abra o novo Outlook
Inicie o aplicativo novo Outlook para Windows. Se você estiver usando o Outlook clássico, deve alternar para o novo Outlook ativando o controle deslizante “Experimentar o novo Outlook” no canto superior direito da janela do Outlook. - Clique na caixa de pesquisa
Clique dentro da caixa de pesquisa no topo da janela principal do Outlook. A caixa de pesquisa está identificada como “Pesquisar”. - Digite sua consulta de pesquisa
Digite uma palavra-chave, nome do remetente, assunto ou intervalo de datas. O novo Outlook pesquisa simultaneamente sua caixa de correio principal e seu arquivo online. Você não precisa alternar pastas ou alterar o escopo da pesquisa. - Revise os resultados da pesquisa
Os resultados do arquivo online aparecem na mesma lista que os resultados da sua caixa de correio principal. Cada resultado do arquivo exibe um pequeno ícone de arquivo ao lado do nome da pasta. O ícone parece uma caixa com uma seta para baixo. - Filtrar resultados por arquivo
Para ver apenas os resultados do arquivo, clique no botão “Filtrar” na barra de pesquisa e selecione “Arquivo” na lista de pastas. Isso restringe os resultados aos itens armazenados no arquivo online.
Limitações da Pesquisa do Arquivo Online no Novo Outlook
A pesquisa do arquivo online no novo Outlook tem várias limitações que os usuários do Outlook clássico devem entender antes de alternar.
A pesquisa não inclui itens excluídos no arquivo
Itens que foram excluídos do arquivo online e estão na pasta de itens recuperáveis não são incluídos nos resultados da pesquisa. Esta é uma limitação do índice de pesquisa do lado do servidor. Se você precisar recuperar um item excluído do arquivo, deve usar o recurso “Recuperar Itens Excluídos” no Outlook clássico ou no Outlook na web.
Não há pesquisa offline para itens do arquivo
Como o novo Outlook não armazena uma cópia local do arquivo, você não pode pesquisar itens arquivados quando estiver offline. A pesquisa requer uma conexão com o Exchange Online. Usuários do Outlook clássico que trabalham frequentemente offline devem manter o Outlook clássico para pesquisas no arquivo.
Sintaxe de pesquisa avançada é limitada
O novo Outlook suporta menos operadores de pesquisa do que o Outlook clássico. Operadores como hasattachment:yes ou hasattachment:no funcionam, mas operadores como read:yes ou importance:high não funcionam na caixa de pesquisa. Você deve usar o botão “Filtrar” para definir esses critérios.
Itens do arquivo de expansão automática podem sofrer atraso
Quando seu arquivo online se expande automaticamente para um novo local de armazenamento, pode levar até 24 horas para que o novo local seja indexado pelo Exchange Online. Durante esse período, os itens no novo local do arquivo podem não aparecer nos resultados da pesquisa.
Pesquisa do Arquivo Online no Novo Outlook vs. Outlook Clássico
| Item | Novo Outlook | Outlook Clássico |
|---|---|---|
| Escopo da pesquisa | Caixa de correio principal e arquivo pesquisados juntos por padrão | Apenas a pasta atual ou caixa de correio selecionada, a menos que o escopo seja alterado |
| Tipo de índice | Índice baseado em nuvem do Exchange Online | Índice local do Windows Search |
| Pesquisa offline | Não suportada para itens do arquivo | Suportada se os itens do arquivo estiverem em cache local |
| Ícone do arquivo nos resultados | Exibe um ícone de arquivo ao lado do nome da pasta | Nenhum ícone; exibe o nome da caixa de correio do arquivo |
| Operadores de pesquisa avançada | Conjunto limitado | Conjunto completo de operadores de pesquisa suportado |
| Pesquisa de itens excluídos | Não suportada | Não suportada |
Se os Itens do Arquivo Online Estiverem Faltando nos Resultados da Pesquisa
Itens movidos para o arquivo recentemente não são encontrados
Se você moveu itens para o arquivo online nas últimas 24 horas, o índice na nuvem pode não ter sido atualizado ainda. Aguarde 24 horas e pesquise novamente. Para confirmar que os itens estão no arquivo, navegue até a pasta do arquivo no painel de pastas e verifique manualmente.
A pesquisa retorna resultados apenas da caixa de correio principal
Se você vir resultados apenas da sua caixa de correio principal, o arquivo online pode estar desabilitado ou não provisionado. Verifique as configurações da sua conta no Outlook. Selecione Arquivo > Configurações da Conta > Configurações da Conta. Selecione sua conta do Exchange e clique em Alterar. Em Configurações Offline, verifique se o arquivo online está habilitado. Se não estiver habilitado, entre em contato com seu administrador do Microsoft 365.
Os resultados da pesquisa mostram itens duplicados
O novo Outlook pode mostrar resultados duplicados se o mesmo item existir tanto na caixa de correio principal quanto no arquivo. Isso acontece quando uma cópia do item foi movida em vez de movida, ou quando uma regra de arquivamento automático copiou o item. Para remover duplicatas, clique com o botão direito no item duplicado e selecione Excluir. Apenas a cópia na pasta atual é removida.
Conclusão
Agora você pode pesquisar o arquivo online no novo Outlook sem alternar pastas ou alterar o escopo da pesquisa. O índice baseado em nuvem retorna resultados tanto da caixa de correio principal quanto do arquivo em uma única lista. Se você precisar de pesquisa offline ou operadores de pesquisa avançada, o Outlook clássico continua sendo a melhor opção. Para alternar entre o novo e o clássico Outlook, use o controle deslizante no canto superior direito da janela do Outlook.