Usuários do Outlook clássico que migram para o novo Outlook para Windows encontrarão um conjunto diferente de ferramentas de gerenciamento de caixa de entrada. As regras e Quick Steps clássicas são substituídas pelo Sweep, um recurso que move, exclui ou arquiva automaticamente mensagens de remetentes específicos. Este artigo explica como o Sweep funciona, suas diferenças em relação às regras clássicas e como configurá-lo no novo Outlook.
O Sweep é um recurso do lado do servidor que se aplica a mensagens na mesma pasta. Ele não oferece suporte a condições além do remetente e do intervalo de tempo escolhido. Usuários do Outlook clássico acostumados com filtros baseados em regras precisarão aprender a lógica mais simples do Sweep e suas limitações.
Este artigo aborda a interface do Sweep, configuração passo a passo e o que acontece com suas regras existentes ao mudar para o novo Outlook. Você também aprenderá quais ações do Sweep são permanentes e quais podem ser desfeitas.
Principais Conclusões: Sweep do Novo Outlook vs Regras Clássicas
- Botão Sweep na faixa de opções Início: Acesso com um clique para criar ou aplicar uma regra Sweep para a mensagem selecionada.
- Sempre mover mensagens deste remetente: Move todas as mensagens atuais e futuras de um remetente para uma pasta especificada.
- Sempre excluir mensagens deste remetente: Exclui permanentemente todas as mensagens atuais e futuras de um remetente, sem opção de recuperação.
Como o Sweep Funciona no Novo Outlook
O Sweep é uma ferramenta de gerenciamento de caixa de entrada do lado do servidor no novo Outlook para Windows. Ele opera em caixas de correio do Exchange Online e contas do Outlook.com. O Sweep aplica regras com base no endereço do remetente e no horário em que a mensagem foi recebida. Você não pode usar o Sweep com condições como palavras-chave no assunto, presença de anexos ou importância da mensagem.
Ao criar uma regra Sweep, ela processa todas as mensagens atualmente na pasta que correspondem ao remetente e à condição de tempo. Depois disso, a regra é executada automaticamente para novas mensagens do mesmo remetente. As regras Sweep são armazenadas no servidor Exchange, portanto funcionam mesmo quando o Outlook está fechado.
Ações Disponíveis no Sweep
O novo Outlook oferece quatro ações Sweep:
- Mover todas as mensagens deste remetente para uma pasta de sua escolha.
- Manter apenas a mensagem mais recente deste remetente e mover as mais antigas para a pasta Itens Excluídos.
- Excluir permanentemente todas as mensagens deste remetente.
- Manter apenas a mensagem mais recente deste remetente e excluir permanentemente as mais antigas.
As duas ações de exclusão ignoram a pasta Itens Excluídos. As mensagens são removidas imediatamente e não podem ser recuperadas da pasta Itens Recuperáveis. As duas ações de movimentação enviam mensagens para a pasta Itens Excluídos, onde podem ser restauradas em até 30 dias.
Pré-requisitos para Usar o Sweep
Sua caixa de correio deve estar hospedada no Exchange Online ou Outlook.com. O Sweep não funciona com contas POP3, IMAP ou Exchange local. Você deve usar o novo Outlook para Windows versão 1.2024.xxx ou posterior. O Outlook clássico não possui Sweep.
Passos para Configurar uma Regra Sweep no Novo Outlook
Siga estas etapas para criar uma regra Sweep para um remetente específico.
- Selecione uma mensagem do remetente que deseja gerenciar
Abra a Caixa de Entrada ou qualquer pasta de e-mail. Clique em uma mensagem do remetente cujas mensagens você deseja mover ou excluir. - Clique no botão Sweep na faixa de opções Início
Na guia Início, localize o botão Sweep no grupo Mover. O ícone mostra uma vassoura. Clique para abrir o menu Sweep. - Escolha uma das quatro ações Sweep
No menu suspenso, selecione a ação desejada. Por exemplo, escolha Sempre mover mensagens deste remetente para mover todas as mensagens atuais e futuras. - Selecione a pasta de destino para ações de movimentação
Se você escolheu uma ação de movimentação, uma caixa de diálogo aparecerá. Clique no nome da pasta ou navegue para selecionar uma pasta diferente. Clique em Mover para confirmar. - Verifique a regra Sweep nas configurações do Sweep
Abra o menu Sweep novamente e selecione Gerenciar regras. Um painel será aberto mostrando todas as regras Sweep para a pasta atual. Confirme se sua regra aparece com o remetente e a ação corretos.
Diferenças entre o Sweep e as Regras Clássicas do Outlook
O Outlook clássico usa regras do lado do cliente e do servidor com muitas condições e ações. O Sweep oferece apenas condições baseadas no remetente e quatro ações. A tabela abaixo mostra as principais diferenças.
| Item | Sweep do Novo Outlook | Regras do Outlook Clássico |
|---|---|---|
| Condições disponíveis | Apenas remetente | Remetente, assunto, corpo, anexo, importância e muitos outros |
| Ações disponíveis | Mover para pasta, excluir, manter o mais recente | Mover, copiar, excluir, encaminhar, responder, sinalizar, reproduzir som e mais |
| Local de armazenamento | Apenas servidor Exchange | Regras do lado do cliente armazenadas no PC; regras do lado do servidor armazenadas no Exchange |
| Funciona com o Outlook fechado | Sim | Apenas regras do lado do servidor funcionam; regras do lado do cliente exigem Outlook aberto |
| Desfazer ou recuperação | Ações de movimentação podem ser desfeitas; ações de exclusão são permanentes | Ações de movimentação e exclusão podem ser desfeitas se as mensagens estiverem em Itens Excluídos |
O que Acontece com as Regras Clássicas ao Mudar para o Novo Outlook
Ao abrir o novo Outlook pela primeira vez, suas regras clássicas são convertidas em regras Sweep quando possível. Regras que usam condições diferentes de remetente não são convertidas. Essas regras não convertidas são listadas no novo Outlook em Configurações > E-mail > Regras como inativas. Você pode revisá-las, mas não pode editá-las ou ativá-las no novo Outlook.
Regras convertidas em regras Sweep aparecem no painel Gerenciar regras. O novo Outlook cria uma regra Sweep por remetente. Se sua regra clássica tivesse várias ações, apenas a primeira ação é mantida. Por exemplo, uma regra que move mensagens e depois as sinaliza se torna uma regra Sweep de movimentação simples.
Se você voltar ao Outlook clássico, suas regras originais permanecem intactas. O novo Outlook não exclui nem modifica suas regras clássicas. Ele apenas as lê para criar equivalentes Sweep.
Problemas Comuns e Limitações do Sweep
Minha regra Sweep não se aplica a mensagens já na pasta
As regras Sweep processam mensagens que chegam após a criação da regra. Para aplicar a regra a mensagens existentes, você deve executar a ação Sweep manualmente. Selecione uma mensagem do remetente, clique em Sweep e escolha a mesma ação. A regra então processa todas as mensagens existentes desse remetente.
Não consigo criar uma regra Sweep para um remetente fora da minha organização
O Sweep funciona para qualquer endereço de remetente, incluindo remetentes externos. Se o menu Sweep estiver esmaecido, a mensagem selecionada pode ser de um grupo de distribuição ou de uma caixa de correio compartilhada. Selecione uma mensagem de um remetente individual.
Excluí mensagens acidentalmente com o Sweep e não consigo encontrá-las
As ações de exclusão no Sweep ignoram a pasta Itens Excluídos. As mensagens são removidas permanentemente. Não há opção de recuperação pelo Outlook. Entre em contato com o administrador do Exchange para verificar a pasta Itens Recuperáveis. A recuperação só é possível se a caixa de correio tiver retenção legal ou recuperação de item único ativada.
Minha regra Sweep parou de funcionar depois que mudei o tipo de caixa de correio
As regras Sweep estão vinculadas a caixas de correio do Exchange Online ou Outlook.com. Se você converter sua caixa de correio para POP3 ou IMAP, as regras Sweep são removidas. Você deve recriá-las após voltar para uma caixa de correio do Exchange Online.
Tabela Comparativa: Ações Sweep no Novo Outlook
A tabela abaixo resume as quatro ações Sweep e seus efeitos.
| Ação | Efeito em Mensagens Existentes | Efeito em Novas Mensagens | Recuperável |
|---|---|---|---|
| Mover todas as mensagens deste remetente | Move todas as mensagens existentes para a pasta escolhida | Move novas mensagens para a pasta escolhida | Sim, de Itens Excluídos se movido para Itens Excluídos |
| Manter a mensagem mais recente e mover o restante | Mantém a mensagem mais recente; move as mais antigas para Itens Excluídos | Mantém a mensagem mais recente; move as mais antigas para Itens Excluídos | Sim, de Itens Excluídos |
| Excluir todas as mensagens deste remetente | Exclui permanentemente todas as mensagens existentes | Exclui permanentemente novas mensagens | Não |
| Manter a mensagem mais recente e excluir o restante | Mantém a mensagem mais recente; exclui permanentemente as mais antigas | Mantém a mensagem mais recente; exclui permanentemente as mais antigas | Não |
O Sweep é uma ferramenta de gerenciamento de caixa de entrada focada no novo Outlook. Usuários do Outlook clássico que dependem de regras complexas precisarão simplificar sua abordagem ao migrar. As quatro ações Sweep cobrem tarefas comuns de limpeza, mas não substituem o mecanismo completo de regras.
Para gerenciar regras Sweep, abra o menu Sweep e selecione Gerenciar regras. Você pode editar a pasta de destino para regras de movimentação ou excluir uma regra completamente. Se precisar de mais controle granular, considere usar as regras clássicas do Outlook em paralelo em um dispositivo separado.
Dica avançada: Combine o Sweep com a Caixa de Entrada Focada no novo Outlook. Mensagens de remetentes que você varre para uma pasta não aparecerão na guia Focada, reduzindo o ruído da caixa de entrada sem classificação manual.