Usuários do Outlook clássico que estão migrando para o novo Outlook para Windows frequentemente percebem que o recurso de Tarefas se comporta de forma diferente. O novo Outlook substitui o painel de Tarefas independente por um quadro de Tarefas dedicado, alimentado pelo Microsoft To Do. Essa mudança afeta como você cria, visualiza e sincroniza tarefas entre dispositivos. Este artigo explica como o novo módulo de tarefas funciona, como acessá-lo e o que os usuários do Outlook clássico precisam saber para se manterem produtivos.
Principais conclusões: Adaptando-se ao novo módulo de tarefas do Outlook
- Ícone Tarefas no painel de navegação esquerdo: Abre o novo quadro de tarefas, onde você pode criar, organizar e atribuir tarefas.
- Listas Meu Dia e Planejadas: Substituem a hierarquia de pastas de tarefas clássica para gerenciamento de tarefas diárias e agendadas.
- Sincronização com Microsoft To Do e Planner: Tarefas criadas no novo Outlook aparecem no aplicativo To Do e no Planner para assinantes do Microsoft 365 Business.
Como o módulo de tarefas funciona no novo Outlook
O novo Outlook para Windows não inclui a pasta de Tarefas clássica que exibe tarefas em uma visualização de lista com colunas como Assunto, Data de Vencimento e Status. Em vez disso, o novo Outlook usa o Microsoft To Do como mecanismo de tarefas. Ao clicar no ícone Tarefas no painel de navegação esquerdo, você vê um quadro com várias listas predefinidas: Meu Dia, Importante, Planejadas, Atribuídas a Você e Tarefas. Cada lista corresponde a um recurso do aplicativo Microsoft To Do.
As tarefas criadas no novo Outlook são sincronizadas com o aplicativo Microsoft To Do no Windows, Mac, iOS, Android e na web. Se sua organização usa o Microsoft 365 com Planner, as tarefas também aparecem nos planos do Planner. Essa integração significa que suas tarefas não são mais armazenadas em uma pasta de caixa de correio do Exchange. Elas residem na pasta de tarefas do Exchange Online da sua caixa de correio, mas o novo Outlook lê e grava tarefas por meio do serviço Microsoft To Do.
Para usuários do Outlook clássico, a mudança mais perceptível é a ausência do botão Tarefas no painel de navegação. Em vez disso, você vê um botão Tarefas. Clicar com o botão direito nesse botão não oferece as mesmas opções da pasta de Tarefas clássica. Você não pode criar subpastas na seção Tarefas no novo Outlook. Toda a organização de tarefas é feita por meio de listas dentro do quadro de tarefas.
Pré-requisitos para o novo módulo de tarefas
Para usar o novo módulo de tarefas, você precisa de uma conta corporativa ou educacional do Microsoft 365. Contas pessoais da Microsoft (Outlook.com, Hotmail) também funcionam. O novo Outlook deve estar instalado e ativado por meio da alternância no canto superior direito do Outlook clássico. O ícone Tarefas aparece automaticamente após o login. Nenhum complemento ou download adicional é necessário.
Passos para usar o novo módulo de tarefas
- Abra o quadro de tarefas
No painel de navegação esquerdo do novo Outlook, clique no ícone Tarefas. Ele se parece com uma marca de seleção dentro de um círculo. O quadro é aberto mostrando as listas padrão: Meu Dia, Importante, Planejadas, Atribuídas a Você e Tarefas. - Crie uma nova tarefa
Clique dentro da caixa Adicionar uma tarefa no topo de qualquer lista. Digite o nome da tarefa e pressione Enter. A tarefa aparece nessa lista. Para adicionar uma data de vencimento, lembrete ou notas, clique na tarefa para abrir o painel de detalhes à direita. - Defina uma data de vencimento e lembrete
No painel de detalhes da tarefa, clique em Adicionar data de vencimento para escolher uma data no calendário. Clique em Adicionar lembrete para definir um horário. Os lembretes geram uma notificação no novo Outlook e no aplicativo Microsoft To Do. - Atribua uma tarefa a alguém
Se você tiver uma conta corporativa ou educacional do Microsoft 365, clique em Atribuir no painel de detalhes da tarefa. Digite o nome ou endereço de email da pessoa para quem deseja atribuir a tarefa. Essa pessoa recebe a tarefa na lista Atribuídas a Você. - Organize tarefas em listas personalizadas
Clique em Nova Lista na parte inferior da coluna esquerda no quadro de tarefas. Nomeie a lista e pressione Enter. Arraste tarefas de outras listas para a nova lista. Você pode criar até 200 listas. - Use Meu Dia para foco diário
Clique em Meu Dia na coluna esquerda. Clique em Adicionar tarefas para selecionar tarefas de outras listas. As tarefas adicionadas a Meu Dia aparecem apenas para aquele dia. A cada manhã, o novo Outlook sugere tarefas da sua lista Planejadas. - Sinalize um email como tarefa
No módulo de email, clique com o botão direito em um email e selecione Sinalizar. O email sinalizado aparece na lista Tarefas no quadro de tarefas. Você também pode clicar no ícone de sinalizador na lista de mensagens para alternar o sinalizador. - Marque uma tarefa como concluída
Clique no círculo ao lado do nome da tarefa em qualquer lista. A tarefa é movida para a lista Concluídas, que aparece na parte inferior da coluna esquerda. As tarefas concluídas permanecem visíveis por 30 dias antes de serem arquivadas automaticamente.
Problemas comuns que usuários clássicos enfrentam ao migrar
Não consigo encontrar minhas tarefas antigas do Outlook clássico
O Outlook clássico armazena tarefas na pasta da caixa de correio do Exchange. Ao mudar para o novo Outlook, a sincronização inicial pode levar alguns minutos. Abra o quadro de tarefas e clique em Tarefas. Se suas tarefas antigas não aparecerem, verifique se você está conectado com a mesma conta do Microsoft 365. Tarefas criadas com uma conta POP ou IMAP no Outlook clássico não são sincronizadas com o novo Outlook porque essas contas não oferecem suporte ao armazenamento de tarefas no servidor.
O ícone Tarefas está ausente no painel de navegação
Isso acontece quando o novo Outlook não carrega o serviço Microsoft To Do. Feche o novo Outlook e reinicie-o. Se o ícone continuar ausente, vá em Exibir > Layout > Painel de Navegação e certifique-se de que Tarefas esteja marcado. Em dispositivos gerenciados, o administrador de TI pode ter desabilitado a integração com o To Do por meio de política de grupo.
As tarefas não sincronizam entre o Outlook e o aplicativo To Do
A sincronização depende da pasta de tarefas do Exchange Online e do serviço Microsoft To Do. Abra o Microsoft To Do no seu celular ou computador e faça login com a mesma conta. Se as tarefas aparecerem lá, mas não no novo Outlook, limpe o cache do novo Outlook. Vá em Arquivo > Opções > Geral e clique em Limpar dados em cache. Reinicie o novo Outlook e aguarde a sincronização ser concluída.
Novo Outlook Tarefas vs Outlook Clássico Tarefas: Principais diferenças
| Item | Novo Outlook Tarefas | Outlook Clássico Tarefas |
|---|---|---|
| Local de armazenamento | Pasta de tarefas do Exchange Online sincronizada via Microsoft To Do | Pasta de tarefas da caixa de correio do Exchange |
| Navegação | Ícone Tarefas no painel esquerdo | Botão Tarefas no painel de navegação ou pasta Minhas Tarefas |
| Suporte a subpastas | Não suportado | Suportado |
| Visualização da lista de tarefas | Quadro com listas e painel de detalhes | Visualização de tabela com colunas (Assunto, Data de Vencimento, Status) |
| Atribuição | Suportado para contas corporativas do Microsoft 365 | Suportado via Exchange Server |
| Acesso offline | Limitado a tarefas em cache | Acesso offline completo a todas as tarefas |
| Integração com Planner | Automática para contas Microsoft 365 | Requer complemento de terceiros |
Usuários do Outlook clássico que dependem de subpastas de tarefas e visualizações personalizadas precisarão ajustar seu fluxo de trabalho. O novo módulo de tarefas usa listas em vez de pastas. Você pode criar listas para cada projeto ou categoria, mas não pode aninhar listas umas dentro das outras. A visualização de quadro não mostra todas as tarefas de todas as listas em uma única tabela. Para ver tudo, clique na lista Tarefas, que agrega tarefas de todas as listas, exceto Meu Dia e Atribuídas a Você.
Outra limitação é a falta de uma visualização rápida de tarefas no módulo de calendário. O Outlook clássico permite abrir um pequeno painel de Tarefas ao lado do calendário. O novo Outlook não oferece isso. Para ver tarefas enquanto visualiza o calendário, você deve alternar para o quadro de tarefas ou usar o aplicativo Microsoft To Do em uma janela separada.
Para usuários que gerenciam tarefas em vários dispositivos, o novo módulo oferece melhor sincronização do que o Outlook clássico. O Microsoft To Do sincroniza instantaneamente entre Windows, Mac, iOS, Android e a web. As tarefas do Outlook clássico sincronizam apenas por meio do Exchange ActiveSync, que pode atrasar vários minutos. O novo módulo também oferece suporte a formatação avançada, anexos de arquivos e tarefas recorrentes com mais opções do que a caixa de diálogo de recorrência clássica.
Agora você pode usar o novo módulo de tarefas do Outlook para gerenciar seu trabalho diário. Comece criando algumas listas para seus projetos em andamento e adicionando tarefas a Meu Dia a cada manhã. Para gerenciamento avançado de tarefas, abra o aplicativo Microsoft To Do e explore recursos como compartilhamento de listas, subtarefas passo a passo e listas inteligentes que filtram tarefas por data de vencimento ou prioridade. O novo módulo substitui a pasta de Tarefas clássica por um sistema moderno e conectado à nuvem que funciona em todos os seus dispositivos.