Você precisa mover alterações controladas de um documento do Word para outro sem usar copiar e colar. O método padrão de recortar e colar geralmente quebra as marcas de revisão, perde os nomes dos autores ou mescla as alterações em uma única edição. Este artigo explica como usar os recursos Comparar e Combinar do Word para transferir as alterações controladas de forma limpa entre documentos. Você aprenderá dois métodos confiáveis que preservam cada inserção, exclusão e alteração de formatação exatamente como o autor original as fez.
Principais conclusões: como mover alterações controladas sem quebrar revisões
- Revisão > Comparar > Comparar: Mescla alterações de dois documentos em um único novo arquivo com todas as revisões intactas.
- Revisão > Comparar > Combinar: Une vários conjuntos de alterações controladas de diferentes autores em um documento.
- Revisão > Mostrar Marcação > Revisores > Pessoas Específicas: Filtra quais alterações de autores aparecem antes de realizar a mesclagem.
Como o Word armazena alterações controladas e por que recortar e colar falha
O recurso Controlar Alterações no Word armazena cada revisão como um objeto de dados separado vinculado a um autor, data e local específicos. Quando você recorta e cola texto que contém alterações controladas, o Word frequentemente colapsa várias revisões em uma, remove os metadados do autor ou converte inserções e exclusões em texto simples. Os marcadores internos de revisão quebram porque a operação de colar renumerou as referências de posição internas do documento. Os recursos Comparar e Combinar evitam esse problema analisando a diferença XML subjacente entre duas versões do documento. Eles não dependem de operações de área de transferência, portanto, cada revisão mantém seu nome de autor, data e tipo originais.
Pré-requisitos para usar Comparar e Combinar
Antes de começar, certifique-se de que ambos os documentos estejam salvos no formato .docx. As ferramentas Comparar e Combinar não funcionam com arquivos .doc ou .rtf. Além disso, verifique se o documento que contém as alterações que você deseja migrar tem o Controlar Alterações ativado e mostra todas as marcações. Se você já aceitou ou rejeitou alterações, essas edições são permanentes e não aparecerão como revisões no documento mesclado.
Método 1: Usar Comparar para mesclar revisões de uma cópia alterada no original
Este método é melhor quando você tem o documento original e uma segunda cópia que alguém editou com Controlar Alterações. O Word compara os dois arquivos e produz um novo documento que mostra todas as diferenças como alterações controladas.
- Abra o documento original
Inicie o Word e abra o documento que representa a versão base antes de qualquer alteração. - Vá para Revisão > Comparar
Clique na guia Revisão na faixa de opções. No grupo Comparar, clique no botão Comparar e selecione Comparar no menu suspenso. - Selecione os documentos original e revisado
Na caixa de diálogo Comparar Documentos, clique no botão Procurar ao lado de Documento original e selecione seu arquivo base. Em seguida, clique no botão Procurar ao lado de Documento revisado e selecione a cópia editada que contém as alterações controladas que você deseja migrar. - Defina as opções de comparação
Clique no botão Mais para expandir a caixa de diálogo. Em Configurações de comparação, marque ou desmarque itens como Inserções e exclusões, Movimentações, Comentários, Formatação e Tabelas. Deixe Inserções e exclusões marcado para preservar as alterações de texto. Em Mostrar alterações em, selecione Novo documento para criar um novo arquivo que contenha as revisões mescladas. - Execute a comparação
Clique em OK. O Word cria um novo documento intitulado “Resultado da Comparação 1” que exibe todas as diferenças como alterações controladas. Cada revisão mantém o nome do autor e o carimbo de data/hora originais. - Salve o resultado
Pressione Ctrl+S e dê ao novo documento um nome descritivo, como “Merged_Changes.docx”. Não salve sobre seus arquivos originais.
Variação do Método 1: Comparar no documento original ou revisado
Na caixa de diálogo Comparar Documentos, você pode escolher mostrar as alterações no Documento original ou no Documento revisado em vez de um novo documento. Selecionar Documento original aplica as diferenças como alterações controladas diretamente no seu arquivo base. Esta opção é útil quando você deseja manter o nome do arquivo original e os metadados, mas ainda ver as edições recebidas como revisões. Cuidado: se você escolher Documento revisado, o conteúdo original do arquivo base será substituído.
Método 2: Usar Combinar para mesclar revisões de várias cópias em um documento
O recurso Combinar foi projetado para cenários em que várias pessoas editaram cópias separadas do mesmo documento original. Ele mescla todos os conjuntos de alterações controladas em um único documento, preservando as revisões de cada autor de forma independente.
- Abra o documento original
Abra o documento base que foi distribuído para vários revisores. - Vá para Revisão > Comparar > Combinar
Clique na guia Revisão. No grupo Comparar, clique no botão Comparar e selecione Combinar no menu suspenso. - Selecione o original e o primeiro documento revisado
Na caixa de diálogo Combinar Documentos, procure o Documento original e o primeiro Documento revisado que contém alterações controladas de um revisor. - Defina as opções de combinação
Clique em Mais para expandir as configurações. Marque Inserções e exclusões, Formatação e Comentários para incluir todos os tipos de revisão. Em Mostrar alterações em, selecione Novo documento. - Execute a primeira combinação
Clique em OK. O Word cria um documento combinado que mescla o original com as alterações do primeiro revisor. Salve este documento combinado como “Combined_1.docx”. - Repita para cada revisor adicional
Abra “Combined_1.docx” e use Combinar novamente com o próximo documento revisado. Use o arquivo combinado como Documento original e a cópia do próximo revisor como Documento revisado. Repita até que todas as alterações dos revisores sejam mescladas em um único arquivo. - Salvamento final
Após a última combinação, salve o documento resultante com um nome final, como “All_Reviews_Merged.docx”.
Variação do Método 2: Usar Combinar com o original como base a cada vez
Em vez de encadear combinações, você pode iniciar a ferramenta Combinar com o documento original a cada vez e selecionar uma cópia revisada diferente. O Word produzirá um novo documento a cada vez. Você precisará copiar manualmente as revisões de cada resultado para um documento mestre usando a ferramenta Comparar novamente. Esta abordagem é mais complexa e não é recomendada para mais de dois revisores.
Erros comuns ao migrar alterações controladas
As alterações controladas não ficam visíveis após a mesclagem
Se o documento mesclado não mostrar alterações controladas, o documento original pode ter tido o Controlar Alterações desativado quando as revisões foram feitas. O Word detecta apenas as diferenças entre os dois arquivos, não o histórico de revisões. Para corrigir isso, certifique-se de que o documento revisado tenha o Controlar Alterações ativado e mostre todas as marcações antes de executar Comparar ou Combinar.
Os nomes dos autores aparecem como “Autor” ou estão em branco
Isso acontece quando o documento revisado foi criado em um sistema sem nome de usuário configurado. Para atribuir um nome, vá em Arquivo > Opções > Geral e digite um nome no campo Nome de usuário. Em seguida, execute novamente a operação Comparar ou Combinar. O Word usará o novo nome para todas as revisões futuras.
Comentários ausentes após a mesclagem
Na caixa de diálogo Comparar ou Combinar, certifique-se de que a opção Comentários esteja marcada em Configurações de comparação. O Word não inclui comentários por padrão se a opção estiver desmarcada. Execute novamente a operação com Comentários selecionado para trazê-los para o documento mesclado.
O documento mesclado contém conteúdo duplicado
O conteúdo duplicado ocorre quando os documentos original e revisado compartilham texto idêntico que o Word trata como inserções separadas. Para evitar isso, use o documento original como base e certifique-se de que o documento revisado seja uma cópia verdadeira que foi editada. Se aparecerem duplicatas, revise manualmente e aceite ou rejeite as alterações redundantes.
Comparar vs Combinar: quando usar cada ferramenta
| Item | Comparar | Combinar |
|---|---|---|
| Melhor para | Mesclar alterações de uma cópia editada no original | Mesclar alterações de várias cópias do mesmo original |
| Número de documentos | Dois documentos por vez | Dois documentos por vez, repetível para cada revisor |
| Saída | Novo documento, documento original ou documento revisado | Apenas novo documento |
| Preserva nomes de autores | Sim | Sim |
| Lida com alterações de formatação | Sim, se Formatação estiver marcado | Sim, se Formatação estiver marcado |
| Requer arquivos .docx salvos | Sim | Sim |
Agora você pode transferir alterações controladas entre documentos do Word sem perder informações do autor ou quebrar revisões. Use a ferramenta Comparar quando tiver uma cópia editada e a ferramenta Combinar quando vários revisores enviarem arquivos separados. Sempre salve o resultado mesclado como um novo documento para proteger seus originais. Para projetos complexos com vários revisores, considere usar o recurso Combinar do Word repetidamente em vez de copiar alterações manualmente.