Por que o ‘Combinar Documentos’ do Word perde atribuições específicas de revisores

Ao usar o recurso ‘Combinar Documentos’ do Word para mesclar alterações controladas de vários revisores, você pode notar que alguns nomes, iniciais ou cores de revisores desaparecem ou são reatribuídos a um autor genérico. Esse problema ocorre porque o recurso combina as alterações com base na localização e no carimbo de data/hora do documento, não preservando a identidade original do revisor dos arquivos de origem. Este artigo explica a causa técnica da perda de atribuições, fornece instruções passo a passo para preservar as informações do revisor e aborda padrões de falha relacionados ao mesclar revisões.

Por que o Combinar Documentos reatribui ou perde atribuições de revisores

O recurso Combinar Documentos do Word (Revisão > Comparar > Combinar) foi projetado para mesclar duas versões de um documento em uma. Ele compara os documentos no nível de parágrafo e caractere e insere alterações controladas para mostrar o que foi adicionado, excluído ou movido. No entanto, o recurso nem sempre carrega o nome original do revisor de cada documento de origem.

A causa raiz é como o Word armazena as informações do autor. Cada alteração controlada é marcada com um nome de autor e iniciais, mas essas tags estão vinculadas à conta de usuário que criou a alteração naquele documento específico. Ao combinar dois documentos, o Word tenta reconciliar alterações conflitantes. Se os nomes dos autores nos documentos de origem não corresponderem exatamente — por exemplo, “João Silva” em um e “J. Silva” em outro — o Word pode tratá-los como autores diferentes e atribuir um novo rótulo genérico, como “Autor1” ou “Revisor1”.

Outra causa é a configuração Remover informações pessoais das propriedades do arquivo ao salvar. Se algum documento de origem tiver essa opção de privacidade ativada, o Word remove os nomes dos revisores antes de executar o processo de combinação. O resultado mesclado então não mostra atribuição de autor para essas alterações.

As configurações de idioma e região também desempenham um papel. Quando os documentos de origem foram criados em versões de idioma diferentes do Word, os metadados internos do autor podem ser armazenados em formatos incompatíveis. O recurso Combinar não consegue mapeá-los corretamente, então recorre a um rótulo de autor padrão.

Etapas para preservar atribuições de revisores ao combinar documentos

Antes de combinar documentos, verifique se os arquivos de origem têm metadados de autor consistentes e se as configurações de privacidade não removem os nomes dos revisores. Siga estas etapas em ordem.

Etapa 1: Verificar e padronizar nomes de autores nos documentos de origem

1. Abra o primeiro documento de origem
   Vá em Arquivo > Informações. Em Pessoas Relacionadas, observe o campo Autor. Se mostrar vários autores ou um nome genérico, você precisa padronizá-lo.
2. Altere o nome do autor para todas as alterações controladas
   Pressione Alt+F11 para abrir o editor VBA. Pressione Ctrl+G para abrir a janela Imediato. Digite o seguinte e pressione Enter:
   ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties("Author") = "João Silva"
   Substitua “João Silva” pelo nome correto do revisor. Isso atualiza a propriedade do autor no nível do documento, mas não altera as alterações controladas individuais.
3. Atualize os nomes dos autores nas alterações controladas existentes usando uma macro
   No editor VBA, vá em Inserir > Módulo e cole esta macro:

   Sub ChangeAllTrackedChangesAuthor()
       Dim rev As Revision
       For Each rev In ActiveDocument.Revisions
           rev.Author = "João Silva"
           rev.Initial = "JS"
       Next rev
   End Sub

   Execute a macro (F5). Isso altera cada alteração controlada no documento para o mesmo nome de autor.

4. Repita para o segundo documento de origem
   Abra o outro documento e execute a mesma macro, usando o mesmo nome de autor e iniciais. Ambos os documentos devem usar strings de autor idênticas para que o recurso Combinar as preserve.

Etapa 2: Desativar opções de privacidade que removem nomes de revisores

1. Abra cada documento de origem
   Vá em Arquivo > Opções > Central de Confiabilidade > Configurações da Central de Confiabilidade.
2. Selecione Opções de Privacidade
   Em Opções de Privacidade, desmarque Remover informações pessoais das propriedades do arquivo ao salvar. Clique em OK.
3. Salve o documento
   Pressione Ctrl+S. Isso garante que o Word não remova os metadados do autor quando você combinar os documentos posteriormente.

Etapa 3: Combinar os documentos com as configurações corretas

1. Abra um documento em branco
   No Word, crie um novo documento em branco. Este será o destino para o resultado combinado.
2. Inicie o comando Combinar
   Vá em Revisão > Comparar > Combinar. A caixa de diálogo Combinar Documentos é aberta.
3. Selecione o documento original
   Em Documento original, clique no ícone de pasta e escolha o primeiro documento de origem.
4. Selecione o documento revisado
   Em Documento revisado, escolha o segundo documento de origem. No campo Rotular alterações com, digite o nome correto do revisor (por exemplo, “João Silva”). Esse rótulo se aplica a todas as alterações do documento revisado.
5. Clique em Mais
   Expanda a caixa de diálogo. Em Mostrar alterações em, selecione Novo documento. Isso cria um novo documento com as alterações mescladas. Clique em OK.

Se o Word ainda tiver problemas com atribuições de revisores após a correção principal

Documento combinado mostra “Autor1” ou “Revisor1” em vez de nomes reais

Isso acontece quando os documentos de origem têm metadados de autor inconsistentes ou quando o recurso Combinar não consegue corresponder os nomes. Para corrigir isso após a combinação, use a macro da Etapa 1 para renomear todas as alterações controladas no documento combinado para o nome de autor correto. Alternativamente, vá em Revisão > Mostrar Marcação > Pessoas Específicas e selecione Todos os Revisores para ver se os nomes estão apenas ocultos. Se estiverem completamente ausentes, você deve renomeá-los usando a macro.

Algumas cores de revisores mudam após a combinação

O Word atribui automaticamente uma cor a cada revisor. Quando o Combinar não consegue preservar o autor original, ele pode reatribuir uma cor diferente a essas alterações. Isso é cosmético — o conteúdo está correto. Para corrigir a atribuição de cores, certifique-se de que todas as alterações controladas nos documentos de origem usem o mesmo nome de autor antes de combinar. Após a combinação, você não pode atribuir cores manualmente a revisores individuais; o Word controla isso automaticamente.

Alterações controladas de um revisor aparecem sob o nome de outro revisor após a combinação

Isso ocorre quando os documentos de origem têm metadados de autor conflitantes que o Word resolve mesclando autores. Por exemplo, se um documento tem “Maria Souza” e o outro tem “MS”, o Word pode tratá-los como a mesma pessoa e consolidar as alterações sob um nome. Para evitar isso, padronize os nomes dos autores em ambos os documentos de origem para a mesma string exata antes de combinar.

Combinar Documentos vs Comparar Documentos: Diferenças no comportamento de atribuição de revisores

Item	Combinar Documentos	Comparar Documentos
Finalidade	Mescla duas versões de um documento, normalmente de revisores diferentes, em um único documento com alterações controladas	Mostra as diferenças entre dois documentos como alterações controladas, mas não as mescla em um único documento
Comportamento de atribuição do revisor	Pode perder ou reatribuir nomes de revisores se os documentos de origem tiverem metadados de autor inconsistentes ou configurações de privacidade ativadas	Preserva os nomes originais dos revisores dos documentos de origem porque não tenta mesclar metadados
Opção Rotular alterações com	Disponível na caixa de diálogo Combinar; aplica um único rótulo a todas as alterações do documento revisado	Não disponível; as alterações mantêm seus nomes de autor originais
Melhor para	Edição colaborativa onde várias pessoas fizeram alterações em cópias separadas do mesmo documento	Mostrar uma única diferença entre duas versões sem mesclar
Risco de perda de atribuições	Alto se os nomes dos autores não forem padronizados previamente	Baixo; as atribuições permanecem como estavam nos documentos de origem

Use Combinar Documentos quando precisar de um único documento mesclado com todas as alterações. Use Comparar Documentos quando precisar apenas visualizar as diferenças e quiser preservar as atribuições exatas dos revisores de cada arquivo de origem.

Agora você pode combinar documentos mantendo os nomes dos revisores intactos, padronizando os metadados do autor nos arquivos de origem antes da mesclagem. Na próxima vez que preparar documentos para combinar, execute a macro para renomear todas as alterações controladas para um nome de autor consistente e desative a opção de privacidade que remove informações pessoais. Para cenários avançados, considere usar o recurso Comparar Documentos se preservar as atribuições originais for mais importante do que ter um único documento mesclado.