Como Usar a Mala Direta do Word com uma Lista do SharePoint

Você precisa enviar cartas, e-mails ou etiquetas personalizadas para um grupo de pessoas cujas informações de contato estão armazenadas em uma lista do SharePoint. O recurso de mala direta do Word pode extrair dados diretamente dessa lista, sem exigir exportação ou cópia prévia dos dados. Este artigo explica como conectar o Word a uma lista do SharePoint, selecionar os destinatários, inserir campos de mesclagem e concluir a mesclagem. Você também aprenderá a lidar com problemas comuns de conexão e formatação.

Como a Mala Direta do Word Funciona com Listas do SharePoint

O recurso de mala direta do Word normalmente lê dados de destinatários de uma planilha do Excel, uma pasta de contatos do Outlook ou um banco de dados do Access. Quando os dados estão em uma lista do SharePoint, o Word precisa se conectar ao site usando um arquivo de conexão de dados. Esse arquivo armazena a URL do site, o nome da lista e o método de autenticação para que o Word possa recuperar as linhas e colunas da lista.

O pré-requisito é que você tenha pelo menos acesso de leitura à lista do SharePoint. A lista deve conter uma coluna para cada informação que deseja mesclar, como Nome, Sobrenome, E-mail, Endereço ou Departamento. Listas do SharePoint que usam colunas de pesquisa, colunas calculadas ou anexos podem exigir tratamento adicional, pois o Word pode não ler esses tipos de campo corretamente.

O processo de mala direta usa o Assistente de Conexão de Dados integrado ao Word no Windows. O Word para a Web e o Word para Mac não oferecem suporte ao Assistente de Conexão de Dados, portanto, este método funciona apenas com o aplicativo de desktop do Word no Windows 10 ou Windows 11.

Etapas para Executar uma Mala Direta a Partir de uma Lista do SharePoint

1. Abra o Word e inicie o documento de mala direta
   Abra o aplicativo de desktop do Word. Crie um novo documento em branco ou abra um modelo de carta existente. Vá para a guia Correspondências na faixa de opções. Clique em Iniciar Mala Direta e escolha o tipo de documento: Cartas, Mensagens de E-mail, Envelopes ou Etiquetas.
2. Selecione a lista do SharePoint como fonte de dados
   Na guia Correspondências, clique em Selecionar Destinatários e escolha Usar uma Lista Existente. Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, clique no botão Nova Fonte. O Assistente de Conexão de Dados é aberto. No assistente, selecione Lista do SharePoint na lista de tipos de fonte de dados e clique em Avançar.
3. Insira a URL do site do SharePoint
   Digite a URL completa do site do SharePoint que contém a lista. Por exemplo: https://suaempresa.sharepoint.com/sites/SeuSite. Clique em Avançar. O Word tenta se conectar ao site. Se solicitado, faça login com suas credenciais da conta Microsoft 365 que têm acesso ao site.
4. Selecione a lista específica do SharePoint
   Após a conexão ser bem-sucedida, o Word exibe uma lista de listas e bibliotecas disponíveis nesse site. Selecione a lista que contém os dados dos destinatários. Clique em Avançar. Na próxima tela, você pode salvar o arquivo de conexão (.odc) para reutilizar depois. Clique em Concluir.
5. Filtre ou classifique a lista de destinatários
   De volta ao Word, clique em Editar Lista de Destinatários na guia Correspondências. A caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta mostra todas as linhas da lista do SharePoint. Você pode desmarcar caixas de seleção para excluir destinatários específicos ou clicar em Filtrar para exibir apenas linhas que correspondam a critérios como Departamento igual a Vendas. Clique em OK quando terminar.
6. Insira campos de mesclagem no documento
   Posicione o cursor onde deseja que um valor de campo apareça. Na guia Correspondências, clique em Inserir Campo de Mesclagem e selecione o nome da coluna na lista. Por exemplo, insira Nome para uma linha de saudação. Repita para cada campo: Sobrenome, Endereço, Cidade, etc. Adicione pontuação ou espaçamento entre os campos manualmente.
7. Visualize os resultados mesclados
   Clique em Visualizar Resultados na guia Correspondências. O Word substitui os campos de mesclagem pelos dados reais do primeiro destinatário. Use os botões de seta para a esquerda e direita no grupo Visualizar Resultados para navegar pelos destinatários e verificar se a saída está correta.
8. Conclua a mesclagem
   Clique em Concluir e Mesclar na guia Correspondências. Escolha Editar Documentos Individuais para gerar um novo documento do Word com uma página por destinatário. Escolha Imprimir Documentos para enviar diretamente para uma impressora. Escolha Enviar Mensagens de E-mail para enviar e-mails individuais se sua lista tiver uma coluna de E-mail.

Problemas Comuns ao Mesclar com uma Lista do SharePoint

O Word não consegue se conectar ao site do SharePoint

Esse erro geralmente ocorre porque a URL do site está incorreta, a conta não tem permissões ou o site do SharePoint não está acessível a partir da rede atual. Verifique a URL do site copiando-a da barra de endereços do navegador. Saia de todas as contas Microsoft 365 no Word acessando Arquivo > Conta > Sair e faça login novamente com a conta correta. Se sua organização usa uma VPN, certifique-se de que a VPN esteja conectada.

Algumas colunas da lista do SharePoint não aparecem em Inserir Campo de Mesclagem

O Word não exibe colunas de pesquisa, colunas calculadas ou colunas de metadados gerenciados na lista de campos de mesclagem. O assistente de conexão de dados lê apenas colunas simples de texto, número, data e escolha. Para incluir valores de pesquisa, adicione um fluxo de trabalho ou fluxo do Power Automate que copie o valor da pesquisa para uma coluna de texto simples e use essa coluna de texto na mesclagem.

Campos de mesclagem mostram valores em branco para alguns destinatários

Valores em branco ocorrem quando a coluna da lista do SharePoint está vazia para essa linha. Verifique a lista diretamente no SharePoint para confirmar se os dados existem. Se a coluna contiver espaços ou caracteres especiais, o Word pode não corresponder ao nome do campo corretamente. Renomeie a coluna no SharePoint para usar sublinhados em vez de espaços e recrie a conexão de dados no Word.

A mesclagem produz um documento com apenas uma página em vez de muitas

Isso acontece quando a lista de destinatários está vazia ou quando o filtro exclui todas as linhas. Abra a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta e verifique se pelo menos um destinatário está marcado. Se a lista mostrar zero registros, a conexão com a lista do SharePoint pode ter falhado silenciosamente. Exclua a conexão de dados no Word e repita as etapas de Nova Fonte.

Word Desktop vs Word para Web: Capacidades de Mala Direta com SharePoint

Item	Word Desktop (Windows)	Word para Web
Assistente de Conexão de Dados	Disponível	Não disponível
Lista do SharePoint como fonte de dados	Suportado	Não suportado
Filtrar e classificar destinatários	Diálogos completos de filtro e classificação	Não disponível
Inserir campos de mesclagem	Todas as colunas simples	Não disponível
Visualizar resultados	Visualização por destinatário	Não disponível
Concluir mesclagem (imprimir ou e-mail)	Para novo documento, impressora ou e-mail	Não disponível

O Word para Mac também não inclui o Assistente de Conexão de Dados. Usuários no Mac devem exportar a lista do SharePoint para um arquivo do Excel e usar esse arquivo como fonte de dados no Word para Mac.

Agora você pode conectar o Word a uma lista do SharePoint, selecionar destinatários, inserir campos de mesclagem e produzir documentos personalizados sem exportação manual de dados. Em seguida, experimente usar o botão Corresponder Campos na guia Correspondências para mapear colunas do SharePoint para campos de endereço padrão automaticamente. Uma dica avançada: salve o arquivo de conexão .odc em uma pasta de rede compartilhada para que outros membros da equipe possam reutilizar a mesma fonte de dados sem redigitar a URL do site.