Ao executar uma mala direta no Word, as datas da sua fonte de dados geralmente aparecem em formatos brutos como 2023-01-15 ou 44563. Isso acontece porque o Word usa o número serial subjacente ou o formato padrão da fonte, em vez do estilo de data que você prefere. Você precisa de uma maneira de exibir datas como 15 de janeiro de 2023 ou 15/01/2023 sem editar o arquivo de origem. Este artigo explica como usar os códigos de campo do Word para controlar a formatação de datas diretamente no documento de mala direta.
Principais conclusões: formatar datas em mala direta do Word
- Alt+F9 para alternar códigos de campo: Exibe o código MERGEFIELD subjacente para que você possa adicionar um switch de formato de data.
- \@ “MMMM d, yyyy”: O switch de formato que produz uma data como 15 de janeiro de 2023 dentro do campo de mesclagem.
- Botão Visualizar Resultados: Permite verificar a data formatada antes de concluir a mesclagem.
Por que as datas aparecem incorretamente na saída da mala direta
A mala direta do Word não converte automaticamente valores de data em um formato legível. O software pega a data exatamente como armazenada na fonte de dados, que pode ser uma string de texto simples, um campo de data de banco de dados ou um número serial do Excel. Quando a fonte contém um número serial, o Word exibe um número inteiro grande em vez de uma data. Quando a fonte contém uma data em texto, o Word a mostra na ordem e separadores originais, que podem não corresponder ao seu região ou estilo do documento.
A correção está no sistema de códigos de campo do Word. Cada campo de mala direta é, na verdade, um código de campo MERGEFIELD. Ao adicionar um switch de formato a esse código, você informa ao Word exatamente como exibir a data, independentemente do formato de origem. Essa abordagem funciona com todas as fontes de dados comuns: planilhas do Excel, bancos de dados do Access, contatos do Outlook, arquivos CSV e listas do SharePoint.
Entendendo o switch de formato de data
O switch de formato usa um padrão de letras que representam partes de uma data. Os placeholders mais comuns são M para mês, d para dia e y para ano. O número de letras controla a exibição: M resulta em 1, MM em 01, MMM em Jan e MMMM em Janeiro. A mesma lógica se aplica a d (1, 01, seg, segunda) e y (23, 2023). Você combina esses placeholders com separadores como espaços, barras, traços ou vírgulas para corresponder ao formato desejado.
Passos para aplicar um switch de formato de data a um campo de mala direta
Estes passos pressupõem que você já conectou seu documento de mala direta a uma fonte de dados e inseriu um campo de data de mesclagem. Se ainda não inseriu o campo, faça isso agora clicando em Correspondências > Inserir Campo de Mesclagem e escolhendo o campo de data.
- Selecione o campo de data de mesclagem
Clique no placeholder de data no documento. Ele aparece como «DataField» ou texto semelhante, dependendo do nome do campo. - Pressione Alt+F9 para mostrar os códigos de campo
O campo muda de «DataField» para { MERGEFIELD DataField }. Se você estiver usando um nome de campo diferente, esse nome aparecerá dentro das chaves. - Adicione o switch de formato após o nome do campo
Digite um espaço após o nome do campo, depois digite \@ seguido de um espaço e um padrão de formato de data entre aspas duplas. Por exemplo, para exibir datas como 15 de janeiro de 2023, adicione \@ “MMMM d, yyyy”. O código completo fica { MERGEFIELD DataField \@ “MMMM d, yyyy” }. - Pressione Alt+F9 novamente para ocultar os códigos de campo
O campo retorna a exibir o placeholder de data, mas o switch de formato agora está aplicado. - Visualize o resultado
Clique em Correspondências > Visualizar Resultados. O Word substitui o placeholder pelos dados reais do primeiro registro, formatados de acordo com seu padrão. Use os botões Próximo Registro e Registro Anterior para verificar várias entradas. - Conclua a mesclagem
Clique em Concluir e Mesclar e escolha sua opção de saída, como Editar Documentos Individuais ou Imprimir Documentos. As datas formatadas aparecem na saída final.
Padrões comuns de formato de data
Use estes padrões dentro do switch \@ para produzir estilos de data específicos. Substitua o padrão de exemplo no passo 3 por um destes.
- MM/dd/yyyy — 01/15/2023 (formato americano com zeros à esquerda)
- M/d/yyyy — 1/15/2023 (formato americano sem zeros à esquerda)
- dd/MM/yyyy — 15/01/2023 (formato europeu)
- yyyy-MM-dd — 2023-01-15 (formato ISO)
- MMMM d, yyyy — 15 de janeiro de 2023 (nome completo do mês)
- MMM d, yyyy — Jan 15, 2023 (mês abreviado)
- dddd, MMMM d, yyyy — domingo, 15 de janeiro de 2023 (dia da semana e mês completos)
- ddd, MMM d, yyyy — dom, 15 de jan de 2023 (dia da semana e mês abreviados)
Problemas comuns de formatação de data e suas correções
A data ainda aparece como número serial após adicionar o switch
Se a data exibir um número de cinco dígitos como 44927 em vez de uma data legível, sua fonte de dados está armazenando datas como números seriais. O switch de formato ainda funciona nesse caso. Certifique-se de ter digitado o switch exatamente como mostrado, com um espaço antes de \@ e o padrão entre aspas duplas. Se o problema persistir, o campo pode conter espaços ou caracteres extras. Pressione Alt+F9 para verificar o código. Ele deve estar exatamente como { MERGEFIELD DataField \@ “MMMM d, yyyy” } sem texto extra dentro das chaves.
Mês e dia estão trocados na saída
O Word usa as configurações de região do Windows como interpretação padrão para partes da data. Se sua fonte de dados tiver datas em uma ordem diferente, o switch de formato substitui isso. Verifique se você usou a letra maiúscula correta: MM para mês e dd para dia. Usar mm em vez de MM produz minutos, não meses, e causa saída incorreta. Substitua mm por MM no padrão.
O switch de formato não funciona com datas em texto
Se sua fonte de dados armazena datas como texto simples, por exemplo 2023-01-15 como string, o switch de formato não tem efeito. O Word trata uma string de texto como texto literal e não pode aplicar formatação de data a ela. Converta o texto em uma data real no aplicativo de origem antes de mesclar. No Excel, use a função DATA para converter texto em data. No Access, use a função CDate. Após a conversão, o switch de formato funciona normalmente.
Opções de formato de data em mala direta: switch de código de campo vs formatação da fonte
| Item | Switch de código de campo (\@) | Formatação da fonte |
|---|---|---|
| Onde é aplicado | Dentro do documento de mala direta do Word | No arquivo de fonte de dados (Excel, Access, etc.) |
| Efeito na saída | Controla a exibição da data apenas nos documentos mesclados | Altera os dados de origem permanentemente |
| Suporta números seriais | Sim, converte números seriais em datas legíveis | Sim, se a coluna de origem estiver formatada como Data |
| Suporta datas em texto | Não, strings de texto não são convertidas | Sim, mas requer conversão na fonte |
| Facilidade de uso | Requer edição de códigos de campo com Alt+F9 | Usa formatação padrão no aplicativo de origem |
| Reutilização | Permanece no documento de mala direta | Deve ser configurado para cada nova mesclagem |
Usar o switch de código de campo é o método preferido porque não altera seus dados originais e funciona em várias mesclagens sem reconfigurar a fonte. A formatação da fonte é útil quando você precisa de uma conversão única ou quando a fonte de dados já contém datas formatadas corretamente.
Agora você pode aplicar qualquer formato de data a campos de mala direta editando o código de campo com Alt+F9 e adicionando o switch \@ seguido do padrão escolhido. Comece testando o padrão MMMM d, yyyy para um nome de mês completo e ajuste os placeholders para corresponder ao seu região ou estilo do documento. Para controle avançado, combine o switch de formato de data com o switch \ MERGEFORMAT para preservar a formatação manual aplicada ao campo.