Grupos de Calendários do Outlook: Como Criar um Grupo de Calendários de Colegas

Se você gerencia vários calendários de colegas no Outlook, alternar entre eles um por um perde tempo e aumenta a chance de perder um compromisso sobreposto. Os Grupos de Calendários do Outlook permitem combinar vários calendários de colegas em uma única visualização para que você veja a disponibilidade de todos lado a lado. Este recurso funciona no Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 e Outlook na web. Este artigo explica como criar um grupo de calendários, adicionar calendários de colegas a ele e gerenciar o grupo após a configuração.

O que os Grupos de Calendários do Outlook fazem e o que você precisa antes de começar

Um Grupo de Calendários é uma pasta nomeada no painel de navegação do calendário que contém vários calendários de colegas. Quando você expande o grupo, todos os calendários membros aparecem abaixo dele, cada um com sua própria caixa de seleção para alternar a visibilidade. Essa configuração permite comparar agendas sem alternar entre guias de calendário separadas.

O recurso está disponível no Outlook para Windows (Microsoft 365, 2021, 2019) e no Outlook na web (OWA). Antes de criar um grupo, verifique estes três pré-requisitos:

Pré-requisito 1: Os calendários dos colegas devem estar compartilhados

Você só pode adicionar o calendário de um colega a um grupo se esse colega tiver concedido a você pelo menos permissões de Revisor (somente leitura). Se você não conseguir ver o calendário de um colega ao abri-lo individualmente, peça a ele que compartilhe o calendário com você primeiro.

Pré-requisito 2: Você precisa da caixa de correio Exchange ou do endereço de e-mail do colega

A caixa de diálogo Adicionar Calendário pesquisa a lista de endereços global (GAL) ou seus contatos do Outlook. Se a caixa de correio do colega estiver no ambiente Exchange da sua organização, o nome dele aparece automaticamente. Para usuários externos, você precisa do endereço de e-mail completo e o calendário deles deve ser publicado ou compartilhado por meio de um link de calendário da internet.

Pré-requisito 3: O Outlook deve estar na exibição Calendário

Os comandos de Grupos de Calendários só ficam visíveis quando você está na exibição Calendário. Pressione Ctrl+2 para alternar para a exibição Calendário de qualquer outro módulo do Outlook.

Etapas para criar um grupo de calendários e adicionar calendários de colegas

Siga estas etapas para criar um novo grupo e adicionar um ou mais calendários de colegas a ele. As etapas são as mesmas para Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021 e Outlook 2019 no Windows.

1. Alternar para a exibição Calendário
   Clique no ícone Calendário no painel de navegação no canto inferior esquerdo da janela do Outlook. Como alternativa, pressione Ctrl+2.
2. Abrir o menu Grupos de Calendários
   Na guia Página Inicial da faixa de opções, localize a seção Gerenciar Calendários. Clique no botão Grupos de Calendários e selecione Criar Novo Grupo de Calendários no menu suspenso.
3. Nomear o grupo
   Na caixa de diálogo Criar Nova Pasta, digite um nome descritivo para o grupo, como “Equipe de Marketing” ou “Projeto Alfa”. Clique em OK. O novo grupo aparece no painel de navegação do calendário, na seção Meus Calendários.
4. Adicionar o calendário de um colega ao grupo
   Clique com o botão direito no nome do grupo que você acabou de criar. No menu de contexto, selecione Adicionar Calendário e escolha Do Catálogo de Endereços. A caixa de diálogo Adicionar Calendário é aberta.
5. Selecionar o colega na lista de endereços
   Na caixa de diálogo Catálogo de Endereços, digite o nome do colega na caixa Pesquisar ou role pela lista de endereços global. Selecione o nome e clique em OK. O calendário do colega aparece como um subitem sob o grupo.
6. Repetir para cada colega adicional
   Clique com o botão direito no grupo novamente, escolha Adicionar Calendário > Do Catálogo de Endereços e selecione a próxima pessoa. Cada novo calendário é adicionado ao mesmo grupo.
7. Alternar a visibilidade do calendário
   Clique na caixa de seleção ao lado de cada nome de calendário para mostrar ou ocultar seus eventos na grade principal do calendário. Os calendários marcados exibem seus compromissos em cores diferentes.

Adicionar um calendário de colega a partir de um link de calendário da internet

Se o colega estiver fora da sua organização e usar um calendário da internet publicado (ICS ou iCal), clique com o botão direito no grupo, selecione Adicionar Calendário e escolha Da Internet. Cole a URL fornecida pelo colega e clique em OK. O Outlook sincroniza os eventos dessa URL no grupo.

Erros comuns e limitações ao usar grupos de calendários

A opção “Criar Novo Grupo de Calendários” está esmaecida

Isso acontece quando você não está na exibição Calendário. Pressione Ctrl+2 para alternar para a exibição Calendário e verifique a guia Página Inicial novamente. Se a opção continuar esmaecida, seu perfil do Outlook pode estar no Modo Online, que não oferece suporte a grupos de calendários. Alterne para o Modo Cache do Exchange: vá em Arquivo > Configurações da Conta > Configurações da Conta, selecione sua conta do Exchange, clique em Alterar e marque “Usar Modo Cache do Exchange”. Reinicie o Outlook.

Não é possível remover um único calendário de um grupo sem excluir o grupo

Para remover um calendário de um grupo sem excluir o grupo inteiro, clique com o botão direito no nome desse calendário sob o grupo no painel de navegação. Selecione Remover Calendário do Grupo. O calendário é removido, mas permanece disponível na sua lista de calendários compartilhados se você o adicionou anteriormente.

Os calendários do grupo não mostram detalhes de disponibilidade

Se o calendário de um colega mostrar apenas o status “Ocupado” ou “Ausente” sem detalhes do compromisso, o colega concedeu a você apenas permissões de disponibilidade. Peça a ele que compartilhe o calendário com permissões de Revisor ou Editor para que você possa ver títulos e detalhes dos eventos.

O grupo desaparece após reiniciar o Outlook

Isso ocorre normalmente quando você adicionou calendários usando a caixa de diálogo Abrir Calendário Compartilhado em vez do recurso Grupos de Calendários. Para verificar, confira se o nome do grupo aparece em Meus Calendários no painel de navegação. Se não aparecer, recrie o grupo usando as etapas acima. Os grupos criados com Grupos de Calendários persistem entre sessões do Outlook.

Grupos de Calendários vs. outros métodos de compartilhamento de calendário

Item	Grupo de Calendários	Calendário Compartilhado Individual
Descrição	Uma pasta nomeada contendo vários calendários de colegas que aparecem como subitens	Um único calendário de colega aberto separadamente da caixa de diálogo Abrir Calendário Compartilhado
Configuração	Crie um grupo uma vez e adicione calendários um por um	Abra cada calendário individualmente sempre que precisar
Controle de visibilidade	Ative/desative cada calendário com caixas de seleção dentro do grupo	Cada calendário deve ser ativado/desativado separadamente no painel de navegação
Persistência	O grupo persiste entre sessões do Outlook	O calendário permanece em Calendários Compartilhados até ser removido manualmente
Melhor para	Equipes com 3 ou mais colegas cujas agendas você consulta diariamente	Revisão ocasional do calendário de uma pessoa específica

Agora você pode criar um Grupo de Calendários no Outlook, adicionar vários calendários de colegas a ele e alternar a visibilidade deles com um único clique. Tente nomear seu grupo com o nome de um projeto ou departamento para manter os calendários relacionados organizados. Para agendamento avançado, use a exibição Agendamento de Grupo na guia Página Inicial para sobrepor os horários de disponibilidade de todos os membros do grupo em uma única grade.