Ao executar uma mala direta no Word, números da sua fonte de dados geralmente aparecem com muitas casas decimais, sem separadores de milhar ou com símbolos de moeda incorretos. Isso acontece porque o Word trata dados numéricos como texto simples por padrão. Este artigo explica como aplicar formatação de números diretamente nos campos de mala direta usando códigos de campo, para que preços, porcentagens, datas e outros valores numéricos sejam exibidos exatamente como você precisa.
Principais conclusões: formatar números em campos de mala direta do Word
- Alt+F9 para alternar códigos de campo: Revela o código subjacente de cada campo de mesclagem para que você possa adicionar switches de formatação.
- Switch \# “#,##0.00”: Adiciona separadores de milhar e controla as casas decimais para campos numéricos gerais.
- Switch \# “$#,##0.00”: Formata números como moeda com cifrão e duas casas decimais.
- Switch \@ “MMMM d, yyyy”: Formata campos de data para exibir o nome completo do mês, dia e ano com quatro dígitos.
Entendendo códigos de campo de mala direta e switches de formatação
Um campo de mala direta no Word se parece com «MERGEFIELD Amount». Por trás desse espaço reservado visível, há um código de campo que o Word usa para buscar dados do seu arquivo de origem — normalmente uma planilha do Excel, banco de dados do Access ou contatos do Outlook. Por padrão, o Word insere o valor bruto exatamente como aparece na fonte de dados. Se o Excel armazenar 1234.5 como número, o Word mostra 1234.5. Se a fonte contiver 0.1, o Word mostra 0.1, não 10%.
Para controlar a exibição, você adiciona um switch de imagem numérica (\#) ou um switch de imagem de data/hora (\@) dentro do código de campo. Esses switches informam ao Word como formatar o número ou data antes de exibi-lo no documento mesclado. O switch é colocado após o nome do campo, dentro das chaves que definem o campo.
Pré-requisitos: você precisa de um documento de mala direta já configurado com pelo menos um campo de mesclagem. A fonte de dados deve conter valores numéricos ou de data. Você não precisa de nenhum complemento ou permissão especial. Toda a formatação é feita usando códigos de campo internos do Word.
Passos para formatar números em campos de mala direta
- Abra seu documento principal de mala direta
Abra o documento do Word que contém seus campos de mala direta. Pode ser uma carta, etiqueta, envelope ou qualquer tipo de documento. - Pressione Alt+F9 para exibir códigos de campo
Este atalho de teclado alterna a exibição de todos os campos de mesclagem de seus espaços reservados visíveis (como «MERGEFIELD Amount») para seus códigos de campo subjacentes (como { MERGEFIELD Amount }). Você verá chaves ao redor de cada campo. - Localize o campo numérico que deseja formatar
Encontre o código de campo que contém o número que você precisa formatar. Por exemplo, { MERGEFIELD Price } ou { MERGEFIELD Percentage }. - Adicione o switch \# com o formato desejado
Clique imediatamente após o nome do campo, mas antes da chave de fechamento. Digite um espaço, depois \# seguido pelo padrão de formato entre aspas duplas. Para um preço com duas casas decimais e cifrão, digite:\# "$#,##0.00". O código de campo completo se torna:{ MERGEFIELD Price \# "$#,##0.00" }. - Pressione Alt+F9 novamente para retornar à visualização normal
Isso oculta os códigos de campo e mostra o espaço reservado formatado. Você verá algo como $1.234,50 em vez do número bruto. - Visualize os resultados
Clique em Correspondências > Visualizar Resultados para ver como os números ficam com dados reais da sua fonte. Se o formato estiver errado, pressione Alt+F9 novamente e ajuste o padrão. - Conclua a mesclagem
Quando a formatação parecer correta, clique em Concluir e Mesclar e escolha seu método de saída — Imprimir Documentos, Enviar Mensagens de Email ou Editar Documentos Individuais.
Padrões comuns de formatação numérica
A tabela abaixo mostra padrões \# usados com frequência. Substitua o padrão dentro das aspas duplas pelo que você precisa.
| Saída desejada | Padrão do switch | Exemplo de entrada | Exemplo de saída |
|---|---|---|---|
| Número inteiro | \# “#,##0” | 12345.67 | 12.346 |
| Duas casas decimais | \# “#,##0.00” | 12345.6 | 12.345,60 |
| Moeda com cifrão | \# “$#,##0.00” | 49.9 | $49,90 |
| Porcentagem com duas casas | \# “0.00%” | 0.085 | 8,50% |
| Zeros à esquerda, 5 dígitos | \# “00000” | 42 | 00042 |
| Números negativos entre parênteses | \# “#,##0.00;(#,##0.00)” | -500 | (500,00) |
Formatando datas em campos de mala direta
Campos de data usam o switch \@ em vez de \#. O padrão segue as mesmas regras de formatos de data personalizados no Excel. Adicione o switch após o nome do campo de mesclagem, assim como faz para números.
- Pressione Alt+F9 para exibir códigos de campo
Localize o campo de data, por exemplo { MERGEFIELD OrderDate }. - Adicione o switch \@ com um padrão de data
Digite um espaço, depois \@ seguido pelo padrão entre aspas duplas. Para uma data completa como 15 de janeiro de 2025, use:\@ "MMMM d, yyyy". O código de campo completo se torna:{ MERGEFIELD OrderDate \@ "MMMM d, yyyy" }. - Pressione Alt+F9 e visualize
Retorne à visualização normal e confira o resultado. Ajuste o padrão se a data aparecer incorreta.
Padrões comuns de formatação de data
| Saída desejada | Padrão do switch | Exemplo de saída |
|---|---|---|
| 15/01/2025 | \@ “dd/MM/yyyy” | 15/01/2025 |
| 15 de janeiro de 2025 | \@ “d de MMMM de yyyy” | 15 de janeiro de 2025 |
| 15-Jan-2025 | \@ “dd-MMM-yyyy” | 15-Jan-2025 |
| 2025-01-15 | \@ “yyyy-MM-dd” | 2025-01-15 |
| Qua, 15 Jan | \@ “ddd, d MMM” | Qua, 15 Jan |
Erros comuns e o que evitar
Números ainda mostram muitas casas decimais após adicionar o switch
A causa mais comum é colocar o switch fora das chaves do código de campo. O switch inteiro deve estar dentro das chaves. Pressione Alt+F9 e verifique se o padrão \# aparece antes da chave de fechamento. Verifique também se você usou um espaço após o nome do campo e antes da barra invertida.
Símbolos de moeda aparecem como texto simples em vez de formatados
O Word não aplica automaticamente a formatação de moeda do Excel. Você deve adicionar o símbolo de moeda dentro do padrão, por exemplo \# “$#,##0.00”. Se sua fonte de dados usar uma moeda diferente, substitua o cifrão pelo símbolo apropriado — mas observe que o Word pode não renderizar símbolos de moeda não ASCII corretamente em todas as fontes.
Valores percentuais aparecem como 0,085 em vez de 8,5%
Se sua fonte de dados armazenar 8,5% como 0,085, use o padrão \# “0.00%”, que multiplica o valor por 100 e anexa o sinal de porcentagem. Não multiplique previamente os dados no Excel, pois o Word dobrará a multiplicação.
Datas aparecem como números de série (como 45678)
Isso acontece quando a fonte de dados armazena datas como texto. O Word não pode formatar uma string de texto com um switch de imagem de data. Converta o texto em uma data real no Excel antes de mesclar. No Excel, use a função DATA.VALOR ou altere o formato da célula para Data.
A formatação desaparece após atualizar a fonte de dados
Ao reconectar ou atualizar a fonte de dados, o Word pode redefinir os códigos de campo. Sempre reaplique o switch \# ou \@ após reconectar. Para evitar isso, mantenha um backup do documento principal com os switches já adicionados.
Código de campo de mala direta vs Pincel de Formatação: diferenças na formatação de números
| Item | Switch de código de campo (\#) | Pincel de Formatação / Formatação direta |
|---|---|---|
| Onde a formatação é aplicada | Dentro do código de campo | Ao texto do espaço reservado no documento |
| Persistência após a mesclagem | Sobrevive à mesclagem; a saída usa o switch | Perdida após a mesclagem; a saída mostra o valor bruto |
| Controle de casas decimais | Controle preciso via padrão | Sem controle; mostra a precisão da fonte |
| Inserção de símbolo de moeda | Automática quando incluído no padrão | Deve ser digitado manualmente |
| Formatação de data | Usa switch \@ | Não aplicável |
O Pincel de Formatação ou alterações de formatação direta de fonte afetam apenas a aparência do texto do espaço reservado na tela. Quando a mesclagem é executada, o Word substitui o espaço reservado pelo valor bruto da fonte de dados, descartando qualquer formatação visual. Os switches \# e \@ são os únicos métodos confiáveis para controlar a formatação de números e datas na saída mesclada final.
Agora você pode formatar números, moedas, porcentagens e datas dentro de campos de mala direta usando os switches \# e \@. Comece pressionando Alt+F9 para exibir os códigos de campo, depois adicione o padrão apropriado. Teste sua formatação com Visualizar Resultados antes de concluir a mesclagem. Para formatos complexos, como números negativos entre parênteses, use a sintaxe de padrão de duas partes mostrada na tabela acima.