Você precisa arquivar e-mails antigos para liberar espaço no servidor ou criar um backup local. A função de exportação integrada do Outlook salva seus e-mails, calendário e contatos em um único arquivo PST. Este artigo fornece as etapas para exportar seus dados e gerenciar o arquivo resultante.
Principais pontos: Exportar para um arquivo PST
- Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar: Abre o assistente que guia você na criação de um novo arquivo de dados do Outlook.
- Exportar para um arquivo > Arquivo de dados do Outlook (.pst): Seleciona o formato de arquivo correto para criar um arquivo local.
- Caixa de seleção Incluir subpastas: Garante que todos os itens da pasta de e-mail selecionada sejam copiados para o novo PST.
Entendendo o formato de arquivo PST do Outlook
Um arquivo PST (Personal Storage Table) é um banco de dados local usado pelo Outlook para armazenar mensagens, eventos de calendário, contatos e tarefas. Diferente dos e-mails armazenados em um servidor de correio, um arquivo PST reside no disco rígido do seu computador ou em um local de rede. Isso o torna ideal para arquivamento de longo prazo, transferência de dados entre computadores ou criação de backups independentes da sua conta de e-mail.
Você precisa ter permissões de leitura/gravação na pasta onde salvará o PST. O processo de exportação não exclui itens da sua caixa de correio principal; ele cria uma cópia. Para contas do Microsoft 365 ou Exchange, a exportação pode ajudar a cumprir os limites de tamanho da caixa de correio, movendo itens antigos para o offline.
Etapas para exportar seus dados do Outlook para um PST
Siga estas etapas para criar um arquivo PST de arquivamento. Certifique-se de que o Outlook esteja em execução e conectado à sua conta de e-mail.
- Inicie o Assistente de Importação e Exportação
No Outlook, clique na guia Arquivo na faixa de opções. Selecione Abrir e Exportar no menu à esquerda e clique em Importar/Exportar. - Escolha a ação de exportação
Na caixa de diálogo Assistente de Importação e Exportação, selecione Exportar para um arquivo na lista de ações. Clique em Avançar para continuar. - Selecione o formato de arquivo PST
Escolha Arquivo de dados do Outlook (.pst) na lista de tipos de arquivo. Clique em Avançar. - Selecione a pasta a ser exportada
Na exibição em árvore, clique na pasta de nível superior da caixa de correio que deseja exportar, como seu endereço de e-mail. Para arquivar tudo, selecione a pasta raiz com seu nome ou endereço de e-mail. Marque a caixa rotulada Incluir subpastas. Clique em Avançar. - Escolha o local de salvamento e defina as opções
Clique no botão Procurar para escolher onde salvar o novo arquivo PST. Nomeie o arquivo de forma descritiva, como Archive_2024.pst. Em Opções, selecione como lidar com itens duplicados. A recomendação é Substituir duplicatas pelos itens exportados. Clique em Concluir. - Defina uma senha opcional
Uma caixa de diálogo final intitulada Criar arquivo de dados do Outlook pode aparecer. Você pode definir uma senha para criptografar o arquivo. Isso é opcional. Se você definir uma senha, precisará digitá-la toda vez que abrir o PST no Outlook. Clique em OK para iniciar a exportação.
Erros comuns e gerenciamento de arquivos
A exportação falha com um erro sobre permissões
Isso acontece se você tentar salvar o PST em uma pasta restrita, como C:\Arquivos de Programas. Escolha um local onde você tenha acesso total de gravação, como sua pasta Documentos ou uma unidade externa. Feche outros programas que possam estar usando a pasta de destino.
O arquivo PST não aparece no Outlook após a exportação
O assistente de exportação cria um arquivo no disco, mas não o abre automaticamente no Outlook. Para acessar o arquivo, você deve abrir o arquivo PST manualmente. Vá para Arquivo > Abrir e Exportar > Abrir arquivo de dados do Outlook. Navegue até o PST salvo e selecione-o. Ele aparecerá no painel de pastas.
A exportação demora muito ou o Outlook para de responder
Exportar muitos gigabytes de dados pode levar tempo. O Outlook pode parecer não responder. Evite clicar em outras partes do aplicativo durante a exportação. Para caixas de correio muito grandes, exporte pastas individuais em vez da caixa de correio inteira para criar arquivos PST menores e mais gerenciáveis.
Exportação manual vs. Arquivamento automático: principais diferenças
| Item | Exportação manual para PST | Recurso de Arquivamento Automático |
|---|---|---|
| Controle | Controle total do usuário sobre tempo, pastas e destino | Processo automático baseado em regras agendadas |
| Gerenciamento de arquivos | Cria um único arquivo PST nomeado pelo usuário | Pode criar vários arquivos de arquivamento ao longo do tempo |
| Itens originais | Deixa os itens na caixa de correio original | Pode mover ou excluir itens da caixa de correio original |
| Uso principal | Backup deliberado ou migração única | Limpeza automática contínua de itens antigos |
Agora você pode criar um arquivo PST seguro de seus e-mails e pastas do Outlook. Para gerenciamento contínuo, explore as configurações de Arquivamento Automático em Arquivo > Opções > Avançado. Uma dica avançada útil é usar a ferramenta Limpeza de Caixa de Correio, encontrada em Arquivo > Ferramentas, para revisar os tamanhos das pastas antes de exportar grandes volumes de dados.