Encontre Arquivos Compartilhados Externamente Antes de uma Revisão: Checklist Prático para Proprietários do SharePoint

Como proprietário de um site do SharePoint, você precisa saber quais arquivos foram compartilhados com pessoas de fora da sua organização antes de uma revisão de conformidade ou auditoria. Sem uma visão clara do compartilhamento externo, dados confidenciais podem ficar expostos por mais tempo do que o permitido. O SharePoint oferece relatórios e configurações internos para ajudar você a localizar rapidamente arquivos compartilhados externamente. Este artigo explica as etapas exatas e as ferramentas que você pode usar para criar um checklist repetível para encontrar conteúdo compartilhado externamente.

Como o SharePoint Rastreia o Compartilhamento Externo de Arquivos

O SharePoint registra cada ação de compartilhamento no log de auditoria. Quando um usuário compartilha um arquivo com alguém de fora do seu locatário, o SharePoint cria um registro de auditoria que inclui a URL do arquivo, o usuário que o compartilhou, o endereço de e-mail de destino e o tipo de compartilhamento. Os tipos de compartilhamento são:

• Links anônimos: Qualquer pessoa com o link pode acessar o arquivo, sem necessidade de login.
• Links para convidados: O destinatário precisa fazer login com uma conta Microsoft ou um código de acesso único.
• Convites diretos: O arquivo é compartilhado diretamente com um usuário externo específico por meio de um convite de compartilhamento.

O SharePoint armazena esses registros por até 90 dias para assinaturas padrão do Microsoft 365 e por até um ano para assinaturas com o complemento de retenção de auditoria. O log de auditoria é a fonte única da verdade para toda a atividade de compartilhamento. Para criar um checklist confiável, você precisa consultar esse log usando as ferramentas descritas abaixo.

Pré-requisitos Antes de Iniciar o Checklist

Antes de encontrar arquivos compartilhados externamente, confirme o seguinte:

• Você tem a função de administrador do SharePoint ou a função de administrador global.
• O log de auditoria está habilitado no Microsoft 365. Ele é habilitado por padrão na maioria das assinaturas.
• Você tem acesso ao portal de conformidade do Microsoft Purview.
• Você conhece a URL do site ou a URL do conjunto de sites que deseja verificar.

Checklist: Encontre Todos os Arquivos Compartilhados Externamente no SharePoint

Use estas cinco etapas para localizar todos os arquivos compartilhados externamente em seu ambiente SharePoint. Execute-as em ordem para uma revisão completa.

1. Etapa 1: Execute o Relatório de Links de Compartilhamento do SharePoint na Central de Administração
   Acesse a central de administração do SharePoint e selecione Relatórios na navegação à esquerda. Clique em Links de compartilhamento. Este relatório mostra todos os links de compartilhamento criados nos últimos 30 dias. Use o filtro para selecionar Externo em Tipo de link. O relatório exibe o nome do arquivo, o criador do link e a data de criação. Exporte os dados como um arquivo CSV para seus registros.
2. Etapa 2: Pesquise no Log de Auditoria por Eventos de Compartilhamento Externo
   Abra o portal de conformidade do Microsoft Purview e vá para Auditoria. Em Pesquisar, defina o intervalo de datas para cobrir o período da revisão. No campo Atividades, selecione Atividades de compartilhamento e solicitação de acesso e depois escolha Link de compartilhamento criado e Arquivo, pasta ou site compartilhado. Clique em Pesquisar. Os resultados listam todos os eventos de compartilhamento. Filtre os resultados por Usuário ou grupo de destino para ver apenas destinatários externos.
3. Etapa 3: Use a Pesquisa de Conteúdo no Microsoft Purview
   No portal de conformidade do Microsoft Purview, vá para Pesquisa de conteúdo. Crie uma nova pesquisa. Na guia Locais, selecione Adicionar sites do SharePoint e escolha os sites que deseja verificar. No campo Palavras-chave, insira ExternalSharingAudit. Esta consulta retorna todos os arquivos que foram compartilhados externamente. Execute a pesquisa e exporte os resultados como um arquivo CSV ou PST para revisão detalhada.
4. Etapa 4: Gere um Relatório de Compartilhamento em Nível de Site a partir das Configurações do Site
   Navegue até o site do SharePoint que deseja auditar. Clique no ícone de engrenagem e selecione Permissões do site. Em Compartilhamento, clique em Visualizar atividade de compartilhamento. Isso abre um relatório que lista todas as ações de compartilhamento daquele site, incluindo compartilhamentos externos. Clique em Exportar para CSV para baixar os dados. Este relatório inclui o caminho do arquivo, a pessoa que o compartilhou e o e-mail do destinatário externo.
5. Etapa 5: Revise e Revogue Links Externos Usando o Relatório de Links de Compartilhamento
   Na central de administração do SharePoint > Relatórios > Links de compartilhamento, selecione qualquer link externo que deseja remover. Clique em Excluir para revogar o link imediatamente. Para usuários convidados, vá para Sites ativos, selecione o site e clique em Compartilhamento. Em Compartilhamento externo, revise a lista de usuários convidados. Remova qualquer usuário convidado que não deva mais ter acesso.

Lacunas Comuns ao Pesquisar Arquivos Compartilhados Externamente

Links de compartilhamento expiram e desaparecem do relatório administrativo

O relatório de Links de compartilhamento na central de administração mostra apenas links criados nos últimos 30 dias. Se você precisar encontrar links com mais de 30 dias, use a pesquisa do log de auditoria no Microsoft Purview. O log de auditoria retém registros por 90 dias por padrão. Para retenção mais longa, você precisa de um complemento Audit (Premium).

Arquivos compartilhados por convite direto não aparecem no relatório de Links de compartilhamento

Convites diretos em que o arquivo é enviado para um endereço de e-mail externo não são listados como links de compartilhamento. Esses eventos aparecem apenas no log de auditoria em Arquivo, pasta ou site compartilhado. Sempre execute a pesquisa do log de auditoria além do relatório de Links de compartilhamento para capturar todos os tipos de compartilhamento externo.

Links anônimos não estão vinculados a um usuário específico

Quando um usuário cria um link anônimo, o SharePoint registra o criador no registro de auditoria. No entanto, qualquer pessoa que obtiver esse link pode acessar o arquivo sem autenticação. Para identificar quem realmente usou o link, você deve verificar os logs de acesso ao arquivo no Microsoft Purview em Arquivo e página visualizados. Esta é uma etapa avançada que requer análise adicional de logs.

Central de Administração do SharePoint vs Microsoft Purview: Ferramentas de Compartilhamento Externo de Arquivos

Item	Central de Administração do SharePoint	Portal de Conformidade do Microsoft Purview
Retenção de dados	30 dias para o relatório de links de compartilhamento	90 dias por padrão, até 1 ano com Audit Premium
Tipos de compartilhamento cobertos	Apenas links anônimos e para convidados	Todos os tipos de compartilhamento, incluindo convites diretos
Formato de exportação	CSV a partir da página do relatório	CSV, PST ou resultados inline
Revogação em massa	Excluir links um de cada vez ou em massa	Sem revogação direta; use a central de administração para remover links

Use a central de administração do SharePoint para verificações rápidas de links externos recentes. Use o Microsoft Purview para uma auditoria histórica completa de toda a atividade de compartilhamento. Juntos, eles cobrem todo o escopo do compartilhamento externo de arquivos.

Agora você pode executar uma revisão completa de compartilhamento externo de arquivos usando o checklist de cinco etapas. Comece com o relatório de Links de compartilhamento para uma visão geral rápida, depois vá para o log de auditoria e a Pesquisa de conteúdo para compartilhamentos mais antigos ou convites diretos. Para tornar esse processo repetível, salve sua pesquisa de log de auditoria como um modelo no Microsoft Purview para que você possa executá-la mensalmente sem reinserir os parâmetros da consulta.