Você precisa enviar todas as mensagens recebidas da sua caixa de entrada do Outlook para outro endereço de e-mail. Isso é comum para gerenciar uma caixa de correio compartilhada, configurar um assistente de férias ou consolidar várias contas. O Outlook oferece uma regra integrada para encaminhar e-mails automaticamente. Este artigo explica como configurar o encaminhamento automático para todas as novas mensagens usando regras do Outlook.
Principais Conclusões: Configuração de Encaminhamento Automático de E-mail
- Caixa de diálogo Regras e Alertas: Crie uma regra no servidor para encaminhar mensagens mesmo quando o Outlook estiver fechado.
- Ação encaminhar para pessoas ou grupo público: A ação principal da regra que envia uma cópia de cada e-mail recebido para outro endereço.
- Botão Executar regras agora: Aplica sua nova regra de encaminhamento a e-mails já existentes na caixa de entrada.
Entendendo as Regras de Encaminhamento do Outlook
O encaminhamento automático no Outlook é gerenciado pelo recurso Regras e Alertas. Uma regra é um conjunto de condições, ações e exceções que você define para processar mensagens. Para encaminhar todos os e-mails, crie uma regra que se aplique a cada mensagem recebida na sua caixa de entrada.
Existem dois tipos principais de regras: apenas no cliente e no servidor. Uma regra apenas no cliente só é executada quando o Outlook está aberto no seu computador. Uma regra no servidor é executada no servidor de e-mail, como Microsoft Exchange Server ou Microsoft 365, e funciona mesmo quando o aplicativo Outlook está fechado. Para um encaminhamento confiável e sempre ativo, você deve criar uma regra no servidor.
Antes de começar, certifique-se de saber o endereço de e-mail exato para onde as mensagens devem ser encaminhadas. Você também precisa de permissões adequadas se estiver configurando isso para uma caixa de correio compartilhada ou delegada. A regra encaminhará uma cópia de cada nova mensagem; o original permanecerá na sua caixa de entrada, a menos que você configure a regra para movê-lo ou excluí-lo.
Passos para Criar uma Regra de Encaminhamento
Siga estes passos para configurar uma regra que encaminhe automaticamente todos os e-mails recebidos para outra conta. O processo é semelhante no Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021 e Outlook 2019.
- Abra a caixa de diálogo Regras e Alertas
No Outlook, vá para a guia Arquivo na faixa de opções. Selecione Gerenciar Regras e Alertas. Isso abre a caixa de diálogo Regras e Alertas. - Comece a criar uma nova regra
Na caixa de diálogo, clique no botão Nova Regra. No Assistente de Regras, selecione Aplicar regra às mensagens que recebo em Iniciar de uma regra em branco. Clique em Avançar. - Defina a condição para todas as mensagens
Você precisa selecionar uma condição. Para encaminhar cada e-mail, marque a caixa ao lado de através da conta especificada. Essa condição costuma ser a mais simples para uma regra abrangente. Na descrição da etapa na parte inferior, clique no link especificada e escolha sua conta de e-mail. Clique em Avançar. Se for solicitado a adicionar mais condições, clique em Não. - Escolha a ação de encaminhamento
Agora selecione o que fazer com a mensagem. Marque a caixa ao lado de encaminhá-la para pessoas ou grupo público. Na descrição da etapa na parte inferior, clique no link pessoas ou grupo público. Uma nova janela será aberta. - Insira o endereço de encaminhamento
Na caixa de diálogo Endereço da Regra, digite o endereço de e-mail completo para onde deseja que as mensagens sejam enviadas. Clique no botão Para e depois em OK. O endereço aparecerá na descrição da etapa. Clique em Avançar. - Adicione exceções, se necessário
Você pode adicionar exceções se precisar. Por exemplo, você pode marcar exceto se o assunto contiver palavras específicas para evitar encaminhar certos boletins informativos. Se quiser encaminhar tudo, deixe todas as caixas de exceção desmarcadas. Clique em Avançar. - Finalize e nomeie a regra
Dê à sua regra um nome claro, como Encaminhar Todos os E-mails. Certifique-se de que a caixa Ativar esta regra esteja marcada. Revise a descrição da regra para confirmar que diz Aplicar esta regra após a mensagem chegar através da sua conta e encaminhá-la para o endereço correto. Clique em Concluir e depois em OK para fechar a caixa de diálogo Regras e Alertas.
Aplicando a Regra a E-mails Existentes
A nova regra será aplicada apenas a mensagens que chegarem após sua criação. Para encaminhar e-mails já existentes na sua caixa de entrada, você deve executar a regra manualmente uma vez.
- Abra Regras e Alertas novamente
Vá para Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas. - Execute a regra agora
Na lista, selecione sua regra Encaminhar Todos os E-mails. Clique no botão Executar Regras Agora na parte superior da caixa de diálogo. - Selecione a pasta e aplique
Na caixa de diálogo Executar Regras Agora, certifique-se de que sua regra esteja marcada. Em Executar na Pasta, clique em Procurar e selecione sua Caixa de Entrada. Marque a caixa Incluir subpastas se necessário. Clique em Executar Agora. O Outlook processará todas as mensagens selecionadas usando a regra.
Erros Comuns e Limitações
Regra de Encaminhamento Só Funciona Quando o Outlook Está Aberto
Se sua regra parar de funcionar quando você fechar o Outlook, ela foi criada como uma regra apenas no cliente. Isso acontece se você usou uma condição ou ação que o servidor não pode processar, como mover uma mensagem para uma pasta apenas no seu computador. Para corrigir, exclua a regra e recrie-a usando apenas condições suportadas pelo servidor. A condição através da conta especificada e a ação encaminhar para pessoas ou grupo público são geralmente compatíveis com o servidor.
O Destinatário Recebe Várias Cópias Encaminhadas
Isso ocorre se você tiver várias regras sobrepostas. Verifique sua lista de Regras e Alertas para outras regras que também possam encaminhar mensagens, como uma regra de Ausência Temporária ou outra regra criada por você. Edite ou exclua as regras duplicadas para evitar que o destinatário receba o mesmo e-mail várias vezes.
A Regra Não Encaminha Certas Mensagens
As regras processam mensagens na ordem em que são listadas. Uma regra mais acima na lista com a ação parar o processamento de mais regras impedirá que sua regra de encaminhamento seja executada. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, use as setas para cima e para baixo para mover sua regra de encaminhamento para uma posição mais alta. Além disso, verifique as exceções da regra para garantir que você não bloqueou acidentalmente uma categoria de e-mail.
Comparação de Métodos de Encaminhamento Automático
| Item | Regra do Outlook (Servidor) | Regra do Outlook (Apenas Cliente) | Encaminhamento de Caixa de Correio (Configuração de Administrador) |
|---|---|---|---|
| Funciona sem o Outlook aberto | Sim | Não | Sim |
| Local de configuração | Aplicativo de desktop do Outlook | Aplicativo de desktop do Outlook | Centro de administração do Microsoft 365 ou Exchange |
| Pode encaminhar seletivamente | Sim, com condições | Sim, com condições | Geralmente encaminha todos os e-mails |
| Mantém uma cópia na caixa de entrada original | Configurável via ações da regra | Configurável via ações da regra | Configurável nas configurações de administrador |
| Requer direitos de administrador | Não | Não | Sim |
Agora você pode enviar automaticamente todos os e-mails recebidos do Outlook para outra conta. Teste a regra enviando uma mensagem para seu próprio endereço para confirmar se o encaminhamento funciona. Para mais controle, explore a adição de condições para encaminhar apenas e-mails de remetentes específicos. Um recurso avançado relacionado é usar a ação redirecionar para pessoas ou grupo público em uma regra, que envia a mensagem sem modificar o endereço De original.