Descubra Quem Tem Acesso a uma Pasta do SharePoint: Guia Passo a Passo

Se você gerencia uma biblioteca de documentos do SharePoint, precisa saber exatamente quem pode visualizar ou editar cada pasta. Sem essa informação, você corre o risco de expor dados confidenciais para as pessoas erradas ou bloquear colaboradores legítimos. O SharePoint não mostra as permissões de pasta em um único painel, mas você pode verificar o acesso usando a ferramenta Check Permissions e relatórios de permissão. Este artigo explica como configurar e executar essas verificações passo a passo, para que você possa auditar o acesso às pastas em minutos.

Como Funcionam as Permissões de Pastas no SharePoint

As bibliotecas de documentos do SharePoint herdam permissões do site pai por padrão. Cada pasta dentro da biblioteca usa as mesmas permissões, a menos que você interrompa a herança. Interromper a herança significa que você impede a pasta de herdar permissões da biblioteca e atribui permissões exclusivas apenas para essa pasta. Depois de interromper a herança, a pasta mostra um ícone de cadeado no navegador, e apenas os usuários ou grupos que você adicionou explicitamente podem acessá-la.

Você pode verificar as permissões da pasta sem alterar nada usando a ferramenta Check Permissions. Essa ferramenta avalia as configurações de permissão atuais para um usuário ou grupo específico em relação à pasta e a todos os seus objetos pai. Ela retorna uma lista de níveis de permissão, como Controle Total, Editar ou Ler, que se aplicam a esse usuário para essa pasta.

Pré-requisitos para Verificar o Acesso à Pasta

Para executar as etapas deste artigo, você precisa de pelo menos o nível de permissão Controle Total no site do SharePoint. Proprietários do site, administradores da coleção de sites e administradores globais do locatário têm isso por padrão. Se você for membro do grupo Proprietários, pode prosseguir. Se for membro do grupo Membros, talvez não veja as opções de gerenciamento de permissões.

Passo a Passo: Verificar Quem Tem Acesso a uma Pasta do SharePoint

Siga estas etapas para descobrir quais usuários e grupos têm acesso a uma pasta específica em uma biblioteca de documentos do SharePoint. O processo usa a interface de permissões clássica, disponível em todos os sites modernos do SharePoint.

1. Navegue até a biblioteca de documentos
   Abra o site do SharePoint que contém a pasta que você deseja auditar. Na navegação à esquerda ou na página inicial do site, clique no nome da biblioteca de documentos. Se a biblioteca não estiver listada, clique em Conteúdo do Site e depois no nome da biblioteca.
2. Localize a pasta alvo
   Navegue pela biblioteca para encontrar a pasta que precisa verificar. Não abra a pasta ainda. Passe o mouse sobre o nome da pasta e clique na caixa de seleção circular que aparece no lado esquerdo da linha da pasta. Isso seleciona a pasta.
3. Abra a faixa de opções da pasta
   Com a pasta selecionada, observe a barra de comandos na parte superior da biblioteca. Clique nas reticências (três pontos) no extremo direito da barra de comandos. No menu que abrir, clique em Gerenciar Acesso. Isso abre o painel Gerenciar Acesso no lado direito da tela.
4. Revise as permissões atuais no painel Gerenciar Acesso
   O painel Gerenciar Acesso mostra uma lista de usuários e grupos que têm permissões diretas na pasta. Se a pasta herdar permissões da biblioteca, o painel exibe uma mensagem dizendo “Permissões herdadas do pai” e lista o nome do pai. Nesse caso, você deve interromper a herança antes de ver as permissões exclusivas. Clique em Configurações avançadas de permissões na parte inferior do painel.
5. Vá para a página de Configurações de Permissão
   Clicar em Configurações avançadas de permissões abre a página clássica de Ferramentas de Permissão em uma nova guia do navegador. Esta página mostra todos os usuários e grupos que têm permissões na pasta. Se a herança ainda estiver ativa, você verá a mesma lista da biblioteca. Para ver apenas as permissões específicas da pasta, você deve primeiro interromper a herança.
6. Interrompa a herança de permissões (se necessário)
   Na página Ferramentas de Permissão, observe a faixa de opções na parte superior. Clique em Interromper Herança de Permissões. Uma caixa de diálogo de confirmação aparece. Clique em OK. A página agora mostra apenas as permissões que você adicionou explicitamente a esta pasta. Todas as permissões pai são copiadas para a pasta, mas as alterações no pai não afetarão mais esta pasta.
7. Use a ferramenta Check Permissions
   Na mesma página Ferramentas de Permissão, clique em Check Permissions na faixa de opções. Uma pequena caixa de diálogo aparece. No campo Usuário/Grupo, digite o nome ou endereço de e-mail da pessoa que deseja testar. O SharePoint sugere nomes correspondentes enquanto você digita. Clique em Check Now. A caixa de diálogo exibe os níveis de permissão que se aplicam a esse usuário para esta pasta. Também mostra a origem de cada permissão, como atribuição direta ou associação a grupo.
8. Repita para cada usuário ou grupo
   Você deve testar cada usuário ou grupo individualmente. A ferramenta Check Permissions não exporta um relatório. Para uma auditoria completa, repita o passo 7 para cada pessoa ou grupo que você precisa verificar. Anote os resultados ou faça capturas de tela.

Problemas Comuns ao Verificar o Acesso à Pasta

Botão Check Permissions Desabilitado

Se o botão Check Permissions aparecer cinza e não puder ser clicado, provavelmente você está na página de permissões do nível do site em vez da página de permissões da pasta. Navegue de volta para a biblioteca, selecione a pasta e siga as etapas acima para abrir a página Ferramentas de Permissão específica da pasta. O botão Check Permissions funciona apenas na página de permissões da pasta ou da biblioteca, não na página de permissões da coleção de sites.

Gerenciar Acesso Mostra Apenas Permissões Herdadas

Quando o painel Gerenciar Acesso mostra permissões herdadas, você não pode ver o acesso específico da pasta até interromper a herança. Interromper a herança é uma alteração permanente. Se depois você quiser restaurar a herança, deve excluir todas as permissões exclusivas e clicar em Herdar Permissões na página Ferramentas de Permissão. Isso remove todas as permissões específicas da pasta e aplica novamente as permissões da biblioteca pai.

Usuário Não Aparece nos Resultados do Check Permissions

Se você digitar um nome de usuário e a ferramenta Check Permissions retornar “Nenhuma permissão encontrada”, o usuário não tem acesso direto ou baseado em grupo à pasta. No entanto, o usuário ainda pode acessar a pasta por meio de um link de compartilhamento. A ferramenta Check Permissions não avalia links de compartilhamento. Para verificar links de compartilhamento, abra a pasta, clique nas reticências e clique em Gerenciar Acesso. No painel Gerenciar Acesso, procure por links listados em Links que Concedem Acesso. Cada link mostra quem pode usá-lo e qual nível de permissão ele concede.

Item	Ferramenta Check Permissions	Painel Gerenciar Acesso
Finalidade	Testar acesso para um usuário ou grupo por vez	Visualizar e modificar permissões para todos os usuários e grupos
Mostra links de compartilhamento	Não	Sim, em Links que Concedem Acesso
Requer interromper herança	Não, funciona com permissões herdadas	Não, mas mostra o status de herança
Resultados exportáveis	Não, apenas manual	Não, apenas manual

Após concluir estas etapas, você pode ver exatamente quais usuários e grupos têm acesso a qualquer pasta em sua biblioteca do SharePoint. Use a ferramenta Check Permissions regularmente para verificar as permissões antes de compartilhar pastas confidenciais. Para uma auditoria mais rápida em várias pastas, considere usar o relatório de permissões do site no centro de administração do SharePoint, que mostra todas as permissões exclusivas de um site inteiro. Esse relatório não mostra permissões de nível de pasta, mas ajuda a identificar quais bibliotecas têm herança interrompida.