Proprietários de bibliotecas do SharePoint frequentemente precisam que valores de metadados diferentes sejam aplicados automaticamente dependendo da pasta em que um arquivo é salvo. Por exemplo, uma pasta Contratos deve marcar documentos com o nome do departamento Finanças, enquanto uma pasta Marketing os marca com Marketing. Sem esse comportamento, os usuários precisam preencher manualmente os mesmos valores repetidamente, levando a erros de entrada de dados e registros inconsistentes. Este artigo explica como configurar metadados padrão no nível da pasta usando valores padrão de coluna do SharePoint. Você aprenderá as etapas exatas para definir metadados específicos por pasta, quais pré-requisitos são necessários e armadilhas comuns que podem quebrar o recurso.
Principais Conclusões: Definir Metadados Padrão por Pasta
- Configurações da Biblioteca > Configurações de valor padrão de coluna: Permite metadados padrão no nível da pasta para qualquer coluna do site na biblioteca de documentos.
- Seleção do caminho da pasta no diálogo: Cada pasta selecionada pode ter seu próprio conjunto de valores padrão para uma ou mais colunas.
- Colunas de metadados gerenciados (term store): Suportadas apenas quando a coluna é configurada como escolha de valor único; conjuntos de termos de vários valores não podem usar padrões de pasta.
Como Funcionam os Metadados Padrão no Nível da Pasta
Metadados padrão no nível da pasta é um recurso do SharePoint que permite atribuir valores de coluna específicos a todos os novos arquivos enviados para uma pasta específica. Quando um usuário arrasta ou envia um arquivo para essa pasta, o SharePoint aplica automaticamente os valores padrão configurados. Isso funciona para colunas de texto, escolha, data, número, moeda, pessoa ou grupo e metadados gerenciados. O recurso não atualiza retroativamente arquivos existentes; ele se aplica apenas a novos arquivos adicionados após a definição do padrão.
O recurso depende das configurações de valor padrão de coluna encontradas na página de configurações da biblioteca. O SharePoint armazena esses padrões por caminho de pasta. Se um arquivo for enviado para uma subpasta, os padrões da subpasta substituem quaisquer padrões definidos na pasta pai. Se não houver padrões para uma pasta, o SharePoint usa os padrões no nível da biblioteca, se houver. Você pode definir padrões para várias colunas na mesma pasta, e cada coluna pode ter um valor diferente por pasta.
Pré-requisitos
Antes de começar, confirme o seguinte:
- Você tem pelo menos permissões de Edição na biblioteca ou é proprietário do site.
- A biblioteca não está configurada para usar tipos de conteúdo que imponham colunas obrigatórias no nível do tipo de conteúdo; os padrões de pasta funcionam com colunas do site adicionadas diretamente à biblioteca.
- As colunas que você deseja usar já foram adicionadas à biblioteca. Se não estiverem, adicione-as primeiro em Configurações da Biblioteca > Adicionar uma coluna.
- Colunas de metadados gerenciados devem ser de valor único apenas. Conjuntos de termos de vários valores não suportam padrões no nível da pasta.
Etapas para Definir Metadados Padrão por Pasta
Siga estas etapas para configurar metadados padrão específicos por pasta em uma biblioteca de documentos do SharePoint.
- Navegue até a biblioteca
Abra o site do SharePoint e vá para a biblioteca de documentos onde deseja definir os padrões de pasta. Certifique-se de estar visualizando a biblioteca no navegador, não em uma pasta sincronizada ou no cliente de sincronização do OneDrive. - Abra as Configurações da Biblioteca
Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da página e selecione Configurações da biblioteca. Se você estiver em um site de equipe moderno, talvez precise clicar em Biblioteca na barra de comandos e depois em Configurações da biblioteca. - Localize as Configurações de valor padrão de coluna
Na página de Configurações, role para baixo até a seção Colunas. Procure o link chamado Configurações de valor padrão de coluna. Clique nele. Se você não vir este link, a biblioteca pode estar usando uma experiência clássica ou tipos de conteúdo que bloqueiam esse recurso. Mude para a experiência moderna, se necessário. - Escolha uma pasta
Um diálogo é aberto mostrando uma árvore de pastas. Navegue até a pasta para a qual deseja definir metadados padrão. Clique no nome da pasta para selecioná-la. Você só pode definir padrões para uma pasta por vez. Repita o processo para cada pasta adicional. - Defina os valores padrão da coluna
Após selecionar uma pasta, o diálogo exibe uma lista de todas as colunas na biblioteca. Para cada coluna, você pode digitar ou escolher um valor padrão. Por exemplo, para uma coluna de escolha chamada Departamento, selecione Finanças. Para uma coluna de pessoa ou grupo, digite o nome ou e-mail de um usuário. Deixe uma coluna em branco se não quiser um padrão para ela. - Salve as configurações
Clique em OK na parte inferior do diálogo. O SharePoint aplica os padrões imediatamente. Para verificar, envie um arquivo de teste para essa pasta e verifique as colunas de metadados. Os valores que você definiu devem aparecer automaticamente.
Definindo Padrões para Várias Pastas
Você deve repetir as etapas 4 a 6 para cada pasta que precisar de seus próprios padrões. Não há opção de importação em massa. Se você tiver muitas pastas, considere usar o PowerShell com o módulo PnP PowerShell para definir os padrões programaticamente. O cmdlet é Set-PnPDefaultColumnValues. Exemplo: Set-PnPDefaultColumnValues -List "Documentos" -Folder "Contratos" -Field "Departamento" -Value "Finanças". Este método é mais rápido para bibliotecas grandes, mas requer permissões de administrador do SharePoint ou direitos de administrador do conjunto de sites.
Erros Comuns e Limitações ao Definir Padrões de Pasta
Valores Padrão Não Aplicados a Arquivos Enviados
O problema mais frequente é que os padrões não aparecem após o upload. Isso acontece quando os usuários enviam arquivos através do cliente de sincronização do OneDrive ou do aplicativo móvel. Os padrões no nível da pasta se aplicam apenas a arquivos enviados através da interface do navegador. Arquivos sincronizados de um computador local ignoram o pipeline de upload do SharePoint e não acionam a atribuição de valor padrão. Para impor os padrões, instrua os usuários a fazer upload pelo navegador ou use um fluxo do Power Automate que defina os metadados para arquivos sincronizados.
Tipos de Conteúdo Quebram os Padrões de Pasta
Se a biblioteca usa tipos de conteúdo, as configurações de valor padrão de coluna podem ficar ocultas ou desabilitadas. Os tipos de conteúdo impõem suas próprias colunas obrigatórias e valores padrão, e estes têm precedência sobre os padrões de pasta. Para usar padrões de pasta, remova os tipos de conteúdo da biblioteca ou certifique-se de que as colunas nas quais você deseja definir padrões não sejam gerenciadas por um tipo de conteúdo. Vá para Configurações da Biblioteca > Configurações avançadas e defina Permitir gerenciamento de tipos de conteúdo como Não se você não precisar de tipos de conteúdo.
Colunas de Metadados Gerenciados de Vários Valores Não Suportadas
O diálogo de configurações de valor padrão de coluna não permite selecionar vários valores para uma coluna de metadados gerenciados. Se você precisar que uma pasta tenha como padrão vários termos, considere usar uma coluna de valor único com um termo pai que implique as várias tags, ou crie colunas separadas para cada tag. Esta é uma limitação conhecida do recurso de padrão no nível da pasta do SharePoint.
Padrões Substituídos por Edições do Usuário
Os padrões de pasta são aplicados apenas no momento do upload. Se um usuário editar os metadados após o upload, o valor padrão é substituído. O SharePoint não reaplica os padrões em salvamentos subsequentes. Se você precisar impor um valor permanentemente, defina uma validação de coluna ou use um rótulo de retenção com um valor padrão, mas esses métodos não variam por pasta.
Padrões da Biblioteca vs Padrões de Pasta vs Padrões de Tipo de Conteúdo
| Item | Padrões da Biblioteca | Padrões de Pasta | Padrões de Tipo de Conteúdo |
|---|---|---|---|
| Escopo | Biblioteca inteira | Caminho de pasta específico | Tipo de conteúdo em todo o site |
| Comportamento de substituição | Substituído por padrões de pasta | Substituído por padrões de subpasta | Substitui padrões de biblioteca e pasta |
| Interface do usuário | Configurações da Biblioteca > Configurações de valor padrão de coluna (nenhuma pasta selecionada) | Configurações da Biblioteca > Configurações de valor padrão de coluna (pasta selecionada) | Configurações de tipo de conteúdo em Configurações do Site ou Configurações da Biblioteca |
| Suporta metadados gerenciados | Sim, apenas valor único | Sim, apenas valor único | Sim, vários valores suportados |
| Retroativo | Não | Não | Não |
Agora você pode configurar metadados padrão específicos por pasta em sua biblioteca do SharePoint usando as configurações de valor padrão de coluna. Comece com uma única pasta para testar o comportamento e depois expanda para outras pastas. Se você gerencia muitas pastas, considere usar o cmdlet Set-PnPDefaultColumnValues do PnP PowerShell para automatizar a configuração. Lembre-se de que os uploads pelo navegador aplicam os padrões, mas arquivos sincronizados não. Para arquivos sincronizados, adicione um fluxo do Power Automate acionado pela criação do arquivo para definir os metadados com base no caminho da pasta.