Quando uma equipe de negócios solicita um novo site do SharePoint, o processo padrão geralmente carece de estrutura. Sem uma lista de verificação de governança, os proprietários do site podem pular configurações críticas, como limites de compartilhamento externo, políticas de retenção ou revisões de permissão. Isso leva a falhas de segurança, proliferação de conteúdo e perda de tempo posteriormente. Este artigo fornece um fluxo de trabalho prático e passo a passo para criar uma lista de verificação de governança que qualquer usuário de negócios pode seguir ao provisionar um novo site.
Principais Conclusões: Lista de Verificação de Governança para Novos Sites do SharePoint
- Registro de finalidade e proprietário do site: Documente o objetivo de negócios, o proprietário principal e a vida útil esperada do site antes da criação.
- Padrões de compartilhamento e permissão: Defina o compartilhamento externo como “Convidados existentes” ou “Pessoas específicas” para evitar exposição acidental de dados.
- Política de retenção e exclusão: Aplique um rótulo de retenção padrão e defina um cronograma de exclusão para sites inativos no centro de administração.
O que uma Lista de Verificação de Governança Abrange e Por Que é Importante
Uma lista de verificação de governança é um documento reutilizável que define quem pode criar sites, quais configurações devem ser definidas e como os sites são revisados ou desativados. Não é um documento de política legal, mas um fluxo de trabalho prático para proprietários de sites e administradores.
A lista de verificação abrange três áreas principais: requisitos de pré-provisionamento, etapas de configuração durante a criação do site e revisões pós-provisionamento. O pré-provisionamento inclui justificativa de negócios e convenções de nomenclatura. As etapas de configuração incluem definição de permissões, compartilhamento externo e políticas de retenção. O pós-provisionamento abrange auditorias trimestrais e gatilhos de exclusão de sites.
Sem essa lista de verificação, os sites geralmente são criados com configurações padrão que permitem que qualquer pessoa na organização compartilhe conteúdo externamente. Com o tempo, sites órfãos se acumulam, consumindo armazenamento e criando riscos de conformidade. A lista de verificação garante que todo novo site siga as mesmas regras básicas.
Etapas para Criar e Usar uma Lista de Verificação de Governança para Novos Sites
Siga estas etapas para criar uma lista de verificação de governança que sua equipe possa usar no centro de administração do SharePoint ou por meio de uma planilha simples. Cada etapa corresponde a um item da lista de verificação.
- Defina o formulário de solicitação do site
Crie um Microsoft Form ou uma lista do SharePoint que capture o nome do site, a finalidade de negócios, o proprietário principal, o proprietário secundário, a duração esperada e o nível de sensibilidade. Exija aprovação de um comitê de governança ou chefe de departamento antes da criação do site. - Defina convenções de nomenclatura
Especifique um prefixo ou sufixo para URLs e títulos de sites. Por exemplo, use “PROJ-” para sites de projeto e “DEPT-” para sites de departamento. Imponha isso usando uma política de nomenclatura de sites no centro de administração do SharePoint em Políticas > Política de nomenclatura de sites. - Configure os padrões de compartilhamento externo
Vá para Centro de administração do SharePoint > Políticas > Compartilhamento. Defina o tipo de link de compartilhamento padrão como “Pessoas específicas” e limite o compartilhamento externo a “Convidados existentes” ou “Apenas pessoas da sua organização”. Documente quais tipos de site podem solicitar exceções. - Aplique um rótulo de retenção padrão
Crie um rótulo de retenção no portal de conformidade do Microsoft Purview. Atribua-o a todos os novos sites do SharePoint por meio de uma política de rótulo de retenção. Isso garante que o conteúdo do site seja mantido por um período mínimo e excluído após o término da necessidade de negócios. - Defina o cronograma de exclusão de sites
No centro de administração do SharePoint > Políticas > Sites inativos, configure uma política para excluir automaticamente sites que ficaram inativos por 180 dias. Notifique os proprietários do site 30 dias antes da exclusão. - Documente as responsabilidades do proprietário
Adicione um item na lista de verificação exigindo que o proprietário principal confirme que revisará as permissões trimestralmente e responderá às solicitações de acesso em até 48 horas. Armazene essa confirmação na lista de solicitações de site. - Crie uma cadência de revisão
Agende uma revisão trimestral de todos os sites ativos usando o centro de administração do SharePoint > Sites ativos. Exporte a lista de sites e compare-a com a lista de verificação de governança. Sinalize sites que não possuem as configurações obrigatórias.
Erros Comuns e Como Evitá-los
Lista de verificação muito longa para seguir
Uma lista de verificação com mais de 15 itens desencoraja o uso. Mantenha a lista principal com 10 itens. Agrupe configurações avançadas, como personalização de marca ou acesso a aplicativos externos, em uma lista de verificação avançada separada para usuários avançados.
Nenhum mecanismo de imposição
Uma lista de verificação é inútil se ninguém a verifica. Use as políticas do centro de administração do SharePoint para impor regras de nomenclatura, compartilhamento e inatividade automaticamente. Para itens manuais, como a confirmação do proprietário, exija aprovação via Power Automate antes da criação do site.
Proprietários não treinados
Os proprietários de sites geralmente não sabem como alterar as configurações de compartilhamento ou aplicar rótulos de retenção. Inclua um link para um guia de referência rápida de uma página na lista de verificação. Realize uma sessão de treinamento de 30 minutos para novos proprietários a cada trimestre.
Sites nunca são revisados após a criação
As revisões pós-provisionamento são frequentemente ignoradas. Configure um fluxo do Power Automate para enviar um lembrete aos proprietários do site 30 dias após a criação. O lembrete deve incluir um link para o formulário de revisão e a lista de verificação de governança.
| Item | Lista de Verificação Manual | Política Automatizada |
|---|---|---|
| Convenção de nomenclatura | Proprietário verifica prefixo | Política de nomenclatura de sites impõe prefixo |
| Limite de compartilhamento externo | Proprietário verifica configurações de compartilhamento | Política de compartilhamento em nível de administrador bloqueia usuários externos |
| Rótulo de retenção | Proprietário aplica rótulo manualmente | Política de rótulo padrão se aplica a todos os novos sites |
| Limpeza de sites inativos | Proprietário revisa lista de sites trimestralmente | Política de sites inativos exclui após 180 dias |
| Confirmação do proprietário | Proprietário assina formulário | Power Automate captura assinatura digital |
Agora você tem uma lista de verificação de governança prática que cobre todo o ciclo de vida de um site do SharePoint. Comece criando o formulário de solicitação de site e a política de nomenclatura. Em seguida, automatize a retenção e a limpeza de sites inativos. Por fim, agende revisões trimestrais e treine os proprietários dos sites. Para governança avançada, considere usar o Microsoft Syntex para classificação automática de conteúdo e rotulagem de retenção com base na sensibilidade do documento.