Como administrador do SharePoint, você precisa de um processo consistente quando os usuários solicitam novos sites. Sem uma lista de verificação de governança, os sites podem ser criados com permissões excessivas, sem informações de contato do proprietário e sem regras de retenção de conteúdo. Isso leva à proliferação descontrolada, riscos de segurança e lacunas de conformidade. Este guia fornece uma lista de verificação de governança completa que você pode implementar para cada nova solicitação de site do SharePoint. Você aprenderá quais itens incluir, como aplicá-los usando políticas e como evitar erros comuns de configuração.
Principais Conclusões: Lista de Verificação de Governança para Novos Sites do SharePoint
- Formulário de solicitação de site com justificativa de negócio: Captura propósito, proprietário e tempo de vida esperado antes da criação.
- Central de administração do SharePoint > Sites ativos > Políticas: Aplique políticas de ciclo de vida do site, compartilhamento externo e retenção no momento da criação.
- Treinamento do proprietário do site e atribuição de proprietário secundário: Evita sites órfãos e garante gerenciamento contínuo.
O que uma Lista de Verificação de Governança para Novos Sites do SharePoint Abrange
Uma lista de verificação de governança é um conjunto de etapas e aprovações obrigatórias que devem ser concluídas antes da criação de um novo site do SharePoint. Ela garante que cada site esteja alinhado com os padrões de segurança, conformidade e operacionais da sua organização. A lista de verificação normalmente inclui um processo de solicitação de site, fluxo de trabalho de aprovação, configuração de permissões, configurações de retenção de conteúdo e um requisito de treinamento do proprietário.
Pré-requisitos para usar esta lista de verificação: Você precisa de permissões de administrador do SharePoint para visualizar a central de administração do SharePoint. Você também precisa de acesso ao centro de administração do Microsoft 365 para gerenciamento de usuários e grupos. Se você usa o Microsoft Teams, entenda que os sites do SharePoint conectados ao Teams seguem as mesmas regras de governança, mas são criados por meio do provisionamento do Teams.
Por que uma Lista de Verificação é Necessária
Sem uma lista de verificação, os criadores de sites podem definir links de compartilhamento excessivamente permissivos, deixar de atribuir proprietários secundários ou armazenar dados confidenciais sem rótulos de retenção. Uma lista de verificação impõe consistência. Ela também fornece uma trilha de auditoria para revisões de conformidade.
Quem Deve Usar Esta Lista de Verificação
Esta lista de verificação é projetada para administradores do SharePoint, oficiais de conformidade e equipes de governança de TI. Os proprietários de sites também devem estar cientes dos requisitos da lista de verificação para que possam fornecer as informações necessárias durante a fase de solicitação.
Etapas para Criar e Aplicar uma Lista de Verificação de Governança para Novos Sites
Siga estas etapas para criar e implementar uma lista de verificação de governança para cada novo site do SharePoint. As etapas pressupõem que você tenha acesso à central de administração do SharePoint e a capacidade de criar grupos do Microsoft 365.
- Crie um formulário de solicitação de site no Microsoft Forms ou Power Apps
Inclua campos para nome do site, descrição, justificativa de negócio, tempo de vida esperado, proprietário principal, proprietário secundário, departamento e nível de sensibilidade. Exija aprovação de um gerente ou oficial de conformidade antes que a solicitação prossiga. - Configure um fluxo de trabalho de aprovação usando o Power Automate
Quando um formulário for enviado, acione um fluxo do Power Automate que envia uma solicitação de aprovação ao aprovador designado. Se aprovado, o fluxo pode criar automaticamente um site do SharePoint usando uma chamada de API REST ou um modelo. Se rejeitado, envie uma notificação ao solicitante com o motivo. - Defina permissões de site padrão na central de administração do SharePoint
Vá para Central de administração do SharePoint > Políticas > Compartilhamento. Defina o tipo de link de compartilhamento padrão como “Pessoas com acesso existente” ou “Pessoas específicas” para evitar compartilhamento externo por padrão. Substitua por site apenas quando a necessidade de negócio for documentada. - Aplique uma política de ciclo de vida do site
Na Central de administração do SharePoint > Políticas > Ciclo de vida do site, crie uma política que notifique automaticamente os proprietários após 90 dias de inatividade. Defina a política para enviar um e-mail ao proprietário. Se não houver resposta, mova o site para somente leitura e exclua-o após 180 dias. - Atribua rótulos de retenção à biblioteca de documentos padrão do site
No portal de conformidade do Microsoft Purview, crie um rótulo de retenção para cada tipo de site (por exemplo, “Projeto – 3 anos”, “RH – 7 anos”). Aplique o rótulo à biblioteca de documentos padrão do site usando um script do PowerShell ou um fluxo do Power Automate acionado na criação do site. - Exija dois proprietários de site
Durante a criação do site, exija que pelo menos dois usuários distintos sejam listados como proprietários do site. Isso evita sites órfãos quando um proprietário sai da organização. Você pode validar isso em seu fluxo do Power Automate antes do provisionamento. - Envie um e-mail de boas-vindas com regras de governança aos proprietários do site
Use o Power Automate para enviar um e-mail que inclua a URL do site, responsabilidades do proprietário, diretrizes de compartilhamento e um link para sua documentação interna de governança. Inclua a data de expiração esperada do site. - Audite novos sites mensalmente
Execute um script do PowerShell ou use Central de administração do SharePoint > Relatórios > Uso do site para revisar todos os sites criados nos últimos 30 dias. Verifique se cada site tem dois proprietários, um rótulo de retenção e nenhum compartilhamento externo habilitado sem aprovação.
Erros Comuns ao Implementar uma Lista de Verificação de Governança
Mesmo com uma lista de verificação, os administradores podem ignorar detalhes importantes. Aqui estão os problemas mais frequentes e como evitá-los.
Proprietários de Site Não São Treinados em Suas Responsabilidades
Muitas listas de verificação de governança exigem que os proprietários sejam atribuídos, mas não incluem uma etapa de treinamento. Sem treinamento, os proprietários podem não saber como gerenciar permissões, adicionar membros ou definir datas de expiração. Inclua uma sessão de treinamento obrigatória de 15 minutos ou um vídeo gravado no e-mail de boas-vindas. Acompanhe a conclusão usando o Microsoft Lists ou um fluxo separado do Power Automate.
Rótulos de Retenção Não São Aplicados Automaticamente
Aplicar rótulos de retenção manualmente a cada novo site é propenso a erros e demorado. Use um script do PowerShell ou um fluxo do Power Automate que seja executado na criação do site para aplicar o rótulo correto com base no tipo de site. Teste a automação em um site de teste primeiro.
Configurações de Compartilhamento Externo Não São Aplicadas no Nível do Locatário
Se seu locatário permitir compartilhamento externo por padrão, proprietários de sites individuais podem ativá-lo sem aprovação. Altere a configuração de compartilhamento no nível do locatário para “Convidados existentes” ou “Apenas pessoas em sua organização” em Central de administração do SharePoint > Políticas > Compartilhamento. Em seguida, permita que os proprietários do site solicitem exceções por meio de um fluxo de aprovação separado.
Nenhum Processo para Fechamento ou Exclusão de Site
Sites que não estão mais ativos acumulam conteúdo e custos de licenciamento. Uma política de ciclo de vida aborda isso, mas muitos administradores pulam esta etapa. Crie uma política de ciclo de vida do site conforme descrito na etapa 4 da lista de verificação. Além disso, inclua um gatilho de revisão manual quando um proprietário do site enviar uma solicitação de exclusão.
Site de Equipe vs Site de Comunicação: Diferenças na Lista de Verificação de Governança
| Item | Site de Equipe | Site de Comunicação |
|---|---|---|
| Uso principal | Colaboração com um grupo do Microsoft 365 | Transmitir informações para um grande público |
| Permissões padrão | Membros do grupo são membros do site | Visitantes do site têm acesso de leitura por padrão |
| Compartilhamento externo | Controlado pelas configurações do grupo do Microsoft 365 | Controlado pelas configurações de compartilhamento do site |
| Exigência de proprietário | Dois proprietários de grupo recomendados | Dois proprietários de site recomendados |
| Rótulo de retenção | Aplicar à caixa de correio do grupo e ao site | Aplicar apenas ao site |
| Política de ciclo de vida | Inatividade do grupo aciona arquivamento do site | Inatividade do site aciona a política |
Use um modelo de lista de verificação único que se adapte com base no tipo de site. Para sites de equipe, inclua etapas para gerenciamento de grupos. Para sites de comunicação, foque em segmentação de público e fluxos de trabalho de aprovação para publicação de conteúdo.
Agora você pode criar uma lista de verificação de governança que cubra solicitação de site, aprovação, configuração de permissões, retenção e treinamento do proprietário. Comece criando o formulário de solicitação de site no Microsoft Forms e o fluxo de aprovação no Power Automate. Em seguida, aplique a política de ciclo de vida e os rótulos de retenção. Para controle avançado, use o PowerShell para automatizar a validação da lista de verificação em todos os novos sites a cada mês. Lembre-se de revisar a lista de verificação trimestralmente para mantê-la alinhada com os requisitos de conformidade em constante mudança da sua organização.