Você precisa de uma exibição de lista ou biblioteca do SharePoint que mostre apenas os itens do seu departamento. A exibição padrão Todos os Itens exibe todos os registros, dificultando encontrar os dados que sua equipe precisa. As exibições do SharePoint permitem filtrar, classificar e agrupar conteúdo com base em colunas como Departamento, Região ou Projeto. Este artigo mostra o passo a passo para criar uma exibição filtrada que seu departamento pode usar como padrão.
Principais conclusões: Criar uma exibição específica para o departamento no SharePoint
- Faixa de opções da lista ou biblioteca > Opções de exibição > Criar nova exibição: Inicia o processo de criação de uma exibição personalizada com filtros.
- Seção de filtro nas configurações da exibição: Permite definir condições de coluna, como Departamento igual a Vendas.
- Opção Definir como exibição padrão: Faz com que a exibição filtrada seja a primeira coisa que os membros do departamento veem.
Como as exibições do SharePoint filtram conteúdo para um departamento
Uma exibição do SharePoint é um conjunto salvo de regras de exibição para uma lista ou biblioteca. Você pode filtrar linhas combinando valores de coluna, como mostrar apenas itens onde Departamento é igual a Financeiro. As exibições não excluem nem movem dados. Elas apenas ocultam itens que não correspondem à condição do filtro. Qualquer usuário com pelo menos permissão de Contribuição pode criar uma exibição pessoal. Usuários com permissão de Edição ou superior podem criar uma exibição pública que todos no site podem acessar. Antes de criar uma exibição, confirme se sua lista ou biblioteca possui uma coluna que identifique o departamento. Os tipos de coluna comuns incluem Escolha, Pesquisa ou Pessoa. Se a coluna não existir, adicione-a primeiro acessando Configurações da Lista > Criar Coluna.
Passos para criar uma exibição filtrada para seu departamento
Estas instruções se aplicam ao SharePoint no Microsoft 365. A interface é semelhante para SharePoint Server 2019 e versões posteriores.
- Abra a lista ou biblioteca
Navegue até o site do SharePoint que contém a lista ou biblioteca. Clique no nome da lista ou biblioteca no menu de Inicialização Rápida. Se a lista não estiver visível, clique em Conteúdo do Site e selecione a lista. - Acesse as opções de exibição
Próximo ao canto superior direito da lista ou biblioteca, clique no nome da exibição atual. O nome padrão geralmente é Todos os Itens ou Todos os Documentos. No menu suspenso, selecione Criar nova exibição. - Escolha um tipo de exibição
Na caixa de diálogo que aparece, selecione Exibição padrão. Esse tipo suporta filtragem, classificação, agrupamento e seleção de colunas. Dê à exibição um nome que seu departamento reconheça, como Itens Financeiros ou Documentos de Engenharia. - Defina a condição do filtro
Role até a seção Filtro. Selecione Mostrar itens apenas quando a seguinte condição for verdadeira. No primeiro menu suspenso de coluna, escolha a coluna que contém o nome do departamento, por exemplo, Departamento. No segundo menu suspenso, selecione igual a. No terceiro campo, digite o nome exato do departamento, por exemplo, Financeiro. Se sua coluna usar pesquisa ou escolha, o terceiro campo pode ser preenchido automaticamente conforme você digita. - Adicione mais condições de filtro se necessário
Para refinar ainda mais os resultados, clique em Adicionar um filtro. Escolha a lógica E ou OU. Por exemplo, adicione um segundo filtro: Status igual a Ativo. Isso mostra apenas itens ativos do seu departamento. - Configure colunas, classificação e agrupamento
Na seção Colunas, selecione quais colunas exibir e sua ordem. Na seção Classificação, escolha uma coluna de classificação primária, como Data de Vencimento decrescente. Na seção Agrupar por, você pode agrupar itens por uma coluna como Nome do Projeto. - Defina a exibição como padrão para seu departamento
Role até o final da página de configurações. Em Tornar esta a exibição padrão, selecione Sim. Isso garante que os usuários vejam a exibição filtrada primeiro ao abrir a lista ou biblioteca. Clique em Criar para salvar a exibição. - Teste a exibição
Volte para a lista ou biblioteca. A exibição agora deve mostrar apenas os itens que correspondem ao filtro do departamento. Verifique se o nome da exibição aparece no menu suspenso de exibições. Se faltarem itens, verifique a condição do filtro quanto a erros de digitação ou valores de coluna incompatíveis.
Erros comuns e limitações ao criar exibições de departamento
O filtro não mostra nenhum item
A causa mais comum é uma incompatibilidade entre o valor do filtro e os dados reais da coluna. Por exemplo, se a coluna contém Financeiro, mas o filtro usa Departamento Financeiro, nenhum item aparece. Verifique os valores da coluna editando um item. Use o texto exato da coluna. A diferenciação entre maiúsculas e minúsculas depende do tipo de coluna. Colunas de escolha não diferenciam maiúsculas de minúsculas. Colunas de texto diferenciam maiúsculas de minúsculas no SharePoint Server, mas não no SharePoint no Microsoft 365.
A exibição pública não aparece para outros usuários
Apenas usuários com permissão de Edição ou superior podem criar uma exibição pública. Se você tiver permissão de Contribuição, a exibição será pessoal. Para compartilhar uma exibição pública, peça a um proprietário do site ou membro com permissão de Edição para criar a exibição. Alternativamente, você pode exportar as configurações da exibição e pedir a um proprietário para importá-las.
O filtro não funciona em colunas de metadados gerenciados
Colunas de metadados gerenciados exigem tratamento especial. Na condição do filtro, use o nome do termo, não o ID do termo. O menu suspenso do filtro pode mostrar os termos como uma árvore. Selecione o termo diretamente na árvore para garantir o valor correto.
A exibição mostra itens duplicados
Isso pode acontecer se a lista tiver várias colunas com nomes semelhantes e o filtro usar a coluna errada. Verifique se a coluna selecionada no filtro é a que armazena o valor do departamento. Verifique também se a lista tem pastas ativadas. As pastas às vezes podem causar comportamento de exibição inesperado. Para evitar isso, use uma exibição plana sem pastas.
| Item | Exibição Pessoal | Exibição Pública |
|---|---|---|
| Quem pode criar | Qualquer usuário com Contribuição ou superior | Usuários com Edição ou superior |
| Visibilidade | Apenas o criador a vê | Todos os membros do site a veem no menu suspenso de exibições |
| Pode ser definida como padrão | Sim, mas apenas para o criador | Sim, para todos os visitantes do site |
| Caso de uso | Painel pessoal ou filtro temporário | Exibição do departamento para toda a equipe |
Agora você pode criar uma exibição filtrada que mostra apenas os dados do seu departamento em qualquer lista ou biblioteca do SharePoint. Comece verificando se existe uma coluna de departamento. Em seguida, siga as etapas para adicionar um filtro e definir a exibição como padrão. Para filtragem avançada, combine várias condições usando a lógica E ou OU. Para compartilhar a exibição com toda a equipe, peça a um proprietário do site que crie uma versão pública.