Como proprietário de um site do SharePoint, você precisa garantir que todo arquivo enviado a uma biblioteca de documentos inclua metadados específicos, como nome do projeto, departamento ou tipo de documento. Sem metadados obrigatórios, sua equipe pode enviar arquivos sem informações essenciais, tornando a pesquisa e os relatórios imprecisos. Este artigo fornece um checklist prático passo a passo para criar uma biblioteca de documentos com colunas de metadados obrigatórias. Você aprenderá a configurar colunas, marcá-las como obrigatórias e impor a entrada de metadados no nível da pasta. Ao final, você terá uma biblioteca que obriga os usuários a preencherem detalhes importantes antes que um arquivo possa ser salvo.
Principais Conclusões: Checklist para Metadados Obrigatórios em uma Biblioteca de Documentos
- Colunas do site vs colunas da biblioteca: Use colunas do site se os mesmos metadados forem necessários em várias bibliotecas; use colunas da biblioteca para requisitos específicos.
- Configurações da Biblioteca > Configurações de valor padrão da coluna: Imponha a entrada de metadados no nível da pasta para que as subpastas herdem o mesmo requisito.
- Configurações da Biblioteca > Configurações de Metadados Corporativos e Palavras-chave: Habilite o tipo de coluna de serviço de metadados gerenciados para conjuntos de termos controlados.
O Que São Metadados Obrigatórios em uma Biblioteca de Documentos do SharePoint
Metadados são dados descritivos sobre um arquivo, como autor, data ou categoria. Quando você marca uma coluna como obrigatória, o SharePoint impede que os usuários enviem ou salvem um arquivo a menos que preencham essa coluna. Isso é diferente de uma coluna que está presente, mas é opcional. A configuração obrigatória é imposta no nível da biblioteca ou no nível do tipo de conteúdo. Você também pode definir valores padrão para pastas, de modo que os arquivos soltos em uma pasta recebam automaticamente determinados metadados.
Antes de criar a biblioteca, planeje quais colunas de metadados você precisa. Exemplos comuns incluem Tipo de Documento, Nome do Projeto, Departamento ou Status. Decida se as colunas serão colunas do site (reutilizáveis em outras bibliotecas) ou colunas específicas da biblioteca. Decida também se você precisa de uma coluna de metadados gerenciados com um conjunto de termos controlado ou uma coluna de escolha simples. Esse planejamento evita retrabalho posterior.
Pré-requisitos para esta tarefa:
- Você deve ter permissões de Proprietário ou Designer no site.
- Se usar metadados gerenciados, o repositório de termos já deve ter os conjuntos de termos configurados por um administrador de locatário.
- Se usar colunas do site, essas colunas devem ser criadas na galeria de colunas do site antes de começar.
Etapas para Criar uma Biblioteca de Documentos com Metadados Obrigatórios
- Navegue até o site onde a biblioteca será criada
Abra o SharePoint no seu navegador e vá para o conjunto de sites ou site de comunicação desejado. Clique no ícone de engrenagem de Configurações no canto superior direito e selecione Adicionar um aplicativo. - Escolha o aplicativo Biblioteca de Documentos
Na página Seus Aplicativos, clique em Biblioteca de Documentos. Dê um nome à biblioteca, por exemplo Documentos do Projeto. Clique em Criar. A biblioteca aparece na navegação do site. - Abra as configurações da biblioteca
Clique novamente no ícone de engrenagem de Configurações e selecione Configurações da biblioteca. Se você não vir Configurações da biblioteca, clique primeiro no nome da biblioteca e depois no ícone de engrenagem. - Crie uma nova coluna para metadados
Em Colunas, clique em Criar coluna. Insira um nome para a coluna, como Tipo de Documento. Para o tipo, selecione Escolha se quiser uma lista suspensa ou Metadados Gerenciados se quiser um conjunto de termos. Na seção Exigir que esta coluna contenha informações, selecione Sim. Clique em OK. - Adicione mais colunas obrigatórias conforme necessário
Repita a etapa 4 para cada coluna de metadados necessária, por exemplo Nome do Projeto, Departamento ou Status. Em cada uma, defina Exigir que esta coluna contenha informações como Sim. Para colunas de escolha, insira as opções na caixa Digite cada escolha em uma linha separada. - Defina valores padrão da coluna no nível da pasta (opcional, mas recomendado)
Em Configurações da biblioteca, em Configurações Gerais, clique em Configurações de valor padrão da coluna. Selecione uma pasta ou a raiz da biblioteca. Para cada coluna, você pode inserir um valor padrão. Os arquivos enviados para essa pasta receberão automaticamente esse valor, mas os usuários ainda podem alterá-lo. Clique em OK. - Verifique se as colunas obrigatórias funcionam
Volte à biblioteca e clique em Novo > Pasta para criar uma pasta de teste. Em seguida, arraste um arquivo para essa pasta. O SharePoint deve exibir um painel de metadados solicitando o preenchimento das colunas obrigatórias antes que o upload seja concluído. Se o painel não aparecer, a coluna pode não estar definida como obrigatória.
O que Evitar e Erros Comuns
Definir uma coluna como obrigatória, mas não adicioná-la à exibição padrão
Se a coluna obrigatória não estiver visível na exibição da biblioteca, os usuários podem não ver a mensagem de erro quando perderem um valor. Sempre adicione a coluna obrigatória à exibição padrão para que os usuários vejam o que está faltando. Para fazer isso, em Configurações da biblioteca, em Exibições, clique no nome da exibição e marque a caixa ao lado da coluna.
Usar uma coluna de linha de texto única quando uma coluna de escolha ou metadados gerenciados é melhor
Uma coluna de linha de texto única permite entrada de texto livre, o que leva a inconsistências como Projeto A e Projeto-A. Use uma coluna de Escolha ou Metadados Gerenciados para impor valores consistentes.
Esquecer de definir obrigatório nos tipos de conteúdo
Se sua biblioteca usa vários tipos de conteúdo, como Documento e Fatura, cada tipo de conteúdo tem suas próprias configurações de coluna. Você deve definir a coluna como obrigatória para cada tipo de conteúdo individualmente. Vá para Configurações da biblioteca > Tipos de Conteúdo, clique no nome do tipo de conteúdo, depois clique no nome da coluna e defina como Obrigatório.
Não testar a experiência de upload
Após configurar as colunas obrigatórias, teste o processo de upload com um arquivo real. Abra a biblioteca em uma janela de navegador privada ou como um usuário diferente para ver os prompts exatos. Algumas colunas podem aparecer como obrigatórias, mas o upload ainda é bem-sucedido se a coluna não estiver configurada corretamente no tipo de conteúdo.
Biblioteca de Documentos com Metadados Obrigatórios: Principais Opções de Configuração
| Opção de Configuração | Coluna da Biblioteca | Coluna do Site |
|---|---|---|
| Reutilização | Apenas nesta biblioteca | Disponível em todas as bibliotecas do site |
| Gerenciamento de atualizações | Editar nas configurações da biblioteca | Editar na galeria de colunas do site, atualiza todas as bibliotecas |
| Melhor para | Metadados específicos da biblioteca ou de uso único | Metadados usados em várias bibliotecas, como Departamento |
Conclusão
Agora você pode criar uma biblioteca de documentos com colunas de metadados obrigatórias que impõem a entrada de dados antes do upload. Comece planejando suas colunas, depois crie-as como colunas do site ou da biblioteca com a configuração obrigatória ativada. Use valores padrão no nível da pasta para preencher metadados comuns e reduzir a entrada manual. Teste a experiência de upload como um usuário comum para confirmar que as colunas obrigatórias bloqueiam uploads incompletos. Para governança avançada, combine metadados obrigatórios com políticas de gerenciamento de informações para reter ou excluir arquivos automaticamente com base nos valores dos metadados.