Você depende dos calendários de grupo no Outlook para ver a disponibilidade da sua equipe e agendar reuniões. No novo Outlook para Windows, a forma como os calendários de grupo funcionam mudou significativamente em relação à versão clássica. A infraestrutura subjacente e a interface do usuário para acessar agendas compartilhadas são diferentes. Este artigo explica exatamente o que mudou, como o novo calendário de grupo se comporta e o que você precisa fazer para adaptar seu fluxo de trabalho.
Principais conclusões: Mudanças no calendário de grupo do novo Outlook
- O calendário de grupo agora é um calendário de caixa de correio compartilhada: O novo Outlook trata os calendários de grupo como caixas de correio compartilhadas, não como objetos de calendário de grupo separados.
- Não há lista automática de calendários de grupo no painel de navegação: Você precisa adicionar manualmente cada calendário de grupo à sua visualização de calendário usando o recurso de calendário compartilhado.
- As permissões do calendário são herdadas da associação ao grupo: Você não pode definir permissões individuais de calendário separadas das permissões da caixa de correio do grupo.
Por que a experiência do calendário de grupo mudou no novo Outlook
A Microsoft reconstruiu o novo Outlook para Windows em uma plataforma baseada na web. Essa plataforma usa a mesma base de código do Outlook na web. Nessa arquitetura, os Grupos do Microsoft 365 são tratados de forma diferente do Outlook clássico. O Outlook clássico usa um perfil MAPI local que se conecta diretamente ao Exchange. O novo Outlook usa uma API REST que se comunica com o Exchange Online. Devido a essa mudança arquitetural, o calendário de grupo não é mais um objeto separado na sua caixa de correio. Em vez disso, o calendário de grupo é o calendário dentro da caixa de correio compartilhada do grupo. Essa mudança afeta como você adiciona, visualiza e gerencia calendários de grupo.
A principal diferença é que você precisa adicionar manualmente o calendário de grupo ao painel de calendário. No Outlook clássico, os calendários de grupo apareciam automaticamente no painel de navegação sob o nome do grupo. No novo Outlook, você precisa localizar o calendário de grupo através do recurso de calendário compartilhado. Isso adiciona uma etapa extra, mas oferece mais controle sobre quais calendários você vê em um determinado momento.
Como adicionar e usar um calendário de grupo no novo Outlook
Siga estas etapas para adicionar um calendário de Grupo do Microsoft 365 à sua visualização de calendário no novo Outlook para Windows.
- Abra o módulo Calendário
Clique no ícone Calendário no painel de navegação esquerdo. Isso alterna sua visualização de Email para Calendário. - Clique em Adicionar calendário
Na guia Página Inicial da faixa de opções, clique em Adicionar calendário. Um painel é aberto no lado direito da tela. - Selecione Adicionar do diretório
No painel Adicionar calendário, clique em Adicionar do diretório. Essa opção permite pesquisar um grupo ou o calendário compartilhado de um usuário. - Pesquise o nome do grupo
Digite o nome do Grupo do Microsoft 365 na caixa de pesquisa. Conforme você digita, grupos correspondentes aparecem na lista. Clique no nome do grupo para selecioná-lo. - Clique em Adicionar
Após selecionar o grupo, clique no botão Adicionar. O calendário do grupo aparece no painel de calendário, na seção Outros calendários. - Visualize o calendário do grupo
Marque a caixa de seleção ao lado do nome do calendário do grupo para mostrar ou ocultar seus eventos. Você pode sobrepô-lo ao seu calendário pessoal para uma comparação lado a lado.
Depois de adicionado, o calendário do grupo se comporta como qualquer outro calendário compartilhado. Você pode criar novos eventos diretamente no calendário do grupo clicando em um horário. Os novos eventos são salvos na caixa de correio do grupo e ficam visíveis para todos os membros.
O que aconteceu com as permissões e recursos do calendário
No Outlook clássico, você podia definir permissões individuais de calendário para um calendário de grupo. Por exemplo, você podia conceder a um usuário acesso de editor ao calendário do grupo, mas acesso somente leitura à caixa de correio do grupo. No novo Outlook, isso não é mais possível. As permissões do calendário agora são herdadas da associação geral ao grupo e das permissões da caixa de correio.
Herança de permissão da associação ao grupo
Cada Grupo do Microsoft 365 tem três funções de associação: proprietário, membro e convidado. Os proprietários têm acesso total à caixa de correio e ao calendário do grupo. Os membros podem ler e criar itens no calendário. Os convidados têm acesso limitado de leitura. Você não pode atribuir permissões de calendário personalizadas que difiram dessas funções. Se precisar dar a alguém mais acesso ao calendário do que à caixa de correio, você deve alterar a função do grupo, o que afeta todos os recursos do grupo.
Recursos ausentes no calendário de grupo do novo Outlook
Vários recursos que existiam nos calendários de grupo do Outlook clássico não estão disponíveis no novo Outlook. A lista abaixo cobre as omissões mais significativas.
- Grupos de calendário: Você não pode criar grupos de calendário para organizar vários calendários compartilhados em uma única pasta no painel de navegação.
- Categorias de cores: As categorias de cores definidas nos eventos do calendário de grupo não sincronizam de forma confiável entre o novo Outlook e o Outlook clássico ou o Outlook mobile.
- Compartilhamento direto do grupo: Você não pode clicar com o botão direito em um grupo no módulo Email e abrir seu calendário diretamente. Você deve usar o método Adicionar calendário descrito acima.
- Publicação de calendário: A opção de publicar um calendário de grupo como um calendário da internet ou compartilhá-lo com usuários externos não está disponível no novo Outlook.
Se você não conseguir ver o calendário do grupo após adicioná-lo
Se o calendário do grupo não aparecer após concluir as etapas acima, verifique estes problemas comuns.
O grupo não aparece na pesquisa do diretório
Se o grupo não aparecer quando você pesquisar, você pode não ser um membro. Apenas membros do grupo podem ver o grupo na pesquisa do diretório e acessar seu calendário. Peça a um proprietário do grupo para adicioná-lo. Se você já é membro, aguarde alguns minutos para a associação sincronizar. Em seguida, feche e reabra o novo Outlook.
O calendário não mostra eventos
Se o calendário do grupo aparecer, mas não mostrar eventos, verifique se você está visualizando o intervalo de datas correto. Eventos criados no Outlook clássico ou no Outlook na web aparecem no novo Outlook, desde que existam no calendário do grupo. Se o calendário do grupo estiver vazio, você pode estar olhando para um calendário diferente. Remova o calendário do grupo e adicione-o novamente usando as etapas acima.
Você não pode criar eventos no calendário do grupo
Se você tentar criar um novo evento no calendário do grupo, mas o evento for salvo no seu calendário pessoal, provavelmente você não tem as permissões corretas. Verifique sua função de associação ao grupo. Apenas membros e proprietários podem criar eventos no calendário do grupo. Convidados não podem criar eventos. Entre em contato com um proprietário do grupo para alterar sua função, se necessário.
Calendário de grupo do Outlook clássico vs. Calendário de grupo do novo Outlook
| Item | Outlook Clássico | Novo Outlook |
|---|---|---|
| Como acessar | Aparece automaticamente no painel de navegação sob o nome do grupo | Adicionado manualmente via Adicionar calendário > Adicionar do diretório |
| Permissões do calendário | Personalizáveis por usuário, independentemente das permissões da caixa de correio | Herdadas das funções de associação ao grupo (proprietário, membro, convidado) |
| Grupos de calendário | Suportado — você pode criar pastas para organizar calendários compartilhados | Não suportado |
| Categorias de cores | Sincronizam de forma confiável entre clientes | Podem não sincronizar de forma confiável |
| Publicação de calendário | Suportado para calendário da internet e compartilhamento externo | Não suportado |
| Acesso com clique direito a partir do Email | Suportado — clique com o botão direito em um grupo e selecione Abrir calendário | Não suportado — é necessário usar Adicionar calendário no módulo Calendário |
Esta tabela resume as principais diferenças. A mudança mais impactante para o uso diário é a exigência de adição manual e a perda de permissões personalizadas de calendário.
Agora você pode adicionar e usar calendários de grupo no novo Outlook seguindo o processo manual de Adicionar calendário. O maior ajuste é a falta de exibição automática do calendário e a herança de permissões das funções do grupo. Se você gerencia uma equipe que depende muito de calendários de grupo, considere testar o novo fluxo de trabalho em um grupo piloto antes de migrar todos para o novo Outlook. Para cenários avançados, como permissões personalizadas de calendário, talvez seja necessário manter o Outlook clássico instalado junto com o novo Outlook.