Como Criar um Banco de Dados no Notion com Acesso em Níveis Usando a Propriedade Status

Você quer compartilhar um banco de dados do Notion com sua equipe, mas restringir o que cada pessoa pode ver com base em sua função. O Notion não oferece permissões em nível de linha nativamente, mas você pode simular acesso em níveis usando uma propriedade Status combinada com visualizações do banco de dados e permissões de grupo. Este artigo explica como configurar uma propriedade Status para controlar a visibilidade, criar visualizações bloqueadas por função e evitar armadilhas comuns de permissão.

Um banco de dados com acesso em níveis permite que gerentes vejam todos os registros, enquanto contribuidores veem apenas os itens atribuídos a eles. A propriedade Status atua como um filtro que cada visualização usa para mostrar ou ocultar linhas. Este método funciona dentro de um único espaço de trabalho onde todos os membros já têm acesso ao banco de dados, mas você restringe a visualização deles por meio de visualizações filtradas e bloqueadas.

Ao final deste guia, você terá um banco de dados do Notion funcional onde cada grupo de usuários vê apenas os registros que correspondem ao seu nível. Você também aprenderá a bloquear visualizações para que os usuários não possam burlar o filtro.

Como a Propriedade Status Cria Acesso em Níveis

A propriedade Status no Notion é um campo do tipo seleção com opções predefinidas, como Rascunho, Em Revisão e Aprovado. Cada opção atua como um rótulo que pode ser usado para filtrar linhas. Quando você cria uma visualização do banco de dados e aplica um filtro na coluna Status, a visualização exibe apenas as linhas que correspondem ao valor de status selecionado.

Para construir o acesso em níveis, você mapeia cada valor de Status para uma função de usuário. Por exemplo:

• Rascunho: Visível ao proprietário do registro e aos gerentes
• Em Revisão: Visível aos revisores e gerentes
• Aprovado: Visível a todos os membros do espaço de trabalho

Cada função recebe sua própria visualização do banco de dados, filtrada para mostrar apenas o valor de Status relevante. A visualização é então bloqueada para que o usuário não possa alterar o filtro ou ver outras linhas. Essa abordagem exige que todos os usuários já tenham acesso “Pode editar” à página do banco de dados em si; a restrição ocorre no nível da visualização.

Pré-requisitos: Você precisa de um espaço de trabalho do Notion com pelo menos o plano Plus para usar grupos nas permissões de visualização. Usuários do plano Free ainda podem criar as visualizações, mas não podem bloqueá-las por grupo.

Passos para Configurar Acesso em Níveis com a Propriedade Status

Passo 1: Criar a Propriedade Status e Definir Opções

1. Abra seu banco de dados
   Vá para a página do Notion que contém seu banco de dados. Clique no botão + no cabeçalho da última coluna para adicionar uma nova propriedade.
2. Selecione o tipo de propriedade Status
   No menu de tipo de propriedade, escolha Status. O Notion criará uma propriedade com opções padrão: Não iniciado, Em andamento e Concluído.
3. Renomeie as opções para corresponder aos seus níveis
   Clique no nome de cada opção para renomeá-la. Para um sistema de três níveis, renomeie para Rascunho, Em Revisão e Aprovado. Adicione ou remova opções conforme necessário clicando em Adicionar opção ou no ícone de lixeira ao lado de uma opção.
4. Defina um valor padrão (opcional)
   Clique no ícone de configurações da propriedade (três pontos) ao lado do nome da propriedade Status. Em Valor padrão, escolha Rascunho para que novas linhas pertençam automaticamente ao nível mais baixo.

Passo 2: Criar uma Visualização do Banco de Dados para Cada Nível

1. Adicione uma nova visualização
   Clique no sinal de + ao lado da última guia de visualização no topo do seu banco de dados. Escolha um tipo de visualização, como Tabela ou Quadro. Nomeie a visualização de acordo com o nível, por exemplo Visualização Rascunho.
2. Aplique um filtro à visualização
   Clique no botão Filtrar acima do banco de dados. Adicione um filtro: Status é Rascunho. Esta visualização agora mostrará apenas as linhas com Status definido como Rascunho.
3. Repita para cada nível
   Crie uma segunda visualização chamada Visualização Em Revisão com filtro Status é Em Revisão. Crie uma terceira visualização chamada Visualização Aprovado com filtro Status é Aprovado.
4. Crie uma visualização para gerentes (opcional)
   Crie uma visualização chamada Todos os Registros sem filtro. Gerentes com acesso total usarão esta visualização para ver todas as linhas. Bloqueie esta visualização apenas para grupos que não sejam gerentes.

Passo 3: Atribuir Usuários a Grupos (Notion Plus e superior)

1. Abra as configurações do espaço de trabalho
   Clique em Configurações e Membros na barra lateral esquerda e selecione Grupos.
2. Crie um grupo por função
   Clique em Criar um grupo. Nomeie como Colaboradores. Adicione membros que devem ver apenas registros em Rascunho. Crie outro grupo chamado Revisores para usuários que devem ver registros em Em Revisão. Crie um grupo Gerentes para usuários que precisam ver todos os registros.

Se seu espaço de trabalho estiver no plano Free, pule esta etapa. Você compartilhará visualizações manualmente depois, mas não poderá bloqueá-las por grupo.

Passo 4: Bloquear Cada Visualização para o Grupo Correto

1. Abra as permissões da visualização
   Clique no nome da visualização (por exemplo, Visualização Rascunho). Clique em … (os três pontos) ao lado do nome da visualização e selecione Permissões da visualização.
2. Defina o nível de acesso padrão
   Em Acesso padrão, escolha Pode ver. Isso impede que qualquer usuário que não esteja no grupo permitido edite o filtro ou layout da visualização.
3. Adicione o grupo permitido
   Clique em Adicionar pessoas ou grupos. Digite o nome do grupo, por exemplo Colaboradores. Defina a permissão deles como Pode editar se eles puderem editar linhas nesta visualização, ou Pode ver se devem apenas ler.
4. Repita para cada nível
   Para a Visualização Em Revisão, adicione o grupo Revisores com permissão “Pode editar”. Para a Visualização Aprovado, adicione Todos os membros do espaço de trabalho ou grupos específicos. Para a visualização Todos os Registros, adicione apenas o grupo Gerentes.

Passo 5: Compartilhar a Página do Banco de Dados com Todos os Usuários

1. Compartilhe a página pai
   Clique em Compartilhar no canto superior direito da página que contém o banco de dados. Adicione cada usuário ou grupo e defina a permissão como Pode editar. Todos os usuários devem ter pelo menos acesso “Pode editar” à página para interagir com as visualizações.
2. Instrua os usuários a usar sua visualização designada
   Diga a cada usuário para abrir o banco de dados e clicar na guia de visualização que corresponde à sua função. Como as outras visualizações estão bloqueadas, eles não podem alternar para uma visualização que mostre linhas restritas.

Problemas Comuns ao Construir Acesso em Níveis

Usuário Pode Ver Todas as Linhas Alterando o Filtro

Se um usuário tem acesso “Pode editar” à visualização, ele pode modificar o filtro e ver todas as linhas. Para evitar isso, defina a permissão da visualização como Pode ver para todos os grupos, exceto aquele que precisa editar. Usuários com “Pode ver” não podem alterar o filtro ou layout.

Usuário Adiciona uma Linha que Aparece no Nível Errado

Quando um usuário adiciona uma nova linha a partir de uma visualização filtrada, a propriedade Status assume o valor do filtro da visualização apenas se você definir um valor padrão. Se você não definiu um padrão, a nova linha pode ficar sem Status e ficará oculta em todas as visualizações filtradas. Para corrigir isso, defina o valor padrão da propriedade Status como Rascunho para que novas linhas apareçam sempre na visualização Rascunho.

Usuários do Plano Free Não Podem Bloquear Visualizações por Grupo

No plano Free, as permissões de visualização não podem ser atribuídas a grupos. Você ainda pode criar visualizações filtradas e compartilhá-las com indivíduos definindo a permissão como “Pode ver”, mas precisa adicionar cada pessoa uma por uma. Considere atualizar para o Plus se precisar de bloqueio baseado em grupos.

Recursos do Plano Notion para Acesso em Níveis: Free vs Plus vs Business

Recurso	Free	Plus	Business
Grupos para permissões de visualização	Não disponível	Disponível	Disponível
Visualizações bloqueadas (apenas “Pode ver”)	Por usuário individual	Por grupo	Por grupo
Propriedade Status	Disponível	Disponível	Disponível
Filtros de visualização do banco de dados	Disponível	Disponível	Disponível
Máximo de permissões de visualização	Ilimitado por usuário	Ilimitado por grupo	Ilimitado por grupo

No plano Free, você ainda pode construir o banco de dados e criar visualizações filtradas, mas precisa definir a permissão de cada usuário individualmente. Os planos Plus e Business permitem gerenciar permissões por meio de grupos, economizando tempo ao adicionar ou remover membros da equipe.

O Business adiciona controles de segurança avançados, como SAML SSO e fluxos de aprovação de convidados, mas isso não afeta diretamente a configuração de acesso em níveis descrita neste artigo.

Agora você pode construir um banco de dados do Notion onde cada usuário vê apenas os registros que correspondem à sua função usando a propriedade Status. Comece criando as opções de Status, depois construa uma visualização filtrada para cada nível e bloqueie cada visualização para o grupo correto. Para uma configuração mais avançada, tente usar uma propriedade Fórmula para atribuir automaticamente o Status com base no criador da linha e combine com uma propriedade de resumo para impor regras de acesso mais rígidas.