Configuração de Pesquisa do Microsoft Search no Outlook: Como Habilitar em Várias Caixas de Correio

Ao pesquisar no Outlook, os resultados podem mostrar apenas itens da sua caixa de correio principal. Isso acontece porque a configuração de locatário do Microsoft Search para pesquisa entre caixas de correio não está habilitada. O recurso permite que o Outlook pesquise em caixas de correio compartilhadas, caixas de correio de grupo e pastas públicas, além da sua própria caixa de correio. Este artigo explica como habilitar a configuração de locatário do Microsoft Search e configurá-la para sua organização.

Sem essa configuração, os usuários não conseguem encontrar e-mails armazenados em caixas de correio compartilhadas às quais têm permissão de acesso. A configuração é gerenciada no centro de administração do Microsoft 365 e requer uma conta de administrador global ou administrador do Exchange. Após habilitá-la, o Outlook para Windows, o Outlook na web e o Outlook para Mac retornarão resultados de várias caixas de correio.

Este guia aborda as etapas exatas para habilitar a configuração, o que cada opção faz e o que fazer se a pesquisa entre caixas de correio ainda não funcionar após a configuração.

Visão Geral da Configuração de Locatário do Microsoft Search para Pesquisa Entre Caixas de Correio

A configuração de locatário do Microsoft Search controla se o Outlook pode pesquisar em várias caixas de correio às quais um usuário tem permissão de acesso. Por padrão, essa configuração está desabilitada para a maioria das organizações. Quando desabilitada, o Outlook pesquisa apenas a caixa de correio principal do usuário e ignora caixas de correio compartilhadas, caixas de correio de grupo e pastas públicas.

O recurso depende do serviço Microsoft Search, que indexa todo o conteúdo da caixa de correio na nuvem. Quando a pesquisa entre caixas de correio está habilitada, a consulta de pesquisa é enviada ao serviço Microsoft Search, que retorna resultados de todas as caixas de correio que o usuário tem permissão para visualizar. Isso se aplica ao Outlook para Windows (versão 2002 ou posterior), Outlook na web e Outlook para Mac.

Não há pré-requisitos para o usuário final além de ter as permissões corretas na caixa de correio de destino. O administrador que habilita a configuração deve ter a função de administrador global ou administrador do Exchange. A alteração entra em vigor em até 15 minutos para a maioria dos locatários.

Etapas para Habilitar a Configuração de Locatário do Microsoft Search

Siga estas etapas para habilitar a pesquisa entre caixas de correio para todos os usuários da sua organização.

1. Entre no centro de administração do Microsoft 365
   Acesse admin.microsoft.com e faça login com uma conta que tenha privilégios de administrador global ou administrador do Exchange. No painel de navegação esquerdo, clique em Mostrar tudo para expandir o menu completo.
2. Abra Pesquisa e inteligência
   Na seção Centros de administração, clique em Pesquisa e inteligência. Isso abre o painel de gerenciamento do Microsoft Search.
3. Navegue até Configurações de Pesquisa e inteligência
   No painel esquerdo da página Pesquisa e inteligência, clique em Configurações de Pesquisa e inteligência. Esta é a página de configurações de nível superior para todos os recursos de pesquisa.
4. Clique em Conteúdo e pessoas
   Na página Configurações de Pesquisa e inteligência, role para baixo até a seção Conteúdo e pessoas e clique nela. Esta seção contém configurações para pesquisa de caixa de correio.
5. Habilite a pesquisa entre caixas de correio
   Em Pesquisa de caixa de correio, localize a alternância rotulada Permitir pesquisa em várias caixas de correio. Clique na alternância para ativá-la. A alternância mudará de cinza para azul.
6. Salve a configuração
   Clique em Salvar na parte inferior da página. Uma mensagem de confirmação aparecerá indicando que a configuração foi aplicada.
7. Verifique se a configuração está ativa
   Abra a mesma página novamente após cinco minutos. A alternância deve permanecer na posição Ligado. Se tiver voltado para Desligado, repita as etapas e certifique-se de clicar em Salvar.

Após habilitar a configuração, os usuários devem fechar e reabrir o Outlook para aplicar a alteração. A pesquisa entre caixas de correio funcionará no Outlook para Windows, Outlook na web e Outlook para Mac. Nenhuma configuração adicional é necessária no lado do cliente.

Se o Outlook Ainda Não Pesquisar em Várias Caixas de Correio Após Habilitar a Configuração

O usuário não tem permissão para a caixa de correio compartilhada

A configuração do Microsoft Search apenas habilita o recurso. Os usuários ainda precisam de permissões explícitas em cada caixa de correio compartilhada. Para conceder permissões, vá para o Centro de administração do Exchange em admin.exchange.microsoft.com. Navegue até Destinatários > Caixas de correio, selecione a caixa de correio compartilhada e clique em Delegação de caixa de correio. Em Ler e gerenciar, adicione o usuário e clique em Salvar. O usuário deve ter pelo menos a permissão de Acesso Total para ver resultados dessa caixa de correio.

A versão do cliente Outlook é muito antiga

A pesquisa entre caixas de correio requer o Outlook para Windows versão 2002 (build 12527.20000) ou posterior. Para verificar a versão, abra o Outlook, clique em Arquivo > Conta da Office > Sobre o Outlook. Se a versão for mais antiga, atualize o Outlook através do canal de atualização do Microsoft 365 Apps: Arquivo > Conta da Office > Opções de atualização > Atualizar agora.

A pesquisa ainda retorna apenas a caixa de correio principal

Se a configuração estiver habilitada e as permissões estiverem corretas, o índice de pesquisa pode precisar ser reconstruído. No Outlook para Windows, vá para Arquivo > Opções > Pesquisa > Opções de indexação > Avançado > Reconstruir. Isso força uma reindexação completa de todas as caixas de correio. O processo de reconstrução pode levar várias horas para caixas de correio grandes.

A configuração foi aplicada, mas revertida

Algumas organizações usam políticas de grupo ou perfis de configuração que substituem a configuração do centro de administração do Microsoft 365. Verifique se alguma política do Microsoft Search está implantada via Intune ou Política de Grupo. Se uma política estiver definida como Desabilitada, ela substituirá a configuração do locatário. Remova ou defina a política como Não configurada.

Pesquisa Entre Caixas de Correio vs Pesquisa Padrão: Principais Diferenças

Item	Pesquisa Entre Caixas de Correio (Habilitada)	Pesquisa Padrão (Desabilitada)
Escopo da pesquisa	Caixa de correio principal + caixas de correio compartilhadas + caixas de correio de grupo + pastas públicas	Apenas caixa de correio principal
Requisito de permissão	Usuário deve ter permissão de Acesso Total ou Enviar Como em cada caixa de correio de destino	Nenhuma permissão adicional necessária
Impacto no desempenho	Resultados ligeiramente mais lentos porque a consulta abrange vários índices	Resultados rápidos de um único índice
Clientes compatíveis	Outlook para Windows (2002+), Outlook na web, Outlook para Mac	Todos os clientes Outlook
Configuração do administrador	Requer alteração no centro de administração do Microsoft 365	Nenhuma configuração necessária

Habilitar a configuração de locatário do Microsoft Search para pesquisa entre caixas de correio dá aos usuários acesso a todos os e-mails da organização sem sair da caixa de correio principal. Verifique as permissões nas caixas de correio compartilhadas após habilitar a configuração e atualize os clientes Outlook para a versão 2002 ou posterior para compatibilidade total. Para cenários avançados, considere usar o cmdlet Search-Mailbox do PowerShell para auditar quais caixas de correio um usuário pode pesquisar.