Você quer que suas assinaturas de e-mail do Outlook apareçam iguais no PC do trabalho, no laptop de casa e em qualquer outro dispositivo Windows que usar. Por padrão, o Outlook armazena assinaturas localmente em cada computador, então uma assinatura criada em uma máquina não aparece em outra. A Microsoft oferece um recurso de assinaturas roaming que sincroniza suas assinaturas por meio do Exchange Online ou do armazenamento em nuvem do Microsoft 365. Este artigo explica como ativar essa sincronização e o que verificar para que funcione.
Principais conclusões: Ativar assinaturas roaming no Outlook para Microsoft 365
- Apenas Outlook para Microsoft 365: Assinaturas roaming exigem uma assinatura Microsoft 365 Business ou Enterprise com caixas de correio do Exchange Online.
- Arquivo > Opções > Correio > Assinaturas > Assinatura Roaming: A opção no Outlook desktop que ativa o armazenamento de assinaturas na nuvem.
- Pasta de assinaturas na caixa de correio na nuvem: O mecanismo subjacente salva as assinaturas como itens ocultos em sua caixa de correio do Exchange Online, não no disco local.
O que as assinaturas roaming fazem e o que você precisa
As assinaturas roaming armazenam suas assinaturas de e-mail do Outlook em sua caixa de correio do Exchange Online em vez de no disco rígido local. Quando você ativa esse recurso, o Outlook envia seus modelos de assinatura para uma pasta oculta em sua caixa de correio na nuvem. Toda vez que você abre o Outlook em um dispositivo Windows diferente conectado com a mesma conta do Microsoft 365, o cliente baixa as assinaturas da nuvem. Isso significa que qualquer alteração feita em uma assinatura em um computador aparece em todos os outros dispositivos em minutos.
O recurso funciona apenas com o Outlook para Microsoft 365 (versão 2002 ou posterior) conectado a uma caixa de correio do Exchange Online. Não funciona com Exchange Server local, Outlook para Mac, Outlook para iOS ou Android, ou Outlook 2021 ou 2019 avulso sem uma assinatura do Microsoft 365. Seu dispositivo Windows deve estar executando o Windows 10 versão 1903 ou posterior ou qualquer versão do Windows 11.
A sincronização usa a mesma infraestrutura do Exchange Web Services que sincroniza outros dados da caixa de correio. Nenhuma ferramenta de terceiros ou licenças adicionais são necessárias além de sua assinatura do Microsoft 365. O recurso está ativado por padrão em versões mais recentes do Outlook para Microsoft 365, mas você pode precisar verificar a configuração se tiver uma versão antiga ou política de grupo personalizada.
Passos para ativar a sincronização de assinaturas roaming no Outlook
Siga estas etapas para ativar as assinaturas roaming. Você deve executar essas etapas em cada dispositivo Windows onde deseja que as assinaturas sejam sincronizadas. Após ativar, crie ou edite uma assinatura em um dispositivo e ela aparecerá nos outros dispositivos em alguns minutos.
- Abra o Outlook e vá para Arquivo > Opções
Inicie o Outlook no seu dispositivo Windows. Clique na guia Arquivo no canto superior esquerdo e depois clique em Opções na parte inferior do painel esquerdo. Isso abre a caixa de diálogo Opções do Outlook. - Selecione Correio e clique em Assinaturas
No painel esquerdo de Opções do Outlook, clique em Correio. Na seção Escrever mensagens, clique no botão Assinaturas. Isso abre a caixa de diálogo Assinaturas e Papel Timbrado. - Ative a opção de assinatura roaming
Na parte superior da caixa de diálogo Assinaturas e Papel Timbrado, procure a opção chamada Assinatura Roaming ou Armazenar minhas assinaturas na nuvem. O texto exato pode variar conforme a versão do Outlook. Marque a caixa ou alterne o botão para Ativado. Se você não vir essa opção, sua versão do Outlook pode não suportar assinaturas roaming. Atualize o Outlook para Microsoft 365 para a versão mais recente. - Clique em OK para salvar e fechar todas as caixas de diálogo
Clique em OK na caixa de diálogo Assinaturas e Papel Timbrado e depois em OK na caixa de diálogo Opções do Outlook. Agora o Outlook salva assinaturas novas e editadas em sua caixa de correio do Exchange Online. - Crie ou edite uma assinatura em um dispositivo
No dispositivo onde você acabou de ativar o roaming, crie uma nova assinatura ou edite uma existente usando o mesmo botão Assinaturas em Arquivo > Opções > Correio. Clique em OK para salvar. A assinatura é enviada para a nuvem automaticamente. - Verifique a sincronização em outro dispositivo Windows
Em um segundo dispositivo Windows conectado à mesma conta do Microsoft 365, abra o Outlook e vá para Arquivo > Opções > Correio > Assinaturas. A assinatura que você criou no primeiro dispositivo deve aparecer na lista. Se não aparecer imediatamente, aguarde 5 minutos e reinicie o Outlook.
Se as assinaturas roaming não estiverem sincronizando
A opção de assinatura roaming está ausente das Opções do Outlook
Se você não vir a opção Assinatura Roaming ou Armazenar minhas assinaturas na nuvem na caixa de diálogo Assinaturas e Papel Timbrado, sua versão do Outlook provavelmente é anterior à versão 2002, ou você está usando uma versão sem assinatura, como Outlook 2021 ou 2019. Atualize o Outlook para Microsoft 365 para a versão mais recente indo em Arquivo > Conta da Office > Opções de Atualização > Atualizar Agora. Se você estiver usando uma licença perpétua, as assinaturas roaming não estão disponíveis.
Assinaturas não aparecem no segundo dispositivo após ativar
Aguarde pelo menos 5 minutos após salvar uma assinatura no primeiro dispositivo. O Outlook sincroniza assinaturas de forma assíncrona e o atraso é normal. Feche e reinicie o Outlook no segundo dispositivo. Se a assinatura ainda não aparecer, verifique se ambos os dispositivos estão conectados à mesma conta do Microsoft 365 e se a conta tem uma caixa de correio do Exchange Online. Você pode verificar o tipo de caixa de correio indo em Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta e observando a coluna Tipo para seu endereço de e-mail — deve dizer Exchange.
Alterações nas assinaturas são perdidas após reiniciar o Outlook
Isso geralmente significa que o recurso de assinatura roaming foi desativado após você salvar a assinatura, ou a sincronização falhou devido a problemas de rede. Reabra a caixa de diálogo Assinaturas e confirme se a opção roaming ainda está ativada. Se estiver desativada, ative-a novamente e salve sua assinatura novamente. Verifique sua conexão com a internet e certifique-se de que o Outlook pode se conectar ao Exchange Online. Se o problema persistir, execute a ferramenta Microsoft Support and Recovery Assistant (SaRA) e selecione Outlook para Windows > Tenho um problema com assinaturas.
Assinaturas roaming funcionam em um dispositivo, mas não em outro
Cada dispositivo Windows deve ter o recurso de assinatura roaming ativado individualmente. A opção é por cliente, não por caixa de correio. Vá para o dispositivo que não está sincronizando e siga as etapas na seção anterior para ativar a opção. Confirme também que a versão do Outlook nesse dispositivo é a versão 2002 ou posterior e que está conectada à mesma conta do Microsoft 365.
Modo Cache do Exchange vs Modo Online: Impacto na Sincronização de Assinaturas
| Item | Modo Cache do Exchange | Modo Online |
|---|---|---|
| Armazenamento padrão de assinaturas | Arquivo OST local mais caixa de correio na nuvem | Diretamente na caixa de correio do Exchange Online |
| Comportamento da sincronização de assinaturas roaming | Assinaturas sincronizam via caixa de correio na nuvem; OST local as armazena em cache após o download | Assinaturas sincronizam diretamente; sem atraso de cache local |
| Necessário para assinaturas roaming | Funciona com Modo Cache do Exchange ativado ou desativado | Funciona com Modo Online; nenhuma etapa adicional necessária |
| Impacto no desempenho | Nenhum impacto perceptível na velocidade de sincronização de assinaturas | Igual ao Modo Cache do Exchange para assinaturas |
As assinaturas roaming funcionam independentemente de você usar o Modo Cache do Exchange ou o Modo Online. As assinaturas são armazenadas na caixa de correio na nuvem e baixadas pelo Outlook em cada dispositivo. Se você alternar entre os modos, as assinaturas continuam sincronizando sem necessidade de reconfiguração. O único requisito é que a opção de assinatura roaming esteja ativada em cada dispositivo.
Após ativar as assinaturas roaming, você pode criar várias assinaturas e atribuí-las a diferentes contas de e-mail ou comportamentos de resposta usando a mesma caixa de diálogo Assinaturas. A sincronização cobre todas as assinaturas que você criar, incluindo aquelas com imagens, tabelas e texto formatado. As imagens devem estar hospedadas em um servidor web ou incorporadas como anexos inline; a sincronização não converte caminhos de arquivo locais em caminhos na nuvem.
Para testar a sincronização rapidamente, crie uma nova assinatura em seu dispositivo principal com uma frase única, como Teste Sincronização. Salve-a, depois abra o Outlook em outro dispositivo e verifique a lista de assinaturas. Se aparecer, o recurso está funcionando. Se você desativar a opção roaming posteriormente, as assinaturas permanecem na caixa de correio na nuvem, mas não são mais sincronizadas para esse dispositivo específico. Você pode reativar a opção para retomar a sincronização sem perder as assinaturas existentes.