Você precisa adicionar um aviso legal ou de confidencialidade a todos os e-mails enviados pela sua organização. Digitar manualmente um aviso em cada mensagem é propenso a erros e perde tempo. Uma regra de transporte no Exchange Online ou Exchange Server anexa automaticamente o aviso a todas as mensagens de saída antes que elas deixem seu sistema de e-mail. Este artigo explica como criar essa regra de transporte passo a passo, mesmo que você nunca tenha usado o centro de administração do Exchange antes.
Principais Conclusões: Como Adicionar um Aviso Legal com uma Regra de Transporte
- Centro de administração do Exchange > Fluxo de e-mails > Regras > Adicionar regra > Aplicar avisos legais: Cria uma regra de transporte que anexa seu texto de aviso a todos os e-mails de saída.
- Condição da regra “O destinatário está localizado fora da organização”: Aplica o aviso apenas a mensagens externas, mantendo as respostas internas limpas.
- Aviso em HTML com quebras de linha e texto em negrito: Use tags
<br>e<b>para formatar o aviso exatamente como sua equipe jurídica exige.
Como uma Regra de Transporte Aplica um Aviso Legal
Uma regra de transporte é uma regra do lado do servidor que atua nas mensagens durante a entrega. Diferente de uma regra do cliente Outlook, uma regra de transporte é executada no Exchange Online ou Exchange Server antes que a caixa de correio do destinatário receba a mensagem. Isso significa que o aviso é adicionado mesmo que o remetente use um dispositivo móvel, Outlook para Mac ou um cliente de e-mail de terceiros.
A regra usa a ação Aplicar um aviso legal. Você fornece o texto do aviso em formato de texto simples ou HTML. O Exchange insere o aviso no final do corpo do e-mail. Se o e-mail já contiver uma assinatura ou outro rodapé, o aviso é anexado após esse conteúdo.
Para configurar a regra, você precisa de pelo menos a função de administrador do Exchange no Microsoft 365 ou Exchange Server. Você não precisa instalar nenhum software em computadores individuais.
Passos para Criar a Regra de Transporte de Aviso Legal no Exchange Online
Os passos a seguir se aplicam ao Exchange Online no Microsoft 365. Se você usa Exchange Server 2016, 2019 ou Subscription Edition, os passos são quase idênticos. Os rótulos do menu de navegação podem diferir ligeiramente.
- Abra o centro de administração do Exchange
Acesse https://admin.exchange.microsoft.com e faça login com uma conta que tenha permissões de administrador do Exchange. No painel de navegação esquerdo, selecione Fluxo de e-mails e depois selecione Regras. - Crie uma nova regra
Selecione Adicionar uma regra e depois selecione Criar uma nova regra. Uma caixa de diálogo é aberta onde você define as propriedades da regra. - Nomeie a regra
No campo Nome, digite um nome descritivo como “Aviso Externo – Nota de Confidencialidade”. Esse nome aparece na lista de regras e nos logs de auditoria. - Defina a condição para destinatários externos
Na seção Aplicar esta regra se, selecione O destinatário está localizado e depois selecione Fora da organização. Isso garante que o aviso seja adicionado apenas quando o domínio do destinatário não estiver no seu locatário. - Adicione a ação de aviso legal
Na seção Fazer o seguinte, selecione Aplicar um aviso legal. Uma caixa de texto aparece onde você cola o texto do seu aviso. - Cole o texto do aviso em formato HTML
Use tags HTML para formatação. Por exemplo:<p>Este e-mail e quaisquer anexos são confidenciais e destinados exclusivamente ao destinatário nomeado. Se você não for o destinatário pretendido, notifique o remetente imediatamente.</p><br><p>© 2025 Contoso Ltda. Todos os direitos reservados.</p>
Substitua o texto pela redação aprovada da sua organização. - Escolha a ação de fallback
Selecione Selecionar um em Opção de fallback. Escolha Encapsular se quiser encapsular a mensagem original em um novo envelope de mensagem com o aviso. Escolha Ignorar se quiser pular mensagens que não podem ter o aviso aplicado. Para a maioria das organizações, Encapsular é a escolha mais segura. - Defina o modo da regra
Em Modo, selecione Impor para ativar a regra imediatamente. Se quiser testar a regra primeiro, selecione Testar com Dicas de Política ou Testar sem Dicas de Política. - Revise e salve a regra
Selecione Avançar para revisar o resumo da regra. Verifique a condição, ação e fallback. Selecione Concluir para salvar a regra. A regra aparece na lista de Regras com status Habilitado.
Passos para Exchange Server (On-Premises)
- Abra o centro de administração do Exchange no seu servidor
Abra um navegador web e navegue até a URL do EAC, normalmentehttps://<nome-do-servidor>/ecp. Faça login com uma conta de administrador da organização do Exchange. - Navegue até Fluxo de e-mails > Regras
No painel esquerdo, selecione Fluxo de e-mails e depois selecione Regras. - Crie uma nova regra
Selecione o ícone de mais (+) e escolha Criar uma nova regra. - Nomeie a regra e defina as condições
Siga os mesmos passos 3 a 9 listados acima para Exchange Online. As opções da caixa de diálogo são idênticas.
Quando o Aviso Legal Não Aparece
Mesmo após configurar a regra de transporte corretamente, certos cenários podem impedir que o aviso apareça. As seções a seguir explicam as causas mais comuns e como resolvê-las.
O aviso está ausente em mensagens enviadas para destinatários externos
Verifique a condição da regra. Se você selecionou O destinatário está localizado dentro da organização por engano, a regra nunca é acionada para usuários externos. Edite a regra e altere a condição para Fora da organização. Confirme também que o status da regra é Habilitado e não Desabilitado.
O texto do aviso está cortado ou ilegível
O Exchange limita o tamanho do aviso a 5.000 caracteres, incluindo tags HTML. Se o seu aviso exceder esse limite, o Exchange o truncará. Encurte o texto ou use uma versão em texto simples. Evite também tags HTML não suportadas, como <script> ou <style>; o Exchange remove essas tags.
O aviso aparece duas vezes ou é anexado a respostas
Por padrão, a regra de transporte adiciona o aviso a todas as mensagens que atendem à condição, incluindo respostas e encaminhamentos. Se você quiser que o aviso apareça apenas na primeira mensagem de uma conversa, adicione uma exceção à regra. No editor de regras, em Exceto se, selecione A mensagem é uma resposta ou encaminhamento. Isso impede que o Exchange anexe o aviso a conversas existentes.
Usuários relatam que o aviso não é aplicado quando enviam de um dispositivo móvel
As regras de transporte funcionam no servidor, portanto, o tipo de dispositivo do remetente não importa. Se mensagens móveis não tiverem o aviso, verifique se as mensagens estão realmente passando pelo Exchange Online. Dispositivos que usam envio direto SMTP bypassam o Exchange completamente. Garanta que todos os usuários enviem e-mail através do servidor Exchange ou Exchange Online.
Aviso Legal por Regra de Transporte vs. Assinatura do Cliente Outlook
| Item | Aviso Legal por Regra de Transporte | Assinatura do Cliente Outlook |
|---|---|---|
| Onde é executado | Servidor Exchange ou Exchange Online | Cliente Outlook no computador do usuário |
| Aplica-se a todos os remetentes | Sim, imposto pela condição da regra | Não, cada usuário deve configurar sua própria assinatura |
| Funciona em dispositivos móveis | Sim, processamento no servidor | Não, clientes móveis não executam assinaturas do Outlook |
| Opções de formatação | HTML básico (sem imagens, sem CSS) | HTML completo, imagens, formatação rica |
| Modificação pelo usuário | Não pode ser alterado pelo remetente | Usuário pode editar ou excluir a assinatura |
| Melhor usado para | Avisos legais, notificações de conformidade, declarações de confidencialidade | Marca pessoal, informações de contato, banners promocionais |
Após criar a regra de transporte, todo e-mail de saída incluirá o aviso. Teste a regra enviando uma mensagem da sua organização para um endereço de e-mail externo, como uma conta pessoal do Gmail. Verifique se o aviso aparece exatamente como você o formatou. Se precisar atualizar o texto do aviso posteriormente, edite a regra no centro de administração do Exchange e altere o HTML na caixa de ação do aviso. A alteração se aplica a todas as mensagens futuras imediatamente.
Para cenários avançados, você pode adicionar várias condições à regra. Por exemplo, você pode aplicar um aviso a e-mails enviados a clientes e um aviso diferente a e-mails enviados a parceiros. Crie regras separadas para cada conjunto de condições. Lembre-se da ordem das regras: o Exchange processa as regras de cima para baixo. Se duas regras entrarem em conflito, a primeira regra na lista terá precedência.
Se você usa Exchange Online, também pode usar a seção Avisos legais em Fluxo de e-mails no portal do Microsoft 365 Defender. Esta seção fornece um assistente dedicado de criação de avisos que gera a regra de transporte para você. O assistente usa o mesmo mecanismo de regra de transporte subjacente, portanto, o resultado é idêntico.