Se você gerencia o calendário de outra pessoa no Outlook Clássico e precisa entender como o acesso de delegado muda quando você ou o gerente migra para o novo Outlook para Windows, este artigo explica o comportamento. A Microsoft está substituindo gradualmente o Outlook Clássico pelo novo Outlook, e as permissões de delegado funcionam de forma diferente entre as duas versões. Este artigo aborda como o acesso de delegado ao calendário funciona quando um usuário está no novo Outlook e o outro permanece no Outlook Clássico, quais permissões são mantidas e o que deixa de funcionar.
Principais Conclusões: Acesso de Delegado ao Calendário em Ambientes Mistos de Outlook
- Arquivo > Configurações de Conta > Acesso de Delegado: No Outlook Clássico, as permissões de delegado são definidas por caixa de correio. O novo Outlook usa um modelo de permissão diferente baseado em configurações de grupo do Microsoft 365.
- Permissões de Calendário vs Permissões de Delegado: O Outlook Clássico distingue entre acesso de delegado (enviar em nome de, solicitações de reunião) e permissões de pasta. O novo Outlook mescla esses em um único modelo de compartilhamento de calendário.
- Comportamento em Ambiente Misto: Quando um gerente usa o Outlook Clássico e um delegado usa o novo Outlook, o delegado pode ver o calendário do gerente, mas não pode enviar solicitações de reunião em nome do gerente.
Diferenças no Modelo de Acesso de Delegado entre Outlook Clássico e Novo Outlook
O acesso de delegado no Outlook Clássico é um recurso que permite que um usuário gerencie a caixa de correio de outro, incluindo enviar e-mails em nome do gerente, responder a solicitações de reunião e editar o calendário do gerente. O Outlook Clássico armazena as permissões de delegado na caixa de correio do gerente usando Exchange Web Services. O gerente atribui níveis de permissão específicos: Revisor, Autor ou Editor para o calendário, além de opções adicionais para enviar em nome de.
O novo Outlook para Windows não usa o sistema tradicional de acesso de delegado. Em vez disso, ele depende de compartilhamento baseado em grupos do Microsoft 365 e permissões de calendário. Quando um usuário muda para o novo Outlook, as permissões clássicas de delegado ainda estão presentes no servidor, mas o novo Outlook não expõe a mesma interface de gerenciamento de delegados. O modelo de compartilhamento de calendário do novo Outlook permite que o gerente compartilhe seu calendário com usuários específicos e atribua níveis de permissão: Pode ver quando estou ocupado, Pode ver títulos e locais ou Pode ver todos os detalhes. No entanto, o novo Outlook não oferece suporte à capacidade de um delegado enviar solicitações de reunião em nome do gerente ou responder automaticamente a solicitações de reunião.
O que Acontece com as Permissões de Delegado Existentes
Se um gerente configurou o acesso de delegado no Outlook Clássico e depois mudou para o novo Outlook, as permissões de delegado existentes permanecem ativas no servidor. O delegado que usa o Outlook Clássico ainda pode acessar o calendário do gerente com as mesmas permissões. No entanto, o gerente não pode mais modificar as permissões de delegado pelo novo Outlook. Para alterar as permissões de delegado, o gerente deve voltar ao Outlook Clássico ou usar o Outlook na web, que ainda oferece suporte à interface clássica de gerenciamento de delegados.
Acesso de Delegado Quando um Usuário Está no Novo Outlook
O cenário mais comum é um gerente usando o Outlook Clássico e um delegado usando o novo Outlook. Nesse caso, o delegado pode visualizar o calendário do gerente se o gerente o tiver compartilhado com o delegado usando permissões de calendário. No entanto, o delegado não pode realizar ações específicas de delegado, como criar solicitações de reunião em nome do gerente ou responder a solicitações de reunião. O delegado também não pode enviar e-mails em nome do gerente. A experiência de delegado no novo Outlook se limita a visualizar detalhes do calendário.
Como Configurar o Acesso de Delegado ao Calendário para Usuários Mistos
Para permitir que um delegado usando o novo Outlook visualize o calendário de um gerente, o gerente deve compartilhar o calendário usando o método de compartilhamento do novo Outlook ou do Outlook na web. A configuração clássica de acesso de delegado não concede automaticamente visibilidade do calendário no novo Outlook. Siga estas etapas para compartilhar um calendário da conta do gerente.
- Abrir Permissões de Calendário no Outlook Clássico
No Outlook Clássico, vá em Arquivo > Configurações de Conta > Acesso de Delegado. Clique em Adicionar para selecionar o delegado e atribuir o nível de permissão. Mesmo que o delegado esteja no novo Outlook, esta etapa garante que as permissões do lado do servidor sejam definidas. - Compartilhar o Calendário pelo Novo Outlook ou Outlook na Web
Abra o calendário do gerente no Outlook na web. Clique com o botão direito no calendário e selecione Compartilhamento e permissões. Adicione o endereço de e-mail do delegado e escolha Pode ver todos os detalhes. Esta etapa é necessária para que o delegado veja o calendário no novo Outlook. - Delegado Abre o Calendário Compartilhado no Novo Outlook
No novo Outlook, o delegado vai em Calendário, clica com o botão direito em Outros calendários e seleciona Adicionar calendário > Do diretório. O delegado pesquisa pelo nome do gerente e adiciona o calendário. O calendário aparece com as permissões definidas pelo gerente. - Testar Capacidades de Solicitação de Reunião
O delegado tenta criar uma nova reunião no calendário do gerente. Se o delegado estiver usando o novo Outlook, a solicitação de reunião será enviada da própria caixa de correio do delegado, não em nome do gerente. O delegado não pode enviar em nome do gerente no novo Outlook.
Limitações e Soluções Alternativas para Ações de Delegado no Novo Outlook
O novo Outlook não oferece suporte às seguintes ações de delegado disponíveis no Outlook Clássico. Entender essas limitações ajuda os gerentes a decidir se devem manter o Outlook Clássico ou migrar para o novo Outlook.
Delegado Não Pode Enviar Solicitações de Reunião em Nome do Gerente
No Outlook Clássico, um delegado com permissões de Editor pode criar reuniões no calendário do gerente e enviá-las em nome do gerente. O destinatário vê o gerente como organizador. No novo Outlook, o delegado cria a reunião a partir do seu próprio calendário e precisa convidar manualmente o gerente. O gerente então aparece como participante, não como organizador. Solução alternativa: O delegado cria a reunião no Outlook Clássico ou no Outlook na web, que ainda oferecem suporte ao envio em nome de.
Delegado Não Pode Responder Automaticamente a Solicitações de Reunião
O Outlook Clássico permite que os delegados respondam a solicitações de reunião em nome do gerente, e o delegado pode optar por enviar uma resposta automaticamente. O novo Outlook não oferece essa opção. O delegado deve encaminhar a solicitação de reunião ao gerente, que responde manualmente. Solução alternativa: O gerente pode configurar uma regra no Outlook na web para encaminhar solicitações de reunião ao delegado, mas o delegado ainda não pode responder em nome do gerente.
Delegado Não Pode Enviar E-mails em Nome do Gerente
Os delegados do Outlook Clássico com permissão Enviar em Nome de podem compor e-mails da caixa de correio do gerente. O novo Outlook não oferece suporte a esse recurso. O delegado deve usar o Outlook na web ou o Outlook Clássico para enviar em nome de. Solução alternativa: O gerente pode conceder ao delegado acesso total à caixa de correio no Centro de Administração do Exchange, o que permite que o delegado envie como o gerente, mas isso é um nível de permissão diferente com acesso mais amplo.
Recursos de Delegado: Outlook Clássico vs Novo Outlook
| Recurso | Outlook Clássico | Novo Outlook |
|---|---|---|
| Visualizar calendário do gerente | Sim | Sim, com compartilhamento de calendário |
| Enviar solicitações de reunião em nome de | Sim | Não |
| Responder automaticamente a solicitações de reunião | Sim | Não |
| Enviar e-mails em nome de | Sim | Não |
| Modificar permissões de delegado | Sim | Não, use o Outlook na web |
| Criar itens de calendário no calendário do gerente | Sim, com permissões de Editor | Sim, mas enviado da caixa de correio do delegado |
Se os Delegados Não Conseguirem Ver o Calendário do Gerente no Novo Outlook
Se um delegado usando o novo Outlook não conseguir ver o calendário do gerente após o compartilhamento, verifique estas causas comuns.
Gerente Compartilhou o Calendário com Nível de Permissão Incorreto
O delegado deve receber pelo menos a permissão Pode ver todos os detalhes para visualizar o calendário no novo Outlook. A opção de compartilhamento padrão Pode ver quando estou ocupado não mostra detalhes dos eventos. O gerente deve acessar o Outlook na web, clicar com o botão direito no calendário, selecionar Compartilhamento e permissões e alterar a permissão para Pode ver todos os detalhes.
Delegado Adicionou o Calendário Incorretamente
No novo Outlook, o delegado deve adicionar o calendário a partir do diretório, não importando um arquivo ICS. O delegado vai em Calendário, clica com o botão direito em Outros calendários, seleciona Adicionar calendário > Do diretório e digita o nome do gerente. Se o delegado usar a opção Adicionar da internet, o calendário não será sincronizado corretamente.
Configurações do Modo de Cache do Exchange Interferem
Se o delegado usa o Outlook Clássico no modo de cache, o compartilhamento de calendário pode não ser atualizado imediatamente. O delegado pode pressionar F9 para forçar um ciclo de envio e recebimento. No novo Outlook, o modo de cache está ativado por padrão, mas o calendário deve ser atualizado em alguns minutos. Caso contrário, o delegado pode reiniciar o Outlook.
O acesso de delegado ao calendário entre o Outlook Clássico e o novo Outlook requer um gerenciamento cuidadoso das permissões. A principal diferença é que o novo Outlook não oferece suporte ao envio em nome de ou à resposta automática de reuniões. Gerentes que dependem de recursos de delegado devem manter o Outlook Clássico ou usar o Outlook na web para gerenciamento de delegados. Para testar a funcionalidade de delegado antes de migrar, use as etapas acima para compartilhar o calendário e verificar quais ações funcionam no novo Outlook.