As políticas de retenção do OneDrive foram criadas para proteger dados organizacionais, preservando arquivos por um período determinado. Muitos usuários presumem que arquivos de rascunho pessoais, como e-mails não enviados ou documentos inacabados salvos no OneDrive, estão excluídos dessas políticas. Isso não está correto. As políticas de retenção no Microsoft 365 se aplicam a todos os arquivos armazenados no OneDrive for Business, incluindo rascunhos pessoais, a menos que uma exceção seja configurada explicitamente. Este artigo explica como as políticas de retenção interagem com arquivos de rascunho pessoais, por que isso é importante e como gerenciar rascunhos sem risco de retenção ou exclusão indesejada.
Principais Conclusões: Política de Retenção do OneDrive e Arquivos de Rascunho Pessoais
- Central de conformidade do Microsoft 365 > Gerenciamento do ciclo de vida de dados > Políticas de retenção: As políticas de retenção se aplicam a todo o conteúdo do OneDrive, incluindo rascunhos pessoais, a menos que escopos adaptáveis ou exclusões sejam usados.
- OneDrive > Arquivos > Pasta de rascunhos pessoais: Arquivos de rascunho armazenados em qualquer pasta do OneDrive estão sujeitos às mesmas regras de retenção que documentos compartilhados.
- Central de administração do Microsoft 365 > SharePoint > Configurações do OneDrive > Retenção: Para excluir arquivos de rascunho pessoais, você deve criar uma política de retenção personalizada com uma regra de exclusão baseada no caminho do arquivo ou em um rótulo de confidencialidade.
Como as Políticas de Retenção do OneDrive se Aplicam a Arquivos de Rascunho Pessoais
As políticas de retenção no Microsoft 365 são gerenciadas por meio da Central de conformidade do Microsoft 365. Essas políticas definem por quanto tempo o conteúdo é mantido antes de ser excluído permanentemente. Quando uma política de retenção é atribuída ao OneDrive for Business, ela cobre todos os arquivos em todas as contas do OneDrive dos usuários, independentemente de o arquivo ser compartilhado com outras pessoas ou ser um rascunho pessoal. A política não diferencia entre um relatório final e uma anotação de reunião inacabada.
A razão técnica é que o OneDrive for Business armazena todos os arquivos do usuário na mesma coleção de sites do SharePoint subjacente. As políticas de retenção se aplicam no nível do site ou do contêiner. Não há uma exceção interna no nível da pasta para rascunhos. Se uma política disser “reter todos os arquivos por três anos”, um arquivo de rascunho pessoal criado hoje será retido por três anos a partir da data de criação, mesmo que o usuário pretendesse que ele fosse temporário.
Esse comportamento pode causar dois problemas. Primeiro, arquivos de rascunho pessoais que deveriam ser excluídos após o uso permanecerão no OneDrive, consumindo cota de armazenamento. Segundo, se uma política de retenção tiver uma ação de exclusão, os arquivos de rascunho podem ser excluídos automaticamente antes que o usuário termine de usá-los. Entender esse comportamento padrão é o primeiro passo para gerenciar rascunhos de forma eficaz.
O que se Qualifica como Arquivo de Rascunho Pessoal
Um arquivo de rascunho pessoal é qualquer documento criado para uso próprio do usuário que não se destina a colaboração ou armazenamento de longo prazo. Exemplos incluem:
- Anotações de reunião salvas como um documento do Word
- Rascunhos de e-mail não enviados exportados para o OneDrive
- Arquivos do Excel com cálculos temporários
- Apresentações de rascunho que foram substituídas posteriormente
Esses arquivos são armazenados em qualquer pasta que o usuário escolher, incluindo a pasta raiz, uma pasta “Pessoal” ou uma pasta “Rascunhos”. A política de retenção trata todos igualmente.
Como Gerenciar a Retenção de Arquivos de Rascunho Pessoais
Para evitar que as políticas de retenção bloqueiem ou excluam arquivos de rascunho pessoais, você deve configurar exclusões. As etapas a seguir pressupõem que você tenha permissões para gerenciar políticas de retenção na Central de conformidade do Microsoft 365.
- Abra a Central de conformidade do Microsoft 365
Acesse https://compliance.microsoft.com e faça login com uma conta de Administrador Global ou Administrador de Conformidade. - Navegue até Gerenciamento do ciclo de vida de dados
No menu à esquerda, selecione Gerenciamento do ciclo de vida de dados, depois Microsoft 365 e depois Políticas de retenção. - Identifique a política de retenção existente que se aplica ao OneDrive
Procure uma política com o local definido como OneDrive for Business. Se houver várias políticas, anote aquela que cobre os arquivos de rascunho dos seus usuários. - Crie uma nova política de retenção para rascunhos pessoais
Clique em Nova política de retenção. Dê a ela um nome como “Excluir Rascunhos Pessoais”. Em Escolher onde aplicar esta política, selecione OneDrive for Business. - Configure regras de exclusão
Em Configurações avançadas de retenção, ative Usar regras de retenção avançadas. Clique em Adicionar regra. Escolha Excluir conteúdo. Defina a condição como Caminho do arquivo contém e insira o nome da pasta que você usa para rascunhos, por exemplo/Rascunhos Pessoais/. Clique em Salvar. - Defina a ação de retenção para o conteúdo excluído
Na mesma regra, em Ação de retenção, selecione Excluir conteúdo após e defina uma duração curta, como 30 dias. Isso garante que os rascunhos não sejam mantidos por mais tempo do que o necessário. - Aplique a política e verifique
Clique em Enviar. Aguarde até 24 horas para a política entrar em vigor. Para verificar, crie um arquivo de rascunho de teste na pasta excluída e verifique o rótulo de retenção nas propriedades do arquivo no OneDrive.
Se você não puder criar uma política separada, pode modificar a política existente adicionando regras de exclusão. No entanto, modificar uma política ativa pode afetar outro conteúdo. Recomenda-se testar em um pequeno conjunto de usuários.
Problemas Comuns Quando a Política de Retenção Atinge Arquivos de Rascunho Pessoais
Arquivos de rascunho não estão sendo excluídos automaticamente
Se você esperava que os arquivos de rascunho fossem excluídos após um curto período, mas eles permanecem, a política de retenção pode ter uma ação de preservação que substitui a exclusão. Verifique as configurações da política na Central de conformidade. Se a política estiver definida como Reter por X anos sem uma ação de exclusão, os arquivos nunca serão excluídos. Altere a ação para Excluir após X dias para a regra de exclusão de rascunho.
Arquivos de rascunho são excluídos antes que o usuário termine a edição
Isso ocorre quando uma política de retenção com um curto período de exclusão é aplicada a todo o conteúdo do OneDrive. Por exemplo, uma política que exclui arquivos após 90 dias removerá arquivos de rascunho com mais de 90 dias. Para evitar isso, certifique-se de que a regra de exclusão de rascunho tenha uma duração maior ou nenhuma ação de exclusão. Alternativamente, treine os usuários para salvar rascunhos em uma pasta que seja excluída da política principal.
A política de retenção não pode ser aplicada a uma pasta específica
As políticas de retenção na Central de conformidade do Microsoft 365 não oferecem suporte direto à segmentação no nível da pasta. A solução alternativa é usar escopos adaptáveis ou regras de retenção avançadas com condições de caminho de arquivo. Escopos adaptáveis permitem segmentar usuários com base em atributos como departamento, mas não uma pasta específica. Regras de retenção avançadas com condições de caminho de arquivo são o método mais confiável para exclusão no nível da pasta.
Arquivos Sob Demanda vs Manter Sempre Neste Dispositivo: Principais Diferenças
| Item | Arquivos Sob Demanda | Manter Sempre Neste Dispositivo |
|---|---|---|
| Descrição | Os arquivos são armazenados na nuvem e baixados apenas quando abertos | Os arquivos são baixados permanentemente para o dispositivo local |
| Impacto no armazenamento | Uso mínimo de armazenamento local | Usa espaço em disco local para todos os arquivos |
| Efeito da política de retenção | A retenção se aplica apenas à cópia na nuvem | A retenção se aplica tanto à cópia local quanto à da nuvem |
| Acesso offline | Apenas arquivos abertos recentemente estão disponíveis offline | Todos os arquivos estão disponíveis offline |
| Melhor para arquivos de rascunho | Sim, porque os rascunhos permanecem na nuvem e podem ser excluídos via política | Não, porque as cópias locais podem ser excluídas pela política antes da sincronização |
Ao gerenciar arquivos de rascunho pessoais, usar Arquivos Sob Demanda reduz o risco de cópias locais ficarem dessincronizadas com a política de retenção. A cópia na nuvem é a versão autoritativa, e a política de retenção atua sobre essa cópia.
Agora você pode configurar políticas de retenção na Central de conformidade do Microsoft 365 para excluir arquivos de rascunho pessoais usando regras de retenção avançadas com condições de caminho de arquivo. Em seguida, revise suas políticas de retenção existentes do OneDrive para identificar aquelas que se aplicam a todos os arquivos sem exclusões. Como dica avançada, use rótulos de confidencialidade para marcar automaticamente arquivos de rascunho e, em seguida, crie uma política de retenção que exclua arquivos com esse rótulo, dando a você um controle mais granular sem depender de caminhos de pasta.