OneDrive for Business: solicitação de acesso de ex-funcionário vai para o aprovador errado

Quando a equipe jurídica solicita acesso aos arquivos do OneDrive for Business de um ex-funcionário, a solicitação às vezes é encaminhada ao aprovador errado. Isso causa atrasos na revisão legal e na coleta de dados. O problema ocorre porque o sistema de aprovação de acesso usa uma cadeia de delegação específica que pode não corresponder ao gerente ou contato jurídico esperado. Este artigo explica por que a aprovação vai para a pessoa errada e fornece correções passo a passo para redirecionar a solicitação corretamente.

Por que as solicitações de acesso ao OneDrive vão para o aprovador errado

Quando um usuário solicita acesso ao OneDrive de um ex-funcionário, o Microsoft 365 segue uma cadeia de aprovação predefinida. O sistema primeiro verifica se o ex-funcionário tem um gerente listado no Azure Active Directory. Se existir um gerente, a solicitação vai para essa pessoa. Se nenhum gerente estiver listado, a solicitação vai para o administrador global do locatário por padrão.

O cenário de aprovador errado geralmente surge de três causas raiz:

Atributo de gerente incorreto no Azure AD

O objeto de usuário do ex-funcionário no Azure Active Directory pode ter um campo de gerente desatualizado ou incorreto. Isso pode acontecer quando o funcionário mudou de equipe antes de sair, mas o sistema de RH não atualizou o gerente. A solicitação de acesso então é encaminhada para uma pessoa que não supervisiona mais os dados desse funcionário.

Substituição por política de retenção ou bloqueio de eDiscovery

Se a organização aplicou um rótulo de retenção do Microsoft 365 ou um bloqueio de eDiscovery no OneDrive do ex-funcionário, a solicitação de acesso pode ser redirecionada para a equipe de conformidade ou para a pessoa que criou o bloqueio. Essa substituição é proposital, mas pode surpreender as equipes jurídicas que esperam que a solicitação vá para o ex-gerente.

Política de acesso personalizada no Centro de administração do OneDrive

Os administradores do locatário podem configurar um aprovador personalizado para solicitações de acesso no Centro de administração do OneDrive. Se este campo estiver definido para uma pessoa ou grupo específico, todas as solicitações de acesso de qualquer usuário no locatário vão para esse aprovador personalizado em vez do gerente. Essa configuração é frequentemente esquecida durante a configuração de retenção legal.

Etapas para corrigir o aprovador de uma solicitação de acesso ao OneDrive de ex-funcionário

Siga estas etapas em ordem. Cada etapa aborda uma causa raiz diferente. Pare quando a solicitação for encaminhada ao aprovador correto.

Etapa 1: Atualizar o campo gerente no Azure AD

1. Abra o Centro de administração do Microsoft 365
   Acesse admin.microsoft.com e faça login com uma conta de Administrador Global ou Administrador de Usuários.
2. Navegue até Usuários ativos
   Selecione Usuários > Usuários ativos no menu de navegação à esquerda.
3. Encontre o ex-funcionário
   Pesquise o nome ou e-mail do ex-funcionário na caixa de pesquisa. Clique no nome do usuário para abrir o perfil.
4. Verifique o campo Gerente
   Na página de perfil, clique na guia Correio. Localize o campo Gerente. Se mostrar uma pessoa que não é o aprovador pretendido, clique em Editar ao lado de Gerente.
5. Atribua o gerente correto
   Digite o nome ou e-mail do aprovador correto. Clique em Salvar. Aguarde 30 minutos para a alteração ser propagada antes de testar a solicitação de acesso novamente.

Etapa 2: Verificar rótulos de retenção ou bloqueios de eDiscovery

1. Abra o Portal de conformidade do Microsoft Purview
   Acesse compliance.microsoft.com e faça login com uma conta de Administrador de Conformidade ou Gerente de eDiscovery.
2. Vá para Gerenciamento do ciclo de vida dos dados
   Selecione Gerenciamento do ciclo de vida dos dados > Retenção do Microsoft 365 no menu à esquerda.
3. Revise os rótulos de retenção aplicados ao usuário
   Clique na guia Rótulos. Pesquise qualquer rótulo publicado no OneDrive do ex-funcionário. Se houver um rótulo, anote o nome e as configurações da política.
4. Verifique bloqueios de eDiscovery
   Selecione eDiscovery > Casos. Abra qualquer caso que possa envolver o ex-funcionário. Em Bloqueios, verifique se o OneDrive do usuário está incluído. Se sim, o criador do bloqueio é o aprovador substituto.
5. Modifique o bloqueio ou rótulo se necessário
   Para alterar o aprovador, edite o bloqueio de eDiscovery e adicione o contato jurídico correto como membro do caso com permissões de revisão. Para rótulos de retenção, talvez seja necessário publicar um novo rótulo ou remover o existente se a revisão legal estiver concluída.

Etapa 3: Ajustar a política de acesso do OneDrive

1. Abra o Centro de administração do OneDrive
   Acesse admin.onedrive.com e faça login com uma conta de Administrador Global ou Administrador do SharePoint.
2. Vá para Política de acesso
   Selecione Configurações > Política de acesso no menu à esquerda.
3. Verifique a configuração Permitir solicitações de acesso
   Certifique-se de que a opção Permitir solicitações de acesso esteja ativada. Se estiver desativada, ninguém pode solicitar acesso.
4. Revise o campo Aprovador designado
   Abaixo da opção, há um campo de texto chamado Aprovador designado. Se este campo contiver um endereço de e-mail, todas as solicitações de acesso vão para essa pessoa. Limpe o campo para reverter para a aprovação baseada no gerente, ou insira o endereço de e-mail correto da equipe jurídica.
5. Salve as alterações
   Clique em Salvar na parte inferior da página. As alterações entram em vigor imediatamente.

Se o acesso ao OneDrive ainda for para o aprovador errado

A solicitação vai para o administrador global mesmo após atualizar o gerente

Isso acontece quando o campo gerente está vazio ou a conta do usuário está em estado excluído. Verifique se a conta do ex-funcionário não está excluída temporariamente. No Centro de administração do Microsoft 365, vá para Usuários > Usuários excluídos. Se a conta aparecer lá, restaure-a primeiro e depois atualize o campo gerente. Após a restauração, a solicitação de acesso seguirá a cadeia do gerente.

A solicitação vai para uma pessoa de um departamento diferente

Verifique se o ex-funcionário fazia parte de um grupo ou equipe com uma política de acesso separada. No Centro de administração do OneDrive, vá para Configurações > Compartilhamento. Em Compartilhamento externo, verifique se a política de compartilhamento do conjunto de sites do usuário não está substituindo as configurações de solicitação de acesso. Se o conjunto de sites tiver uma política personalizada, talvez seja necessário editá-la diretamente pelo Centro de administração do SharePoint.

Membros da equipe jurídica não recebem o e-mail de aprovação

O e-mail de aprovação é enviado para o endereço de e-mail principal do aprovador. Se o aprovador tiver uma regra de encaminhamento ou uma caixa de correio não monitorada, a solicitação pode ser perdida. Peça ao aprovador para verificar a pasta de lixo eletrônico. Como alternativa, adicione um endereço de e-mail secundário ao perfil do usuário do aprovador no Azure AD para que a notificação seja enviada para ambos os endereços.

Aprovador padrão vs. Aprovador personalizado: principais diferenças

Item	Aprovador padrão (Gerente)	Aprovador personalizado (Designado)
Local da configuração	Campo Gerente no perfil do usuário do Azure AD	Centro de administração do OneDrive > Política de acesso > Aprovador designado
Escopo	Por usuário	Em todo o locatário
Comportamento de substituição	Substituído por rótulos de retenção e bloqueios de eDiscovery	Substitui o gerente para todos os usuários
Melhor para	Saídas padrão de funcionários onde o gerente lida com os dados	Cenários de retenção legal e conformidade onde uma equipe central deve aprovar todos os acessos

Agora você pode identificar por que a solicitação de acesso ao OneDrive de um ex-funcionário vai para o aprovador errado e aplicar a correção adequada. Comece verificando o campo gerente no Azure AD, depois verifique rótulos de retenção ou bloqueios de eDiscovery e, por fim, revise a política de acesso do OneDrive. Para revisões legais contínuas, considere definir um aprovador personalizado no Centro de administração do OneDrive para garantir que todas as solicitações sejam encaminhadas para a equipe jurídica. Uma dica concreta: use uma caixa de correio compartilhada ou grupo de distribuição como aprovador designado para que vários membros da equipe possam ver e aprovar solicitações.