Você pode ter notado que e-mails sinalizados no Outlook agora aparecem como tarefas no Microsoft To Do. Esta é uma nova integração entre os dois aplicativos do Microsoft 365. O recurso sincroniza automaticamente itens sinalizados entre sua caixa de entrada do Outlook e sua lista do To Do. Este artigo explica como a sincronização funciona e como gerenciar suas tarefas em ambas as plataformas.
Principais Conclusões: Integração Outlook e Microsoft To Do
- Sinalizar para Acompanhamento: Sinalizar qualquer e-mail no Outlook cria automaticamente uma tarefa correspondente na lista ‘E-mails Sinalizados’ do Microsoft To Do.
- Lista ‘E-mails Sinalizados’ do Microsoft To Do: Esta lista padrão é o hub central para todas as tarefas criadas a partir de sinalizações do Outlook e não pode ser excluída.
- Clique com o botão direito > Acompanhamento > Hoje/Amanhã/Essa Semana: Definir uma data de acompanhamento no Outlook adiciona uma data de vencimento correspondente à tarefa sincronizada no Microsoft To Do.
Como Funciona a Sincronização entre Outlook e Microsoft To Do
A integração conecta sua caixa de correio do Outlook ao serviço Microsoft To Do. Quando você sinaliza um e-mail, o Outlook envia um sinal para criar um item de tarefa na nuvem. O Microsoft To Do recebe esse sinal e adiciona a tarefa a uma lista especial chamada ‘E-mails Sinalizados’. Esta lista é criada automaticamente na sua conta do To Do e aparece junto com suas outras listas.
A sincronização é bidirecional para a maioria das ações. Concluir uma tarefa no To Do marcará a sinalização do e-mail correspondente como concluída no Outlook. Alterar a data de vencimento em um aplicativo a atualiza no outro. A conexão usa as credenciais da sua conta Microsoft 365, então funciona no novo Outlook para Windows, no Outlook na web e nos aplicativos móveis do To Do. Você deve estar conectado com a mesma conta em ambos os aplicativos para que a sincronização funcione.
Pré-requisitos para Usar a Integração
Você precisa de uma conta corporativa ou educacional do Microsoft 365, ou uma conta pessoal da Microsoft como Outlook.com. O novo aplicativo Outlook para Windows deve estar habilitado, pois o aplicativo clássico tem capacidade de sincronização limitada. Certifique-se de estar conectado ao aplicativo Microsoft To Do com a mesma conta usada no Outlook. O recurso geralmente está ativado por padrão para contas compatíveis.
Passos para Gerenciar Tarefas e Sinalizações Sincronizadas
Siga estes passos para usar o gerenciamento integrado de tarefas entre Outlook e Microsoft To Do.
- Sinalize um e-mail no Outlook
Na sua caixa de entrada do Outlook, clique com o botão direito em qualquer mensagem de e-mail. Selecione Acompanhamento e escolha uma sinalização como Hoje ou Amanhã. Você também pode clicar no ícone de sinalização ao lado da mensagem na visualização de lista. - Veja a tarefa no Microsoft To Do
Abra o aplicativo Microsoft To Do no seu computador, celular ou via web. Navegue até a lista ‘E-mails Sinalizados’. Você verá uma nova tarefa com o assunto do e-mail como nome da tarefa e o nome do remetente incluído. - Adicione detalhes ou uma data de vencimento no To Do
Clique na tarefa no Microsoft To Do para abrir seus detalhes. Você pode adicionar etapas, notas ou alterar a data de vencimento. Qualquer alteração na data de vencimento aqui será sincronizada de volta com a data de lembrete da sinalização no Outlook. - Marque uma tarefa como concluída
Marque o círculo ao lado de uma tarefa na lista ‘E-mails Sinalizados’ do To Do. Esta ação removerá a sinalização do e-mail original no Outlook, marcando-o como concluído. - Limpe uma sinalização diretamente no Outlook
Para remover uma tarefa do To Do, clique com o botão direito no e-mail sinalizado no Outlook e selecione Acompanhamento > Marcar como Concluído. Isso também marcará a tarefa correspondente na sua lista do To Do.
Problemas Comuns de Sincronização e Limitações
E-mails sinalizados não aparecem no Microsoft To Do
Primeiro, verifique se você está usando o novo cliente Outlook para Windows e não a versão clássica. Confirme se está conectado com a mesma conta da Microsoft no Outlook e no aplicativo To Do. Às vezes, ocorre um atraso na sincronização; aguarde alguns minutos e atualize o aplicativo To Do fechando-o e reabrindo-o.
Não é possível excluir a lista ‘E-mails Sinalizados’ no Microsoft To Do
Esta lista é uma lista gerenciada pelo sistema criada pela integração. Ela não pode ser excluída ou renomeada. Você pode ocultá-la do painel de listas no To Do clicando com o botão direito no nome da lista e selecionando Ocultar. As tarefas continuarão sendo sincronizadas em segundo plano.
Tarefas sincronizadas do Outlook sem detalhes
As tarefas criadas a partir de sinalizações de e-mail contêm a linha de assunto e o remetente, mas não o corpo completo do e-mail. Isso é proposital para manter as tarefas leves. Você pode abrir o e-mail original a partir da tarefa no To Do clicando no ícone de link no painel de detalhes da tarefa, se o seu aplicativo To Do suportar esse recurso.
Sinalização no Outlook vs. Criação de Tarefa no Microsoft To Do
| Item | Sinalização no Outlook | Tarefa Direta no Microsoft To Do |
|---|---|---|
| Método de Criação | Clique com o botão direito no e-mail > Acompanhamento | Digite diretamente em uma lista do To Do |
| Conteúdo Vinculado | Sempre vinculado ao e-mail original | Texto independente com anexo de arquivo opcional |
| Local Padrão | Sincroniza para a lista ‘E-mails Sinalizados’ | Criada na lista que você selecionar |
| Direção da Sincronização | Bidirecional com o To Do | Permanece no To Do a menos que seja importada |
| Melhor Para | Gerenciar acompanhamentos de e-mail | Tarefas pessoais ou de projetos em geral |
Agora você pode gerenciar seus acompanhamentos de e-mail como parte de uma lista de tarefas unificada. Experimente definir uma data de lembrete personalizada para um e-mail sinalizado no Outlook e veja-a ser atualizada no To Do. Para controle avançado, use o recurso ‘Meu Dia’ no Microsoft To Do para planejar quais e-mails sinalizados abordar primeiro.