Equipes jurídicas e de compliance precisam preservar conversas do Copilot para eDiscovery ou revisão regulatória. Quando o Copilot gera respostas nos aplicativos do Microsoft 365, essas interações podem se tornar registros eletrônicos descobertíveis. O desafio é que as conversas do Copilot não são preservadas automaticamente em todas as fontes de dados. Este artigo explica como colocar uma retenção legal nas conversas do Copilot usando o Microsoft Purview eDiscovery. Você aprenderá as configurações específicas necessárias para capturar as interações do Copilot como parte da sua política de retenção.
Principais Conclusões: Preservando Conversas do Copilot para eDiscovery
- Microsoft Purview eDiscovery > Configurações de retenção legal > Consulta de conteúdo: Define o escopo dos dados preservados, incluindo interações do Copilot armazenadas no Exchange Online e SharePoint Online.
- Localização dos dados da conversa do Copilot: As respostas do Copilot são armazenadas na caixa de correio do Exchange Online do usuário como itens na pasta Purview Messages, não em pastas de e-mail padrão.
- Política de retenção vs retenção legal: Uma política de retenção preserva dados por um período definido; uma retenção legal preserva dados indefinidamente até que a retenção seja liberada, o que é necessário para litígios ativos.
Por que as Conversas do Copilot São Descobertíveis e Como São Armazenadas
As conversas do Microsoft Copilot não são arquivos separados. Quando um usuário faz uma pergunta ao Copilot no Word, Excel, PowerPoint ou Outlook, o prompt e a resposta gerada são armazenados na caixa de correio do Exchange Online do usuário. Especificamente, cada interação do Copilot é salva como um item semelhante a e-mail na pasta Purview Messages, uma pasta oculta do sistema dentro da caixa de correio. Esta pasta não fica visível no Outlook ou no Outlook na web, mas as ferramentas de eDiscovery podem pesquisar e preservar seu conteúdo.
Os mesmos dados também são replicados no site do SharePoint Online do OneDrive for Business do usuário, em uma pasta oculta chamada CopilotInteractions. Esse armazenamento duplo garante que as conversas do Copilot sejam capturadas mesmo se a caixa de correio for excluída de uma retenção. No entanto, a retenção legal padrão do eDiscovery não inclui automaticamente essas pastas. Você deve configurar a consulta de retenção para direcioná-las explicitamente.
Quais Conversas do Copilot São Capturadas
Apenas conversas iniciadas após a aplicação da retenção são preservadas. Conversas existentes antes da data da retenção não são capturadas retroativamente, a menos que você também aplique uma política de retenção. A retenção cobre todas as interações do Copilot nos aplicativos do Microsoft 365 onde o usuário está conectado com uma conta corporativa ou de estudante. Contas pessoais da Microsoft não são incluídas.
As conversas no Microsoft Teams com o Copilot são armazenadas de forma diferente. As interações do Copilot no Teams são salvas como parte do histórico de chat do Teams na caixa de correio do Exchange Online do usuário, especificamente na pasta Conversation History. Para preservar conversas do Copilot no Teams, você deve incluir a fonte de dados de chat do Teams na consulta de retenção.
Passos para Colocar uma Retenção Legal nas Conversas do Copilot
Estes passos pressupõem que você tenha as permissões necessárias: função de Gerente de eDiscovery ou Administrador de eDiscovery no Microsoft Purview. Você também precisa de uma licença Microsoft 365 E5 ou E5 Compliance para os usuários que serão colocados em retenção.
- Abra o portal de conformidade do Microsoft Purview
Acesse https://compliance.microsoft.com e faça login com suas credenciais de administrador. Selecione eDiscovery no painel de navegação esquerdo e escolha Standard ou Premium dependendo da sua licença. Para esta tarefa, o Standard é suficiente. - Crie um novo caso de eDiscovery
Clique em Criar um caso. Digite um nome para o caso, como “Retenção de Conversas do Copilot — Q1 2025”. Adicione uma descrição e selecione as permissões de membro apropriadas. Clique em Salvar para criar o caso. - Abra o caso e crie uma retenção
Clique no nome do caso para abri-lo. Na guia Retenções, clique em Criar. O assistente de retenção será aberto. - Nomeie a retenção e especifique os locais
Digite um nome para a retenção, por exemplo “Retenção de Conversas do Copilot”. Na etapa Locais, alterne Caixas de correio do Exchange para Ativado. Isso inclui todas as caixas de correio de usuários. Se você precisar reter apenas usuários específicos, clique em Escolher usuários, grupos ou equipes e adicione as contas relevantes. - Inclua locais do SharePoint e OneDrive
Alterne Sites do SharePoint para Ativado. Isso inclui todas as coleções de sites do SharePoint Online e sites do OneDrive for Business. Para restringir o escopo, clique em Escolher sites e insira URLs de sites específicos. As interações do Copilot armazenadas no OneDrive são cobertas por este local. - Configure a consulta de conteúdo para direcionar dados do Copilot
Na etapa Consulta, selecione Adicionar uma consulta. Na caixa de palavra-chave, insira a seguinte consulta para capturar conversas do Copilot em todos os locais retidos:itemclass:IPM.Note.Copilot.Interaction OR itemclass:IPM.SkypeTeams.Copilot.MessageEsta consulta direciona as classes de item específicas usadas pelo Copilot no Exchange Online e no Teams. Para SharePoint e OneDrive, adicione uma segunda linha:
path:"/CopilotInteractions"Clique em Adicionar para aplicar a consulta.
- Defina a duração da retenção
Na etapa Configurações, em Duração da retenção, selecione Reter indefinidamente para retenções legais. Se você precisar de uma retenção com prazo determinado, selecione Especificar número de dias e insira a duração. Clique em Avançar. - Revise e crie a retenção
Revise os locais, a consulta e as configurações. Clique em Enviar. A retenção pode levar até 24 horas para ser totalmente aplicada a todas as caixas de correio e sites.
Se as Conversas do Copilot Não Aparecerem nos Resultados da Pesquisa de eDiscovery
A Consulta de Retenção Exclui a Classe de Item Correta
O motivo mais comum para conversas do Copilot estarem ausentes é que a consulta de conteúdo não inclui a classe de item correta. Verifique se a consulta contém itemclass:IPM.Note.Copilot.Interaction. Se você estiver usando uma consulta personalizada, teste-a executando uma pesquisa no caso de eDiscovery antes de criar a retenção. Vá para a guia Pesquisas, crie uma nova pesquisa, cole a consulta e execute-a. Se os resultados retornarem zero itens, ajuste a consulta.
As Conversas do Copilot Foram Criadas Antes da Aplicação da Retenção
As retenções legais preservam apenas dados a partir do momento em que a retenção está ativa. Conversas geradas antes da data da retenção não são capturadas retroativamente. Para preservar conversas mais antigas, aplique uma política de retenção com um período de retenção que cubra o intervalo de datas necessário. No Microsoft Purview, vá para Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados > Microsoft 365 > Políticas de retenção. Crie uma política com a mesma consulta e locais, e defina o período de retenção para cobrir o período de tempo necessário.
A Caixa de Correio do Usuário Não Está Incluída na Retenção
Se você selecionou usuários específicos em vez de todas as caixas de correio, verifique novamente se o usuário que gerou as conversas do Copilot está incluído. Abra a retenção, vá para a guia Locais e verifique se o usuário aparece na lista. Caso contrário, edite a retenção e adicione o usuário.
Retenção Legal vs Política de Retenção: Principais Diferenças para Dados do Copilot
| Item | Retenção Legal | Política de Retenção |
|---|---|---|
| Finalidade | Preservar dados para litígios ativos | Reter dados por um período definido para conformidade ou necessidades regulatórias |
| Duração | Indefinida até que a retenção seja liberada | Número fixo de dias ou anos |
| Cobertura retroativa | Não — apenas dados criados após a aplicação da retenção | Sim — pode cobrir dados criados antes da criação da política, se configurado |
| Prevenção de exclusão de dados | Impede a exclusão permanente de itens preservados | Não impede a exclusão; apenas retém cópias |
| Licença necessária | Microsoft 365 E5 ou E5 Compliance | Microsoft 365 E3 ou superior |
| Cobertura de dados do Copilot | Requer consulta explícita de classe de item | Requer consulta explícita de classe de item |
Para litígios ativos, use sempre uma retenção legal. Use uma política de retenção para arquivamento de conformidade de rotina. Você pode aplicar ambas simultaneamente, mas a retenção legal tem precedência se houver conflito.
Agora você pode colocar uma retenção legal nas conversas do Copilot usando a consulta de classe de item e as configurações de localização corretas. Verifique a retenção executando uma pesquisa de teste antes de confiar nela para descoberta. Como dica avançada, exporte a consulta de retenção como um arquivo JSON e reutilize-a em vários casos para economizar tempo. Essa abordagem garante cobertura consistente das interações do Copilot em sua organização.