Você pode ter vários arquivos de dados do Outlook (PST) de contas antigas ou arquivos que deseja combinar. Gerenciar arquivos separados para dados semelhantes é ineficiente e dificulta a pesquisa. Este artigo explica como mesclar dois arquivos PST em um único arquivo organizado usando as ferramentas internas de importação e exportação do Outlook.
Principais Conclusões: Mesclar Arquivos PST
- Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar: Este assistente é a ferramenta principal para mover dados entre arquivos PST sem duplicação.
- Arrastar e soltar entre pastas: Você pode copiar manualmente itens de um arquivo PST aberto para outro no painel de navegação do Outlook.
- Crie um novo arquivo PST de destino primeiro: Configurar um novo arquivo PST vazio como destino ajuda a manter os dados mesclados organizados desde o início.
Entendendo Arquivos PST e o Processo de Mesclagem
Um arquivo PST é um arquivo de dados local usado pelo Outlook para armazenar e-mails, itens de calendário, contatos e tarefas. Você pode ter um para uma conta de e-mail antiga e outro para itens arquivados. Mesclá-los envolve copiar o conteúdo de um ou mais arquivos PST de origem em um único arquivo PST de destino. O processo não exclui os arquivos de origem originais, mantendo seus dados seguros. Você precisa ter ambos os arquivos PST adicionados ao seu perfil do Outlook e visíveis no painel de navegação de pastas para realizar a mesclagem.
Passos para Mesclar Arquivos PST Usando Importar/Exportar
O método mais confiável usa o assistente Importar/Exportar. Isso garante que todos os tipos de itens e suas propriedades sejam transferidos corretamente.
- Abra o assistente Importar/Exportar
No Outlook, vá em Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar. Isso inicia o assistente. - Selecione a ação de exportação
Escolha “Exportar para um arquivo” na lista e clique em Avançar. Em seguida, selecione “Arquivo de dados do Outlook (.pst)” e clique em Avançar novamente. - Escolha a pasta de origem
Selecione a pasta de nível superior do arquivo PST que você deseja mesclar. Para incluir todas as subpastas, marque a caixa “Incluir subpastas”. Clique em Avançar. - Navegue até o PST de destino
Clique em Procurar e navegue até o arquivo PST no qual deseja mesclar. Este é o seu arquivo de destino. Se precisar de um novo arquivo, você pode criá-lo aqui digitando um novo nome. - Defina o tratamento de duplicatas
Escolha como lidar com itens duplicados. A opção “Não exportar itens duplicados” geralmente é a melhor para uma mesclagem limpa. Clique em Concluir. - Opcional: Adicione uma senha
Você pode definir uma senha para o arquivo PST de destino na caixa de diálogo que aparece. Esta etapa é opcional. Clique em OK para iniciar a exportação e mesclagem.
Passos para Mesclar Arquivos PST Usando Arrastar e Soltar
Para mesclagens menores ou cópia seletiva, você pode usar arrastar e soltar na interface do Outlook.
- Adicione ambos os arquivos PST ao Outlook
Certifique-se de que os arquivos PST de origem e destino estejam adicionados ao seu perfil. Vá em Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta. Vá para a guia Arquivos de Dados e clique em Adicionar para abrir um PST se ele ainda não estiver listado. - Organize o painel de navegação
No painel de navegação de pastas, expanda as pastas de ambos os arquivos PST para que você possa ver as pastas de origem e destino. - Selecione e arraste os itens
Selecione as pastas ou itens que deseja mesclar do PST de origem. Arraste-os e solte-os na pasta de destino no arquivo PST de destino. Segure a tecla Ctrl enquanto arrasta para copiar itens em vez de movê-los.
Erros Comuns e Limitações
O Outlook Diz que o Arquivo PST Não Está Acessível
Este erro geralmente significa que o arquivo PST já está aberto em outro programa ou está localizado em uma unidade de rede com problemas de permissão. Feche outros aplicativos de e-mail. Mova o arquivo PST para sua unidade local, como a pasta Documentos, e tente adicioná-lo ao Outlook novamente.
Itens Duplicados Aparecem Após a Mesclagem
Se você executar o processo de importação/exportação várias vezes sem selecionar “Não exportar itens duplicados”, criará cópias. Use as Ferramentas de Limpeza no Outlook para encontrar e remover duplicatas após a mesclagem. Vá para a guia Pasta e selecione Limpar Pasta.
O Arquivo PST Mesclado Fica Muito Grande
Arquivos PST mais antigos têm um limite de tamanho de 20 GB para Outlook 2010 e versões posteriores, e 2 GB para formatos mais antigos. Uma mesclagem pode levar um arquivo perto desse limite. Para evitar corrupção, considere criar vários arquivos PST de arquivo por data ou projeto em vez de um único arquivo enorme. Você também pode usar o recurso Arquivar (Arquivo > Informações > Ferramentas de Limpeza > Arquivar) para mover automaticamente itens antigos para um novo arquivo.
Mesclagem Manual vs. Assistente Importar/Exportar
| Item | Mesclagem Manual (Arrastar e Soltar) | Assistente Importar/Exportar |
|---|---|---|
| Melhor para | Cópia seletiva de algumas pastas | Mesclar arquivos PST inteiros com todos os dados |
| Lida com duplicatas | Sem detecção automática | Sim, com uma opção dedicada |
| Risco de erro | Maior se arrastar muitos itens | Menor, processo automatizado |
| Tipos de itens transferidos | Todos, mas permissões de pasta podem não copiar | Todos os tipos de itens e a maioria das propriedades |
| Velocidade | Rápida para lotes pequenos | Mais lenta, mas mais confiável para grandes trabalhos |
Agora você pode consolidar vários arquivos em um único arquivo PST organizado. Para gerenciamento contínuo, configure o Arquivamento Automático para mover automaticamente itens antigos para o arquivo mesclado. Use o recurso Pastas de Pesquisa para encontrar rapidamente conteúdo em seu arquivo grande sem navegação manual.