Como Gerenciar Vários Revisores no Word

Quando vários colegas ou clientes revisam o mesmo documento do Word, os comentários e as alterações controladas podem rapidamente se tornar avassaladores. Você vê uma mistura de inserções, exclusões, marcas de formatação e balões de comentários de diferentes pessoas, dificultando a identificação de quem sugeriu o quê. O Word inclui ferramentas integradas para filtrar, classificar e revisar alterações por revisor individual. Este artigo explica como mostrar ou ocultar revisores específicos, filtrar alterações controladas por autor e gerenciar comentários de várias pessoas sem perder nenhuma contribuição.

Como o Word Controla Vários Revisores e Por Que Fica Confuso

Ao ativar o Controle de Alterações, o Word atribui a cada revisor uma cor única para inserções e exclusões. Essa codificação por cores ajuda a identificar quem fez cada alteração rapidamente. No entanto, se cinco ou mais pessoas editarem o mesmo documento, os balões de comentários e as marcas coloridas podem se sobrepor e poluir a página. O Word armazena cada alteração com o nome e o carimbo de data/hora do revisor. A guia Revisão fornece filtros que permitem isolar as contribuições de um revisor sem excluir permanentemente o trabalho de ninguém. Antes de começar a filtrar, verifique se o Controle de Alterações está ativado e se o documento contém alterações de pelo menos duas pessoas. Você pode verificar isso no menu Mostrar Marcas, na guia Revisão.

Pré-requisitos para Gerenciar Vários Revisores

Seu documento deve ter alterações controladas ou comentários de mais de uma pessoa. Se você for o único revisor, as opções de filtro ainda funcionarão, mas mostrarão apenas um nome. Para ver vários revisores, peça a cada pessoa que ative o Controle de Alterações antes de editar ou que adicione comentários com sua própria conta Microsoft 365. O Word usa o nome de usuário definido em Arquivo > Opções > Geral > Personalizar cópia do Microsoft Office.

Etapas para Filtrar e Gerenciar Alterações por Revisor

As etapas a seguir funcionam no Word para Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 e Word 2016. Os nomes dos menus são idênticos nessas versões. Se você usa o Word para a web, algumas opções de filtro são limitadas apenas à visualização.

1. Abra a guia Revisão e localize o grupo Controle
   Clique em Revisão na faixa de opções. Procure a seção Controle, que contém o botão Mostrar Marcas. Este é o controle central para filtrar revisores.
2. Clique em Mostrar Marcas e selecione Pessoas Específicas
   Na guia Revisão, clique em Mostrar Marcas. Um menu suspenso aparece. Passe o mouse ou clique em Pessoas Específicas. Um submenu lista todos os revisores que fizeram alterações ou comentários no documento. Cada revisor tem uma caixa de seleção ao lado do nome.
3. Desmarque os revisores que deseja ocultar temporariamente
   Desmarque a caixa ao lado do revisor cujas alterações você deseja ocultar. O Word remove instantaneamente as alterações controladas e os comentários desse revisor da visualização. As alterações não são excluídas; apenas ocultadas. Você pode marcar a caixa novamente mais tarde para trazê-las de volta.
4. Use Todos os Revisores para redefinir o filtro
   Para mostrar todas as alterações novamente, clique em Mostrar Marcas > Pessoas Específicas > Todos os Revisores. Isso marca todas as caixas de revisor e restaura a visualização completa das alterações controladas.
5. Filtre por revisor no Painel de Revisão
   Clique em Painel de Revisão no grupo Controle. O painel abre à esquerda ou na parte inferior do documento. No painel, você pode ver uma lista de todas as alterações classificadas por tipo. Clique no cabeçalho da coluna Autor para classificar as alterações em ordem alfabética por nome do revisor. Isso ajuda a examinar as alterações de uma pessoa sem ocultar as outras.
6. Aceite ou rejeite alterações de um revisor específico
   Após filtrar para mostrar apenas um revisor, você pode aceitar ou rejeitar todas as alterações dele de uma vez. No grupo Controle, clique na seta abaixo de Aceitar ou Rejeitar. Escolha Aceitar Todas as Alterações Mostradas ou Rejeitar Todas as Alterações Mostradas. Essa ação se aplica apenas às alterações do revisor atualmente visível.

Gerenciando Comentários de Vários Revisores

Os comentários são separados das alterações controladas, mas também são filtrados pelo menu Pessoas Específicas. Quando você desmarca um revisor, tanto as alterações controladas quanto os comentários dele desaparecem. Para excluir todos os comentários de uma pessoa sem afetar os outros:

1. Clique em um comentário do revisor que deseja remover
   Clique em qualquer balão de comentário ou comentário no Painel de Revisão que pertença a essa pessoa.
2. Use o menu suspenso Excluir no grupo Comentários
   Na guia Revisão, no grupo Comentários, clique na seta abaixo de Excluir. Escolha Excluir Todos os Comentários Deste Revisor. O Word remove todos os comentários dessa pessoa, mantendo intactos os comentários dos outros revisores.

Quando a Filtragem Não Funciona como Esperado

Mesmo com as etapas de filtragem corretas, você pode encontrar situações em que a lista de revisores não é atualizada ou as alterações permanecem visíveis. Abaixo estão os problemas mais comuns e como resolvê-los.

Menu Pessoas Específicas Mostra Apenas Um Revisor

Se o submenu Pessoas Específicas listar apenas um nome, o documento provavelmente contém alterações de apenas uma pessoa. Peça a outros revisores que ativem o Controle de Alterações antes de editar. Se eles editaram sem o Controle de Alterações, você pode comparar versões usando Revisão > Comparar > Comparar. Isso cria um novo documento mostrando as diferenças como alterações controladas de cada autor.

Alterações Filtradas Ainda Visíveis Após Desmarcar um Revisor

Isso acontece quando o documento contém várias camadas de alterações ou quando as alterações de formatação estão configuradas para serem exibidas em linha em vez de em balões. Clique em Mostrar Marcas e certifique-se de que Comentários, Inserções e Exclusões e Formatação estejam marcados. Em seguida, reaplique o filtro. Se o problema persistir, feche e reabra o documento para atualizar a lista de revisores.

Nomes de Revisores Aparecem como Desconhecido ou Genérico

O Word exibe o nome armazenado na conta Microsoft 365 do usuário ou nas configurações locais do Office. Se um revisor usou um computador compartilhado sem fazer login, suas alterações podem aparecer como Autor ou Desconhecido. Para corrigir isso, peça ao revisor que defina seu nome em Arquivo > Opções > Geral > Nome de usuário antes de editar. Para documentos existentes, não é possível renomear retroativamente um revisor desconhecido.

Comparando Fluxos de Trabalho de Revisão: Word Desktop vs Word para a Web

Item	Word Desktop (Microsoft 365 / 2021)	Word para a Web
Filtrar por revisor	Suporte completo via Mostrar Marcas > Pessoas Específicas	Apenas visualização; não é possível filtrar por revisor individual
Aceitar/rejeitar todas as alterações de um revisor	Sim, usando Aceitar Todas as Alterações Mostradas	Não; é necessário aceitar ou rejeitar cada alteração individualmente
Excluir todos os comentários de um revisor	Sim, via menu suspenso Excluir	Não; é necessário excluir cada comentário manualmente
Combinar documentos de vários revisores	Sim, via Revisão > Comparar > Combinar	Não disponível
Painel de Revisão com classificação por autor	Sim, painel vertical ou horizontal	Não disponível

Para fluxos de trabalho com vários revisores, use o aplicativo Word para desktop. O Word para a web é adequado para revisões rápidas, mas não possui os filtros e ações em lote necessários para gerenciar muitos colaboradores de forma eficiente.

Agora você pode filtrar alterações controladas e comentários por revisor individual, aceitar ou rejeitar alterações de uma pessoa por vez e excluir todos os comentários de um autor específico sem afetar os outros. Em seguida, experimente o recurso Combinar em Revisão > Comparar para mesclar o feedback de dois revisores separados em um único documento. Para documentos com mais de cinco revisores, configure um cronograma de revisão compartilhado para que cada pessoa edite em uma rodada separada, reduzindo a necessidade de filtragem intensa.