Los resultados de búsqueda de SharePoint exponen archivos de política en borrador: solución

Cuando busca documentos de política en SharePoint, los archivos en borrador que aún se están editando pueden aparecer en los resultados de búsqueda. Esto ocurre incluso cuando los archivos en borrador se almacenan en una biblioteca con control de versiones habilitado y seguridad de borradores configurada para restringir el acceso. La causa raíz es un desajuste entre los permisos de rastreo de búsqueda de SharePoint y la configuración de seguridad de elementos en borrador en la biblioteca de documentos. Este artículo explica por qué los archivos en borrador se vuelven visibles en la búsqueda y proporciona los pasos exactos para evitar que aparezcan.

Por qué los archivos en borrador aparecen en los resultados de búsqueda de SharePoint

La búsqueda de SharePoint rastrea todo el contenido al que la cuenta de rastreo tiene al menos acceso de lectura. De forma predeterminada, la cuenta de rastreo de búsqueda es una cuenta de sistema que omite muchas restricciones de seguridad. Cuando una biblioteca de documentos tiene control de versiones habilitado y la seguridad de elementos en borrador establecida en “Solo usuarios que pueden editar elementos” o “Solo usuarios que pueden aprobar elementos”, la cuenta de rastreo aún ve los archivos en borrador porque tiene privilegios elevados. El índice de búsqueda luego almacena esos archivos y los muestra en los resultados a cualquier usuario que tenga acceso de lectura a la biblioteca, incluso si ese usuario no puede abrir el archivo en borrador directamente.

Este comportamiento es intencional pero a menudo sorprende a los administradores. El archivo en borrador en sí no es accesible para el usuario final: al hacer clic en el enlace se mostrará un error de acceso denegado. Sin embargo, el título del archivo, los metadatos y el fragmento son visibles en el resultado de búsqueda. Para documentos de política, esta exposición puede violar las reglas de cumplimiento interno. La solución requiere ajustar la seguridad de elementos en borrador, las reglas de rastreo de búsqueda o ambas.

Pasos para evitar que los archivos en borrador aparezcan en la búsqueda

Use los siguientes métodos para bloquear archivos de política en borrador de los resultados de búsqueda de SharePoint. Aplique estos pasos a cada biblioteca de documentos que almacene políticas en borrador.

Método 1: Cambiar la seguridad de elementos en borrador en la biblioteca de documentos

1. Abra la configuración de la biblioteca de documentos
   Navegue a la biblioteca de documentos que contiene los archivos de política en borrador. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione Configuración de biblioteca.
2. Abra la configuración de versiones
   En la sección Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.
3. Establezca la seguridad de elementos en borrador
   Localice la sección Seguridad de elementos en borrador. Seleccione la opción “Solo usuarios que pueden editar elementos” o “Solo usuarios que pueden aprobar elementos”. La primera opción es más estricta y evita que cualquier persona que no pueda editar la biblioteca vea los borradores. Haga clic en Aceptar para guardar.
4. Solicite un reindexado completo de búsqueda
   Vuelva a la configuración de la biblioteca. En la sección Permisos y administración, haga clic en Configuración avanzada. Desplácese a la sección Reindexar biblioteca de documentos y haga clic en Reindexar. Esto obliga a SharePoint a volver a rastrear la biblioteca con la nueva configuración de seguridad.

Método 2: Crear una regla de rastreo para excluir la ruta de la biblioteca

1. Abra el Centro de administración de SharePoint
   Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 como administrador global o administrador de SharePoint. Seleccione SharePoint en la navegación izquierda. En el centro de administración, expanda Búsqueda y elija Reglas de rastreo.
2. Agregue una nueva regla de rastreo
   Haga clic en Agregar regla de rastreo. En el campo Ruta, ingrese la URL exacta de la biblioteca de documentos que contiene los archivos de política en borrador. Por ejemplo: https://yourtenant.sharepoint.com/sites/policy/Shared%20Documents. Use la ruta completa incluido el nombre de la biblioteca. Seleccione la opción Excluir todos los elementos de esta ruta de ser rastreados. Haga clic en Aceptar.
3. Espere el próximo rastreo o inicie un rastreo completo
   Las reglas de rastreo surten efecto durante el próximo rastreo completo. Para acelerar el proceso, vaya a Búsqueda > Registro de rastreo y haga clic en Iniciar rastreo completo. Esto elimina todos los elementos indexados existentes de la biblioteca y evita que los borradores futuros se indexen.

Método 3: Usar propiedades administradas y reglas de consulta para filtrar borradores

1. Verifique la propiedad rastreada IsDraft
   En el Centro de administración de SharePoint, vaya a Búsqueda > Propiedades administradas. Busque una propiedad llamada “IsDraft” en la lista de propiedades rastreadas. Si no existe, debe asignar una columna de sitio. Cree una columna de sitio Sí/No llamada “IsDraft” en la biblioteca, configúrela en Sí para los elementos en borrador y luego ejecute un rastreo completo.
2. Asigne la propiedad rastreada a una propiedad administrada
   Después del rastreo, localice la propiedad rastreada llamada IsDraft (ows_IsDraft). Haga clic en Agregar asignación y asígnela a una nueva propiedad administrada. Nombre la propiedad administrada IsDraft, establezca su tipo en Sí/No y marque las opciones Consultable y Buscable. Haga clic en Aceptar.
3. Cree una regla de consulta para excluir borradores
   Vaya a Búsqueda > Reglas de consulta. Haga clic en Agregar regla de consulta. Asigne un nombre a la regla, como “Excluir archivos de política en borrador”. En Condiciones de consulta, seleccione Quitar condición de consulta para aplicar la regla a todas las consultas. En Acciones, haga clic en Agregar acción y elija Cambiar clasificación agregando un bloque de resultados. Haga clic en Agregar bloque de resultados y luego en Avanzado. En el cuadro Plantilla de consulta, ingrese: IsDraft=0. Configure el bloque para que se muestre solo cuando la consulta coincida. Haga clic en Aceptar dos veces.
4. Pruebe la regla de consulta
   Realice una búsqueda de un archivo de política que exista como borrador. El borrador ya no debería aparecer en los resultados. Si aún aparece, verifique que la propiedad administrada esté poblada y reindexe la biblioteca.

Si los archivos en borrador aún aparecen después de aplicar las soluciones

Incluso después de cambiar la seguridad de elementos en borrador y crear reglas de rastreo, algunos archivos en borrador pueden permanecer visibles en los resultados de búsqueda. Esto generalmente sucede porque el índice de búsqueda no se ha actualizado por completo.

Los resultados de búsqueda de la colección de sitios aún muestran borradores de otros subsitios

Las reglas de rastreo se aplican solo a la ruta exacta que especifique. Si los archivos en borrador se almacenan en varias bibliotecas en diferentes subsitios, debe crear una regla de rastreo separada para cada ruta de biblioteca. Alternativamente, use un patrón comodín en la ruta de la regla de rastreo reemplazando el nombre de la biblioteca con un asterisco. Por ejemplo: https://yourtenant.sharepoint.com/sites/policy/. Esto excluye todas las bibliotecas bajo el sitio de política de ser rastreadas. Tenga en cuenta que esto también evita que todos los demás documentos en esas bibliotecas se indexen.

Los archivos en borrador aparecen en los resultados de búsqueda para usuarios con permisos de edición

Si un usuario tiene permisos de edición en la biblioteca, puede ver archivos en borrador en los resultados de búsqueda incluso después de aplicar la seguridad de elementos en borrador. Este es un comportamiento esperado. Para evitar esto, elimine los permisos de edición de los usuarios que no deberían ver borradores, o mueva los archivos en borrador a una biblioteca separada con acceso restringido.

Los resultados de búsqueda muestran borradores antiguos que fueron indexados previamente

El índice de búsqueda retiene elementos hasta el próximo rastreo completo. Después de aplicar cualquier solución, ejecute un rastreo completo desde el Centro de administración de SharePoint. Vaya a Búsqueda > Registro de rastreo y haga clic en Iniciar rastreo completo. Esto elimina todos los elementos indexados obsoletos, incluidos los borradores antiguos que se indexaron antes de los cambios de seguridad.

Elemento	Seguridad de elementos en borrador	Regla de rastreo
Alcance	Biblioteca de documentos individual	Basado en ruta, puede cubrir múltiples bibliotecas
Efecto en la búsqueda	Oculta borradores a no editores pero aún indexados	Elimina completamente la biblioteca del índice
Acceso de usuarios a borradores	Bloqueado para no editores	Sin cambios: los usuarios con acceso aún pueden abrir borradores directamente
Carga de administración	Baja: se configura una vez por biblioteca	Media: requiere regla de rastreo por ruta y recrawl completo
Mejor para	Bibliotecas con permisos de usuario mixtos	Bibliotecas con borradores sensibles que nunca deben aparecer en la búsqueda

Después de aplicar la combinación correcta de seguridad de elementos en borrador y reglas de rastreo, los archivos de política en borrador ya no aparecerán en los resultados de búsqueda de SharePoint. Verifique la solución buscando un archivo en borrador conocido desde una cuenta de usuario que tenga acceso de solo lectura a la biblioteca. Si la solución no funciona de inmediato, ejecute un rastreo completo y espere hasta 24 horas para que el índice de búsqueda se actualice. Para bibliotecas que contienen borradores altamente sensibles, considere moverlos a una colección de sitios separada con su propio ámbito de búsqueda para aislar aún más el contenido.