Importar datos de Excel a una lista de SharePoint: lista de verificación práctica para propietarios de SharePoint

Los propietarios de sitios de SharePoint a menudo necesitan trasladar datos de hojas de cálculo existentes a una lista de SharePoint para habilitar la colaboración en equipo, el historial de versiones y la administración de permisos. El proceso de importación puede fallar o producir errores cuando el archivo de Excel contiene tipos de datos no compatibles, celdas combinadas o filas en blanco. Este artículo proporciona una lista de verificación práctica que abarca la preparación del archivo de Excel, la elección del método de importación correcto y el manejo de problemas comunes después de la importación. Seguir esta lista de verificación le ayudará a evitar la pérdida de datos y a ahorrar tiempo durante la migración.

Qué hace la función de importación y qué necesita antes de comenzar

La función de importación de SharePoint lee un libro de Excel y crea una nueva lista de SharePoint con columnas que coinciden con las columnas de la hoja de cálculo. Cada fila de la hoja de cálculo se convierte en un elemento de lista. La función solo funciona con archivos .xlsx. No funciona con archivos .xls, .csv ni .xlsm. Debe tener al menos permisos de Edición en el sitio donde crea la lista. El archivo de Excel debe contener una sola tabla o un rango con nombre. Si el archivo tiene varias hojas, solo se importa la hoja activa. El proceso de importación conserva la primera fila como encabezados de columna. Todas las demás filas se convierten en elementos de lista. El sistema detecta automáticamente tipos de datos como texto, número, fecha y moneda. No importa fórmulas ni valores calculados. En su lugar, importa el valor mostrado en el momento de la importación. Antes de comenzar, confirme que su archivo de Excel esté cerrado. Un archivo abierto puede provocar un error de infracción de uso compartido.

Tipos de datos compatibles y limitaciones

SharePoint asigna los tipos de datos de Excel a los tipos de columna de lista. Las columnas de texto se convierten en Una línea de texto. Los números se convierten en Número. Las fechas se convierten en Fecha y hora. La moneda se convierte en Moneda. Los valores booleanos se convierten en Sí/No. La importación no admite tablas de Excel con referencias estructuradas, tablas dinámicas, gráficos ni formato condicional. Si su hoja de cálculo contiene hipervínculos, solo se importa el texto mostrado. La URL no se conserva. Las imágenes insertadas en celdas se ignoran. Las reglas de validación de datos de Excel no se transfieren. Debe volver a aplicar la validación en SharePoint después de la importación.

Lista de verificación para preparar su archivo de Excel para la importación

Seguir esta lista de verificación reduce la probabilidad de errores durante el proceso de importación. Complete cada paso antes de abrir el asistente de importación de SharePoint.

1. Convierta todos los datos en una tabla plana
   Elimine las celdas combinadas. Separe todas las celdas y rellene las celdas en blanco con el valor adecuado. Elimine las filas de subtotales, filas de totales generales o filas de resumen. La hoja de cálculo debe contener solo un único rango rectangular de datos con encabezados en la primera fila.
2. Elimine filas y columnas en blanco
   Elimine las filas o columnas completamente vacías dentro del rango de datos. Las filas en blanco hacen que SharePoint cree elementos de lista vacíos. Las columnas en blanco crean columnas vacías en la lista. Use la función Ir a Especial > Celdas en blanco de Excel para identificarlas y eliminarlas.
3. Estandarice los encabezados de columna
   Los encabezados de columna deben ser únicos. Los encabezados duplicados hacen que la importación falle. Reemplace los espacios con guiones bajos o consérvelos, pero sea coherente. SharePoint usará el texto del encabezado como nombre interno de la columna. Mantenga los encabezados con menos de 255 caracteres. Evite caracteres especiales como /, \, , ?, :, [, ], y #.
4. Verifique los tipos de datos por columna
   Asegúrese de que cada columna contenga solo un tipo de datos. Mezclar texto y números en la misma columna obliga a SharePoint a tratar toda la columna como texto. Dé formato a las columnas de fecha de manera coherente usando el mismo formato de fecha en todo el archivo. Para las columnas de moneda, dé formato a las celdas como Moneda en Excel antes de importar.
5. Elimine las fórmulas y reemplácelas con valores
   Seleccione toda la hoja de cálculo. Cópiela. Luego use Pegar especial > Valores para reemplazar todas las fórmulas con sus valores mostrados actuales. Este paso evita que SharePoint intente interpretar las fórmulas como texto.
6. Guarde el archivo como .xlsx
   Use Archivo > Guardar como y elija Libro de Excel (.xlsx). Si su archivo está en formato .xls o .csv, ábralo en Excel y vuelva a guardarlo como .xlsx. El asistente de importación de SharePoint solo acepta archivos .xlsx.

Pasos para importar datos de Excel a una lista de SharePoint

Una vez preparado su archivo de Excel, use los siguientes pasos para crear la lista. Estos pasos se aplican a SharePoint en Microsoft 365. La interfaz puede variar ligeramente entre inquilinos.

1. Navegue al sitio de SharePoint de destino
   Abra el sitio donde desea que aparezca la nueva lista. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione Contenido del sitio.
2. Inicie el asistente de creación de listas
   En la página Contenido del sitio, haga clic en Nuevo y luego seleccione Lista.
3. Elija la opción Desde Excel
   En el panel Crear una lista, haga clic en Desde Excel. Se abre un cuadro de diálogo de selección de archivos.
4. Cargue su archivo de Excel
   Haga clic en Examinar y seleccione el archivo .xlsx preparado. Como alternativa, arrastre y suelte el archivo en el área de carga. Espere a que el archivo se cargue por completo.
5. Seleccione la hoja de cálculo o la tabla
   Si su libro contiene varias hojas, aparece una lista desplegable. Elija la hoja que contiene los datos que desea importar. Si sus datos están en un rango con nombre, seleccione ese rango en la lista desplegable.
6. Revise la asignación de columnas
   SharePoint muestra una vista previa de las columnas y las primeras filas. Verifique que cada encabezado de columna aparezca correctamente. Si una columna aparece como No reconocida, vuelva a su archivo de Excel y limpie el encabezado.
7. Establezca el nombre y la descripción de la lista
   Escriba un nombre para la lista. El nombre debe ser único dentro del sitio. Opcionalmente, agregue una descripción. Haga clic en Crear.
8. Espere a que finalice la importación
   SharePoint procesa el archivo y crea la lista. Aparece una barra de progreso. No cierre la ventana del navegador durante el procesamiento. Cuando finaliza la importación, se abre la nueva lista con sus datos.

Problemas comunes después de la importación y cómo solucionarlos

Los datos importados muestran errores #N/A o #VALUE

Este error aparece cuando el archivo de Excel contenía fórmulas que no se convirtieron a valores. Abra el archivo de Excel original, seleccione todos los datos, cópielos y use Pegar especial > Valores. Guarde el archivo y vuelva a importarlo. Si la lista ya existe, elimínela y comience de nuevo.

Las columnas de fecha se muestran como números después de la importación

SharePoint puede interpretar incorrectamente las columnas de fecha si el formato de fecha de Excel es ambiguo. En Excel, seleccione la columna de fecha y aplique un formato de fecha claro como 14-mar-2023. Guarde el archivo y vuelva a importarlo. Una vez creada la lista, puede cambiar el formato de la columna en la configuración de la lista de SharePoint.

Faltan algunas filas en la lista

Las filas en blanco del archivo de Excel hacen que SharePoint deje de importar en la primera fila en blanco. Revise su archivo de Excel para detectar filas completamente vacías dentro del rango de datos. Elimínelas y guarde el archivo. Asegúrese también de que el rango de datos no contenga celdas vacías en la primera columna. SharePoint trata una primera columna en blanco como el final del conjunto de datos.

Los encabezados de columna aparecen como Campo1, Campo2, etc.

Esto ocurre cuando la primera fila del archivo de Excel no contiene encabezados, o cuando los encabezados contienen caracteres no compatibles. Abra el archivo de Excel y verifique que la primera fila contenga encabezados de texto. Elimine los caracteres especiales indicados en la lista de verificación de preparación. Guarde y vuelva a importar.

Elemento	Importar desde Excel (nueva lista)	Copiar y pegar en una lista existente
Descripción	Crea una nueva lista de SharePoint a partir de un archivo .xlsx	Pega datos de Excel en una lista ya existente usando Edición rápida
Tipos de datos	Detectados automáticamente a partir del formato de Excel	Deben coincidir con los tipos de columna de la lista existente
Asignación de columnas	Automática según los encabezados	Se requiere alineación manual de columnas
Filas compatibles	Hasta 5000 filas por importación	Limitadas por el umbral de vista de lista (5000 elementos)
Ideal para	Crear una nueva lista desde cero	Agregar datos a una estructura de lista existente

Ahora puede importar datos de Excel a una lista de SharePoint con confianza siguiendo la lista de verificación de preparación y el asistente paso a paso. Una vez creada la lista, verifique que todas las columnas tengan los tipos de datos correctos abriendo Configuración de la lista. Para conjuntos de datos grandes, considere usar Microsoft Power Automate para importar datos por lotes y mantenerse dentro del umbral de vista de 5000 filas. Un consejo avanzado: cree una plantilla de columna de sitio en SharePoint que coincida con sus encabezados de Excel antes de importar, luego asigne las columnas importadas a las columnas de sitio existentes para obtener metadatos coherentes en todo el sitio.