Cuando un sitio de SharePoint ya no está activo, eliminarlo directamente puede causar pérdida de datos y enlaces rotos. Muchos propietarios de sitios mantienen los sitios antiguos en línea, lo que genera desorden y riesgos de seguridad por permisos obsoletos. Archivar un sitio conserva su contenido mientras lo retira del uso diario. Este artículo proporciona una lista de verificación práctica para archivar un sitio de forma segura, abarcando permisos, revisión de contenido y pasos finales.
Puntos clave: Archivar un sitio de SharePoint sin perder datos
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Directivas: Use directivas de sitio para cerrar o eliminar automáticamente un sitio después de un período establecido.
- Contenido del sitio > Exportar a Excel: Genere un inventario de todos los archivos, listas y bibliotecas antes de archivar.
- Permisos del sitio > Comprobar permisos: Revise quién tiene acceso y elimine los usuarios innecesarios antes de bloquear el sitio.
Qué significa realmente archivar un sitio de SharePoint
Archivar un sitio de SharePoint significa retirarlo del uso activo mientras se conservan sus datos. El sitio se vuelve de solo lectura o se traslada a una ubicación separada. Esto es diferente de eliminar un sitio, lo que elimina permanentemente todo el contenido. El archivado conserva el sitio para referencia futura, cumplimiento normativo o retenciones legales.
Antes de comenzar, confirme que tiene al menos permisos de administrador de SharePoint o permisos de propietario del sitio para el sitio que planea archivar. También necesita acceso al centro de administración de SharePoint en Microsoft 365. Si el sitio está conectado a un grupo de Microsoft 365, los propietarios del grupo también deben participar.
El proceso de archivado implica tres fases: preparación, revisión de contenido y configuración final. Cada fase tiene comprobaciones específicas. Omitir cualquier paso puede provocar pérdida de datos o acceso inesperado después del archivado.
Fase 1: Preparar el sitio para el archivado
- Identificar el sitio a archivar
Vaya al centro de administración de SharePoint y abra Sitios activos. Busque el sitio que desea archivar. Anote la URL del sitio y el tipo (sitio de equipo o sitio de comunicación). - Comprobar el almacenamiento y el uso del sitio
En el centro de administración, seleccione el sitio y vea las pestañas Almacenamiento y Uso. Registre el almacenamiento total utilizado y el número de archivos. Esto ayuda a estimar el tiempo necesario para el proceso de archivado. - Notificar a todos los miembros del sitio
Envíe un correo electrónico a todos los miembros y propietarios del sitio al menos dos semanas antes de archivar. Explique la fecha en que el sitio pasará a ser de solo lectura. Incluya instrucciones sobre cómo descargar archivos importantes antes de esa fecha. - Exportar el inventario del sitio
En el sitio, vaya a Contenido del sitio > Exportar a Excel. Descargue el inventario de todas las listas, bibliotecas y archivos. Guarde este archivo en una ubicación segura fuera del sitio. Este inventario sirve como registro de respaldo de lo que había en el sitio.
Fase 2: Revisar contenido y permisos
- Eliminar contenido confidencial u obsoleto
Revise todos los archivos y listas en busca de datos que no deban archivarse. Elimine manualmente los elementos confidenciales u obsoletos. Use la página de contenido del sitio para localizar archivos grandes o versiones antiguas. - Comprobar los permisos del sitio
Vaya a Configuración del sitio > Permisos del sitio > Comprobar permisos. Introduzca el nombre de cada usuario o grupo para ver su nivel de acceso. Elimine los usuarios que ya no necesiten acceso. Preste especial atención a los usuarios externos y las cuentas de invitado. - Romper la herencia de permisos si es necesario
Si el sitio tiene permisos únicos, decida si desea conservarlos o revertir a los permisos principales. Para el archivado, es más seguro conservar los permisos únicos para que el sitio siga siendo accesible solo para la audiencia prevista. - Revisar las directivas del sitio y las etiquetas de retención
En el centro de administración, compruebe si el sitio tiene una directiva de sitio o una etiqueta de retención aplicada. Si una directiva elimina automáticamente el sitio después de un período, elimínela o modifíquela para evitar la eliminación accidental después del archivado.
Fase 3: Bloquear el sitio y finalizar
- Establecer el sitio como de solo lectura
En el centro de administración de SharePoint, seleccione el sitio. Vaya a Configuración > Estado de bloqueo del sitio. Elija Solo lectura. Esto impide que cualquier persona agregue, edite o elimine contenido. El sitio permanece visible y se puede buscar. - Eliminar el sitio de los resultados de búsqueda
Vaya a la configuración del sitio > Búsqueda y disponibilidad sin conexión. Establezca Permitir que este sitio aparezca en los resultados de búsqueda en No. Esto oculta el sitio de los resultados de búsqueda de SharePoint, lo que reduce el acceso accidental. - Actualizar la descripción y el título del sitio
Cambie el título del sitio para incluir un prefijo como “Archivado – ” seguido del nombre original. Actualice la descripción del sitio para indicar la fecha de archivado y a quién contactar para obtener acceso. Esto ayuda a otros usuarios a comprender el estado del sitio. - Notificar a los miembros la finalización del archivado
Envíe un correo electrónico final a todos los miembros del sitio. Confirme que el sitio ahora es de solo lectura. Proporcione instrucciones sobre cómo solicitar acceso si es necesario. Incluya la URL del archivo de inventario del sitio si se guardó externamente.
Errores comunes al archivar un sitio de SharePoint
El grupo de Microsoft 365 conectado sigue activo
Cuando archiva un sitio de equipo conectado a un grupo de Microsoft 365, el grupo permanece activo. Los miembros aún pueden recibir correos electrónicos del grupo y acceder a otros recursos del grupo, como un buzón compartido o Planner. Para archivar completamente el sitio, también debe archivar o eliminar el grupo. Vaya al centro de administración de Microsoft 365 > Grupos > Grupos activos. Seleccione el grupo y establezca su estado en Archivado.
Los usuarios externos pierden el acceso inesperadamente
Los usuarios externos que tenían acceso al sitio pueden perderlo si rompe la herencia de permisos o los elimina durante la fase de revisión. Antes de archivar, decida si los usuarios externos deben conservar el acceso de solo lectura. Si deben hacerlo, mantenga sus permisos intactos. Si no, elimínelos explícitamente y documente la eliminación.
La directiva del sitio elimina el sitio automáticamente
Una directiva de sitio que incluye la eliminación puede eliminar un sitio archivado después de un número específico de días. Compruebe la directiva en el centro de administración en Directivas > Directivas de sitio. Si hay una directiva de eliminación activa, elimínela o cámbiela por una directiva que solo cierre el sitio sin eliminarlo.
Archivado de sitio de equipo vs archivado de sitio de comunicación: diferencias clave
| Elemento | Sitio de equipo | Sitio de comunicación |
|---|---|---|
| Grupo conectado | Sí, vinculado a un grupo de Microsoft 365 | Sin conexión de grupo |
| Método de archivado | Establecer el sitio como de solo lectura, luego archivar el grupo | Establecer el sitio como de solo lectura únicamente |
| Permisos después del archivado | Los miembros del grupo aún tienen acceso a los recursos del grupo | Solo se aplican los permisos del sitio |
| Visibilidad en la búsqueda | Se debe deshabilitar la búsqueda en la configuración del sitio | Mismo proceso |
Archivar un sitio de SharePoint requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Use la lista de verificación anterior para asegurarse de que no se pierdan datos y no queden permisos abiertos. Después de archivar, pruebe el sitio accediendo a él como un usuario normal para confirmar que es de solo lectura y que está oculto en la búsqueda. Para una solución más permanente, considere usar una directiva de sitio de SharePoint que cierre automáticamente el sitio después de 90 días de inactividad.