Cuando cambias el estado de aprobación de un elemento en una lista o biblioteca de SharePoint, la columna Estado de aprobación a veces se queda con el valor anterior. Esto puede ocurrir después de una acción de aprobación manual, un flujo de Power Automate o incluso al usar los botones integrados Aprobar/Rechazar. La causa raíz casi siempre es una discrepancia entre el tipo de contenido que contiene la columna de estado y la configuración real del flujo de aprobación. Este artículo explica por qué la columna Estado de aprobación deja de actualizarse y proporciona una solución paso a paso para restaurar el comportamiento correcto.
Conclusiones clave: Solucionar la columna Estado de aprobación que deja de actualizarse
- Configuración de lista > Tipos de contenido: La columna Estado de aprobación pertenece al tipo de contenido integrado Aprobación de contenido; si este tipo de contenido falta o no está asociado, la columna no se actualiza.
- Power Automate > Acción Actualizar elemento: Los flujos que modifican el campo Estado de aprobación deben apuntar al nombre de campo interno correcto (ModerationStatus) y usar el valor entero correcto.
- Centro de administración de SharePoint > Características de la colección de sitios: La característica Aprobación de contenido debe estar activa a nivel de colección de sitios para que la columna responda a los cambios de estado.
Por qué la columna Estado de aprobación deja de actualizarse
La columna Estado de aprobación en listas y bibliotecas de SharePoint es parte de la característica integrada Aprobación de contenido. Esta característica está controlada por una característica de colección de sitios llamada “Aprobación de contenido” y por un tipo de contenido oculto llamado “Aprobación de contenido” que se agrega automáticamente a la lista cuando habilitas la aprobación de contenido. Cuando habilitas la aprobación de contenido para una lista, SharePoint agrega el campo Estado de aprobación al tipo de contenido predeterminado de la lista. Sin embargo, si luego modificas la configuración de tipos de contenido de la lista, por ejemplo, agregando tipos de contenido personalizados o eliminando el tipo de contenido predeterminado, la columna Estado de aprobación puede desconectarse del flujo de aprobación. La columna sigue apareciendo en la vista de lista, pero ya no se actualiza cuando se aprueba o rechaza un elemento.
Otra causa común es un flujo de Power Automate que actualiza el campo Estado de aprobación usando el nombre interno incorrecto. El nombre para mostrar del campo es “Estado de aprobación”, pero su nombre interno es “ModerationStatus”. Los flujos que hacen referencia al nombre para mostrar pueden fallar silenciosamente. Además, el campo espera un valor entero: 0 para Borrador, 1 para Pendiente, 2 para Aprobado y 3 para Rechazado. Si un flujo envía una cadena de texto como “Aprobado”, la columna no se actualizará.
Una tercera causa es que la característica Aprobación de contenido esté desactivada a nivel de colección de sitios. Esto puede ocurrir durante una migración del sitio, un cambio de plantilla o una desactivación manual. Cuando la característica está desactivada, la columna Estado de aprobación se convierte en un campo de texto estático y no responde a las acciones de aprobación.
Pasos para restaurar las actualizaciones de la columna Estado de aprobación
- Verifica si la aprobación de contenido está habilitada en la lista
Ve a la lista o biblioteca. Selecciona Configuración (icono de engranaje) > Configuración de lista. En Configuración general, haz clic en Configuración de versiones. Confirma que “¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados?” esté establecido en Sí. Si está en No, cámbialo a Sí y haz clic en Aceptar. La columna Estado de aprobación se agregará al tipo de contenido predeterminado. - Verifica que el tipo de contenido Aprobación de contenido esté presente
Aún en Configuración de lista, en Tipos de contenido, haz clic en “Agregar desde tipos de contenido de sitio existentes”. En la lista Tipos de contenido de sitio disponibles, selecciona “Aprobación de contenido” y haz clic en Agregar > Aceptar. Si el tipo de contenido Aprobación de contenido ya está presente, omite este paso. - Asegúrate de que la columna Aprobación de contenido esté en la vista de lista
Ve a la vista de lista donde la columna Estado de aprobación no se actualiza. Haz clic en el encabezado de la columna y selecciona Configuración de columna > Mostrar u ocultar columnas. Asegúrate de que la columna Estado de aprobación esté marcada. Si no lo está, márcala y haz clic en Aplicar. - Activa la característica Aprobación de contenido de la colección de sitios
Ve al Centro de administración de SharePoint. En el panel de navegación izquierdo, selecciona Sitios > Sitios activos. Haz clic en el sitio donde reside la lista. En el panel de detalles del sitio, haz clic en Configuración. En Características de la colección de sitios, busca “Aprobación de contenido” y haz clic en Activar si aún no está activa. Espera unos minutos para que la característica se propague. - Prueba con una aprobación manual
Vuelve a la lista. Selecciona un elemento que esté en estado Pendiente. En la barra de comandos, haz clic en los puntos suspensivos (…) y elige Aprobar/Rechazar. En el cuadro de diálogo, selecciona Aprobado y haz clic en Aceptar. Después de unos segundos, actualiza la vista de lista. La columna Estado de aprobación debería mostrar ahora Aprobado. Si no lo hace, continúa con el siguiente paso. - Revisa el flujo de Power Automate para el nombre y valor del campo
Si usas un flujo de Power Automate para actualizar el Estado de aprobación, abre el flujo en Power Automate. Encuentra el paso que actualiza el elemento. En el selector de contenido dinámico, selecciona “Estado de aprobación” (no el nombre para mostrar). En el campo de valor, ingresa el entero correcto: 0 para Borrador, 1 para Pendiente, 2 para Aprobado o 3 para Rechazado. Guarda el flujo y ejecútalo nuevamente.
Si la columna Estado de aprobación aún no se actualiza
La columna Estado de aprobación aparece en blanco después de la aprobación
Esto suele ocurrir cuando el tipo de contenido Aprobación de contenido falta en la lista. Sigue el paso 2 de la solución principal anterior. Si el tipo de contenido ya está presente, elimínalo y agrégalo nuevamente. Esto restablece la asociación de la columna.
La columna Estado de aprobación muestra “Pendiente” para elementos ya aprobados
Esto indica que la característica Aprobación de contenido a nivel de colección de sitios no está activa. Sigue el paso 4 de la solución principal anterior. Después de la activación, es posible que debas volver a aprobar los elementos manualmente para que el estado se actualice.
El flujo de Power Automate se ejecuta correctamente pero la columna no cambia
El flujo probablemente usa el nombre para mostrar “Estado de aprobación” en lugar del nombre de campo interno “ModerationStatus”. En Power Automate, cuando agregas la acción Actualizar elemento, haz clic en “Mostrar opciones avanzadas”. En el cuadro de nombre de campo, escribe “ModerationStatus” (distingue mayúsculas y minúsculas). En el cuadro de valor, ingresa el entero. El flujo ahora actualizará la columna correctamente.
La columna Estado de aprobación no es visible en la configuración de lista
Si no puedes ver la columna Estado de aprobación en la sección Columnas de la lista, significa que la columna no forma parte de ningún tipo de contenido. Ve a Configuración de lista > Tipos de contenido, haz clic en el tipo de contenido que contiene las columnas de tu lista (generalmente “Elemento” o un tipo de contenido personalizado) y luego haz clic en Agregar desde columnas de sitio o lista existentes. Busca “Estado de aprobación” y agrégalo. Esto hace que la columna sea editable y responda a las acciones de aprobación.
Aprobación de contenido vs columna manual: diferencias clave
| Elemento | Columna de aprobación de contenido | Columna de elección manual |
|---|---|---|
| Origen | Característica integrada de SharePoint, agregada automáticamente | Creada por el usuario, agregada manualmente a la lista |
| Mecanismo de actualización | Se actualiza automáticamente cuando el elemento se aprueba/rechaza | Debe actualizarse manualmente o mediante Power Automate |
| Nombre de campo interno | ModerationStatus | Definido por el usuario (por ejemplo, MiColumnaAprobacion) |
| Formato de valor | Entero (0,1,2,3) | Cadena de texto definida por el usuario |
| Dependencia | Requiere la característica Aprobación de contenido a nivel de sitio | Sin dependencia de características del sitio |
La columna Estado de aprobación está diseñada para funcionar con el flujo de aprobación integrado de SharePoint. Una columna de elección manual que imita los estados de aprobación no se integra con los botones Aprobar/Rechazar ni con la característica Aprobación de contenido. Si necesitas una columna que se actualice automáticamente cuando se aprueba un elemento, usa siempre la columna integrada Estado de aprobación. Si necesitas un proceso de aprobación personalizado, considera usar un flujo de Power Automate con la acción Actualizar elemento que apunte al campo ModerationStatus.
Después de aplicar los pasos anteriores, la columna Estado de aprobación debería actualizarse correctamente. Prueba primero con un elemento nuevo. Si el problema persiste, verifica que la característica Aprobación de contenido esté activa a nivel de colección de sitios y que el tipo de contenido Aprobación de contenido esté presente en la lista. Para flujos de Power Automate, usa siempre el nombre de campo interno ModerationStatus y el valor entero para el estado. Este enfoque garantiza que la columna responda a las aprobaciones sin intervención manual.