Debe configurar su horario laboral y su ubicación en Outlook para que sus colegas sepan cuándo está disponible y dónde está trabajando. Outlook clásico y Outlook nuevo guardan estas opciones en lugares distintos y con nombres de menú diferentes. Este artículo explica exactamente dónde encontrar y cambiar el horario laboral y la ubicación en ambas versiones de Outlook.
Puntos clave: cómo encontrar el horario laboral y la ubicación en Outlook
- Outlook clásico: Archivo > Opciones > Calendario > Horario laboral: Configure aquí su semana laboral, las horas de inicio y fin, y el primer día de la semana.
- Outlook nuevo: icono Configuración > Calendario > Horario laboral: Active el interruptor de horario laboral y establezca su programación en el mismo panel.
- Outlook clásico: vista Calendario > alternar Horario laboral en la cinta de opciones: Muestre u oculte el sombreado del horario laboral directamente en el calendario sin abrir Opciones.
Cómo funcionan el horario laboral y la ubicación en Outlook
El horario laboral son los días y las horas en que normalmente está disponible. Outlook sombrea las horas no laborables en la cuadrícula del calendario para que pueda ver de un vistazo cuándo están libres los demás. Su ubicación de trabajo indica a sus colegas si está en la oficina, trabajando de forma remota o fuera de la oficina.
En Outlook clásico, el horario laboral se guarda en el cuadro de diálogo Opciones de calendario. En Outlook nuevo, forma parte del panel de configuración de Calendario, al que se accede mediante el icono principal Configuración. Ambas versiones leen la misma configuración de calendario del buzón de Microsoft 365, pero la interfaz de usuario es muy diferente.
No se necesita software ni complemento adicional. Necesita una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365 para sincronizar el horario laboral y la ubicación entre dispositivos.
Dónde encontrar el horario laboral en Outlook clásico
Outlook clásico guarda el horario laboral en el cuadro de diálogo Opciones de calendario. Siga estos pasos para cambiarlo.
- Abrir Opciones de calendario
Seleccione Archivo > Opciones > Calendario. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de calendario. - Establecer su semana laboral
En la sección Horario laboral, marque los días en que trabaja. Desmarque los días en que no trabaja. El valor predeterminado es de lunes a viernes. - Establecer las horas de inicio y fin
Use las listas desplegables Hora de inicio y Hora de finalización. Seleccione sus horas típicas de inicio y fin. El valor predeterminado es de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. - Establecer el primer día de la semana
Use la lista desplegable Primer día de la semana. La mayoría de los usuarios selecciona domingo o lunes. - Establecer la primera semana del año
Use la lista desplegable Primera semana del año. Seleccione Comienza el 1 de enero o Primera semana de cuatro días. - Aplicar los cambios
Haga clic en Aceptar para cerrar Opciones de calendario. Haga clic en Aceptar de nuevo para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.
También puede alternar el sombreado del horario laboral directamente en el calendario. En la vista Calendario, vaya a la pestaña Vista y marque o desmarque Horario laboral en el grupo Diseño.
Dónde encontrar el horario laboral en Outlook nuevo
Outlook nuevo usa un panel de configuración más sencillo al que se accede desde la ventana principal. Siga estos pasos.
- Abrir Configuración
Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la ventana de Outlook. Seleccione Calendario en el panel de navegación izquierdo. - Activar el horario laboral
Localice la sección Horario laboral. Active el interruptor Mostrar horario laboral. Cuando está activado, las horas no laborables aparecen sombreadas en la cuadrícula del calendario. - Establecer su programación
Haga clic en el icono de lápiz junto a su programación actual. Se abre un panel donde puede establecer las horas de inicio y fin para cada día de la semana. Puede establecer horas diferentes para días diferentes. - Guardar la programación
Haga clic en Guardar en el panel. La nueva programación aparece en la sección Horario laboral.
Para mostrar u ocultar rápidamente el horario laboral sin abrir la configuración, haga clic con el botón secundario en la cuadrícula del calendario y seleccione Horario laboral.
Dónde establecer la ubicación de trabajo en Outlook clásico
Outlook clásico no tiene un campo dedicado a la ubicación de trabajo en el cuadro de diálogo Opciones. La ubicación de trabajo se establece por cita o reunión. Sin embargo, puede usar las Opciones de disponibilidad para indicar su disponibilidad general.
- Abrir Opciones de disponibilidad
Seleccione Archivo > Opciones > Calendario. En el cuadro de diálogo Opciones de calendario, haga clic en Opciones de disponibilidad. - Establecer su estado de disponibilidad predeterminado
En el cuadro de diálogo Opciones de disponibilidad, establezca el estado de disponibilidad predeterminado en Libre, Ocupado, Provisional o Fuera de la oficina. Este estado se usa cuando no tiene una cita. - Publicar su información de disponibilidad
Haga clic en Publicar en mi ubicación para compartir sus datos de disponibilidad con otras personas del mismo servidor de Exchange. - Aplicar los cambios
Haga clic en Aceptar dos veces para cerrar ambos cuadros de diálogo.
Para una ubicación más detallada, cree una cita periódica con el nombre de la ubicación. Por ejemplo, cree una cita periódica titulada Trabajar desde casa y establezca el campo de ubicación en Casa.
Dónde establecer la ubicación de trabajo en Outlook nuevo
Outlook nuevo tiene un campo Ubicación de trabajo integrado que se sincroniza con Microsoft 365. Siga estos pasos.
- Abrir Configuración
Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Calendario. - Localizar Ubicación de trabajo
Desplácese hacia abajo hasta la sección Ubicación de trabajo. Esta sección solo aparece si su administrador ha habilitado el uso compartido de ubicación en su organización. - Establecer su ubicación predeterminada
Haga clic en la lista desplegable y seleccione Oficina, Remoto o Fuera de la oficina. También puede escribir un nombre de ubicación personalizado. - Guardar el cambio
Haga clic en Guardar. Su ubicación de trabajo aparece en su calendario y es visible para los colegas que consultan los detalles de su disponibilidad.
También puede establecer su ubicación directamente desde el calendario. Haga clic en la fecha en la parte superior del calendario y seleccione una ubicación en la lista desplegable que aparece.
Errores y limitaciones comunes
El horario laboral no aparece sombreado en el calendario
En Outlook clásico, verifique que la opción Horario laboral esté marcada en la pestaña Vista > grupo Diseño. En Outlook nuevo, asegúrese de que el interruptor Mostrar horario laboral esté activado en la configuración de Calendario.
Falta la opción Ubicación de trabajo en Outlook nuevo
La función Ubicación de trabajo requiere una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365. No está disponible para cuentas personales. Su administrador también debe habilitar la directiva de uso compartido de ubicación en el centro de administración de Exchange.
El horario laboral de Outlook clásico no se sincroniza con Outlook nuevo
El horario laboral establecido en Outlook clásico mediante Archivo > Opciones > Calendario no aparece automáticamente en Outlook nuevo. Outlook nuevo lee la programación de la configuración de calendario de Microsoft 365. Para sincronizar, establezca su horario laboral en la configuración de calendario de Microsoft 365 en outlook.office.com.
Los cambios en el horario laboral no afectan a las citas existentes
El horario laboral solo afecta al sombreado del tiempo no laborable en la cuadrícula del calendario. No cambia la hora de las citas existentes. Debe reprogramar las citas manualmente si desea que queden dentro del nuevo horario laboral.
Outlook clásico vs Outlook nuevo: funciones de horario laboral y ubicación
| Función | Outlook clásico | Outlook nuevo |
|---|---|---|
| Ubicación del horario laboral | Archivo > Opciones > Calendario > Horario laboral | Configuración > Calendario > Horario laboral |
| Alternancia rápida en el calendario | Pestaña Vista > Diseño > casilla Horario laboral | Clic con el botón secundario en la cuadrícula del calendario > Horario laboral |
| Programación por día | No compatible. Todos los días usan la misma hora de inicio y fin | Compatible. Horas diferentes por día |
| Campo Ubicación de trabajo | No integrado. Use citas periódicas con ubicación | Integrado. Configuración > Calendario > Ubicación de trabajo |
| Sincronización con Microsoft 365 | Parcial. El estado de disponibilidad se sincroniza; la ubicación de trabajo no | Total. El horario laboral y la ubicación se sincronizan entre dispositivos |
| Disponible para cuentas personales | Sí | La ubicación de trabajo requiere una cuenta de trabajo o escuela |
Use la tabla para decidir qué versión se adapta a sus necesidades. Si necesita programaciones por día o un campo de ubicación de trabajo integrado, Outlook nuevo es la mejor opción. Si prefiere la estructura de menú clásica y no necesita programaciones por día, Outlook clásico funciona bien.
Ahora ya puede encontrar y establecer el horario laboral y la ubicación tanto en Outlook clásico como en Outlook nuevo. Pruebe a establecer una programación diferente para cada día de la semana en Outlook nuevo para adaptarla a su patrón de trabajo híbrido. Para programaciones avanzadas, use el Asistente de programación en ambas versiones para ver el horario laboral y las ubicaciones de sus colegas antes de reservar una reunión.