Los archivos de datos grandes de Outlook pueden ralentizar el rendimiento y volverse difíciles de manejar. La función Archivar integrada puede mover elementos antiguos automáticamente, pero carece de control preciso de fechas. Este artículo proporciona un método manual para dividir un PST por años o meses específicos, creando archivos más pequeños y organizados.
Puntos clave: Dividir un archivo PST por fecha
- Carpeta de búsqueda > Crear nueva carpeta de búsqueda > Correo antiguo: Aísla los correos electrónicos anteriores a una fecha específica para facilitar la selección masiva.
- Clic derecho > Mover > Otra carpeta > Nueva: Crea un nuevo archivo PST y mueve los elementos seleccionados a él en una sola acción.
- Archivo > Configuración de la cuenta > Archivos de datos > Agregar: Abre un nuevo archivo PST sin importar datos, listo para recibir elementos movidos.
Entender los archivos PST y el archivado manual
Un archivo PST almacena sus elementos de Outlook localmente. A medida que supera los 10 GB, puede notar una búsqueda más lenta y retrasos generales. Aunque existe la herramienta AutoArchivar, funciona con un único umbral de fecha para todas las carpetas. Para crear múltiples archivos segmentados por rangos de fechas precisos, debe usar un proceso manual. Esto implica crear nuevos archivos PST y usar las funciones de búsqueda y movimiento de Outlook para transferir elementos. Necesita acceso de escritura al archivo PST original y espacio suficiente en disco para los nuevos archivos.
Pasos para crear un PST de archivo basado en fechas
Este método utiliza una Carpeta de búsqueda para encontrar elementos antiguos y luego los mueve a un PST recién creado. Repita el proceso para cada rango de fechas que desee archivar.
- Cree un nuevo archivo PST para el archivo
Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Seleccione la pestaña Archivos de datos. Haga clic en Agregar. Elija Archivo de datos de Outlook (.pst), asígnele un nombre descriptivo como “Archivo_2015-2017” y haga clic en Aceptar. El nuevo archivo aparecerá en su lista de carpetas. - Cree una Carpeta de búsqueda para su rango de fechas
Haga clic derecho en Carpetas de búsqueda en su lista de carpetas y seleccione Nueva carpeta de búsqueda. En el cuadro de diálogo, desplácese hacia abajo y seleccione Crear una carpeta de búsqueda personalizada. Haga clic en Elegir. Asígnele el nombre “Elementos antiguos para archivar”. Haga clic en Criterios, luego vaya a la pestaña Más opciones. Marque la casilla Solo elementos que sean: y seleccione Recibido en la lista desplegable. A su lado, seleccione en o antes y elija su fecha de corte, como 31/12/2017. Haga clic en Aceptar para crear la carpeta. - Seleccione y mueva elementos al nuevo PST
La Carpeta de búsqueda se llenará con todos los correos electrónicos que cumplan con los criterios de fecha. Presione Ctrl+A para seleccionar todos los elementos. Haga clic derecho en la selección, pase el cursor sobre Mover y luego haga clic en Otra carpeta. En el cuadro de diálogo Mover elementos, navegue y seleccione el nuevo archivo PST que creó, luego haga clic en Nueva. Asigne un nombre a la carpeta, por ejemplo “Archivo de bandeja de entrada”, y haga clic en Aceptar. Los elementos se moverán. - Repita para subcarpetas y otros rangos de fechas
La Carpeta de búsqueda solo encuentra correos electrónicos. Para Calendario, Contactos o Tareas, debe abrir manualmente cada carpeta en su PST principal, usar Vista > Cambiar vista > Vista de lista, ordenar por fecha de Modificación, seleccionar elementos y moverlos a las carpetas correspondientes en el nuevo PST de archivo. Para crear un archivo para un rango de fechas diferente, cree otro PST nuevo y ajuste la fecha en los criterios de la Carpeta de búsqueda.
Errores comunes y limitaciones a evitar
La Carpeta de búsqueda no muestra resultados o elementos incompletos
Las Carpetas de búsqueda dependen del índice de Búsqueda de Windows. Si la indexación está incompleta, los resultados serán incorrectos. Asegúrese de que la indexación esté completa a través de la configuración de Búsqueda de Windows. Además, las Carpetas de búsqueda normalmente solo funcionan para elementos de Correo. No encontrarán citas de Calendario ni Tareas por fecha. Debe procesar esas carpetas manualmente.
Mover elementos los elimina de la ubicación original
El comando Mover transfiere elementos. Se eliminan del PST de origen. Antes de comenzar, haga una copia de seguridad de su archivo PST grande original. Vaya a Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar > Exportar a un archivo > Archivo de datos de Outlook (.pst) y seleccione su buzón principal para crear una copia de seguridad completa.
El nuevo archivo PST no es visible en la lista de carpetas
Después de crear un PST a través de Archivos de datos, debería aparecer. Si no lo hace, cierre y reinicie Outlook. Para abrir un PST de archivo existente, use Archivo > Abrir y exportar > Abrir archivo de datos de Outlook y busque su ubicación.
Archivado manual vs. AutoArchivar: Diferencias clave
| Elemento | División manual por fecha | Función AutoArchivar |
|---|---|---|
| Control de fechas | Rangos precisos definidos por el usuario (por ejemplo, 2018-2020) | Una fecha global de “anterior a” |
| Proceso | Selección y movimiento manual por carpeta | Totalmente automatizado, se ejecuta según una programación |
| Estructura de salida | Puede crear múltiples PST organizados por año o proyecto | Mueve todos los elementos antiguos a un PST de archivo predeterminado |
| Tipos de elementos | Funciona para todos los tipos de elementos con esfuerzo manual | Diseñado principalmente para correo electrónico |
| Ideal para | Crear archivos históricos estructurados a largo plazo | Mantenimiento regular para mantener bajo el tamaño del PST principal |
Ahora puede organizar un PST grande en archivos más pequeños específicos por fecha. Esto mejora el rendimiento de Outlook y hace que encontrar correos electrónicos antiguos sea más rápido. Para la gestión continua, configure reglas de AutoArchivar en su nuevo archivo PST principal más pequeño. Use las Herramientas de limpieza en Archivo > Configuración del buzón para encontrar y eliminar mensajes redundantes antes de archivar.