Establecer metadatos predeterminados por carpeta en una biblioteca: lista de verificación práctica para propietarios de SharePoint

Los propietarios de bibliotecas de SharePoint a menudo necesitan que se apliquen automáticamente diferentes valores de metadatos según la carpeta en la que se guarda un archivo. Por ejemplo, una carpeta Contratos debe etiquetar los documentos con el nombre del departamento Finanzas, mientras que una carpeta Marketing los etiqueta con Marketing. Sin este comportamiento, los usuarios deben completar manualmente los mismos valores repetidamente, lo que genera errores de entrada de datos y registros inconsistentes. Este artículo explica cómo configurar metadatos predeterminados a nivel de carpeta utilizando valores predeterminados de columna de SharePoint. Aprenderá los pasos exactos para configurar metadatos específicos de carpeta, qué requisitos previos se necesitan y los errores comunes que pueden romper la característica.

Cómo funcionan los metadatos predeterminados a nivel de carpeta

Los metadatos predeterminados a nivel de carpeta son una característica de SharePoint que le permite asignar valores de columna específicos a todos los archivos nuevos cargados en una carpeta en particular. Cuando un usuario arrastra o carga un archivo en esa carpeta, SharePoint aplica automáticamente los valores predeterminados configurados. Esto funciona para columnas de texto, opción, fecha, número, moneda, persona o grupo y metadatos administrados. La característica no actualiza retroactivamente los archivos existentes; se aplica solo a los archivos nuevos agregados después de establecer el valor predeterminado.

La característica se basa en la configuración de valores predeterminados de columna que se encuentra en la página de configuración de la biblioteca. SharePoint almacena estos valores predeterminados por ruta de carpeta. Si un archivo se carga en una subcarpeta, los valores predeterminados de la subcarpeta anulan los valores predeterminados establecidos en la carpeta principal. Si no existen valores predeterminados para una carpeta, SharePoint recurre a los valores predeterminados a nivel de biblioteca, si los hay. Puede establecer valores predeterminados para varias columnas en la misma carpeta, y cada columna puede tener un valor diferente por carpeta.

Requisitos previos

Antes de comenzar, confirme lo siguiente:

• Tiene al menos permisos de Edición en la biblioteca o es propietario del sitio.
• La biblioteca no está configurada para usar tipos de contenido que impongan columnas obligatorias a nivel de tipo de contenido; los valores predeterminados de carpeta funcionan con columnas de sitio agregadas directamente a la biblioteca.
• Las columnas que desea usar ya están agregadas a la biblioteca. Si no es así, agréguelas primero a través de Configuración de la biblioteca > Agregar una columna.
• Las columnas de metadatos administrados deben ser solo de valor único. Los conjuntos de términos de varios valores no admiten valores predeterminados a nivel de carpeta.

Pasos para establecer metadatos predeterminados por carpeta

Siga estos pasos para configurar metadatos predeterminados específicos de carpeta en una biblioteca de documentos de SharePoint.

1. Navegue a la biblioteca
   Abra el sitio de SharePoint y vaya a la biblioteca de documentos donde desea establecer valores predeterminados de carpeta. Asegúrese de estar viendo la biblioteca en el navegador, no en una carpeta sincronizada ni en el cliente de sincronización de OneDrive.
2. Abra Configuración de la biblioteca
   Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la página y luego seleccione Configuración de la biblioteca. Si está en un sitio de equipo moderno, es posible que deba hacer clic en Biblioteca en la barra de comandos y luego en Configuración de la biblioteca.
3. Localice Configuración de valores predeterminados de columna
   En la página Configuración, desplácese hacia abajo hasta la sección Columnas. Busque el vínculo etiquetado Configuración de valores predeterminados de columna. Haga clic en él. Si no ve este vínculo, es posible que la biblioteca esté usando la experiencia clásica o tipos de contenido que bloquean esta característica. Cambie a la experiencia moderna si es necesario.
4. Elija una carpeta
   Se abre un cuadro de diálogo que muestra un árbol de carpetas. Navegue hasta la carpeta para la que desea establecer metadatos predeterminados. Haga clic en el nombre de la carpeta para seleccionarla. Solo puede establecer valores predeterminados para una carpeta a la vez. Repita el proceso para cada carpeta adicional.
5. Establezca los valores predeterminados de columna
   Después de seleccionar una carpeta, el cuadro de diálogo muestra una lista de todas las columnas de la biblioteca. Para cada columna, puede escribir o elegir un valor predeterminado. Por ejemplo, para una columna de opción llamada Departamento, seleccione Finanzas. Para una columna de persona o grupo, escriba el nombre o correo electrónico de un usuario. Deje una columna en blanco si no desea un valor predeterminado para ella.
6. Guarde la configuración
   Haga clic en Aceptar en la parte inferior del cuadro de diálogo. SharePoint aplica los valores predeterminados de inmediato. Para verificar, cargue un archivo de prueba en esa carpeta y revise las columnas de metadatos. Los valores que estableció deben aparecer automáticamente.

Establecer valores predeterminados para varias carpetas

Debe repetir los pasos 4 a 6 para cada carpeta que necesite sus propios valores predeterminados. No hay opción de importación masiva. Si tiene muchas carpetas, considere usar PowerShell con el módulo PnP PowerShell para establecer los valores predeterminados mediante programación. El cmdlet es Set-PnPDefaultColumnValues. Ejemplo: Set-PnPDefaultColumnValues -List "Documents" -Folder "Contracts" -Field "Department" -Value "Finance". Este método es más rápido para bibliotecas grandes, pero requiere permisos de administrador de SharePoint o derechos de administrador de la colección de sitios.

Errores comunes y limitaciones al establecer valores predeterminados de carpeta

Los valores predeterminados no se aplican a los archivos cargados

El problema más frecuente es que los valores predeterminados no aparecen después de la carga. Esto ocurre cuando los usuarios cargan archivos a través del cliente de sincronización de OneDrive o la aplicación móvil. Los valores predeterminados a nivel de carpeta solo se aplican a los archivos cargados a través de la interfaz del navegador. Los archivos sincronizados desde una computadora local omiten la canalización de carga de SharePoint y no activan la asignación de valores predeterminados. Para imponer los valores predeterminados, indique a los usuarios que carguen a través del navegador o use un flujo de Power Automate que establezca los metadatos para los archivos sincronizados.

Los tipos de contenido rompen los valores predeterminados de carpeta

Si la biblioteca usa tipos de contenido, la configuración de valores predeterminados de columna puede estar oculta o deshabilitada. Los tipos de contenido imponen sus propias columnas obligatorias y valores predeterminados, y estos tienen prioridad sobre los valores predeterminados de carpeta. Para usar valores predeterminados de carpeta, elimine los tipos de contenido de la biblioteca o asegúrese de que las columnas para las que desea establecer valores predeterminados no estén administradas por un tipo de contenido. Vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada y establezca Permitir la administración de tipos de contenido en No si no necesita tipos de contenido.

Columnas de metadatos administrados de varios valores no admitidas

El cuadro de diálogo de configuración de valores predeterminados de columna no permite seleccionar varios valores para una columna de metadatos administrados. Si necesita que una carpeta tenga varios términos de forma predeterminada, considere usar una columna de valor único con un término principal que implique las etiquetas múltiples, o cree columnas separadas para cada etiqueta. Esta es una limitación conocida de la característica de valores predeterminados a nivel de carpeta de SharePoint.

Los valores predeterminados se sobrescriben con las ediciones del usuario

Los valores predeterminados de carpeta se aplican solo en el momento de la carga. Si un usuario edita los metadatos después de la carga, el valor predeterminado se reemplaza. SharePoint no vuelve a aplicar los valores predeterminados en guardados posteriores. Si necesita imponer un valor de forma permanente, establezca una validación de columna o use una etiqueta de retención con un valor predeterminado, pero esos métodos no varían según la carpeta.

Valores predeterminados de biblioteca vs. valores predeterminados de carpeta vs. valores predeterminados de tipo de contenido

Elemento	Valores predeterminados de biblioteca	Valores predeterminados de carpeta	Valores predeterminados de tipo de contenido
Ámbito	Toda la biblioteca	Ruta de carpeta específica	Tipo de contenido en todo el sitio
Comportamiento de anulación	Anulado por valores predeterminados de carpeta	Anulado por valores predeterminados de subcarpeta	Anula los valores predeterminados de biblioteca y carpeta
Interfaz de usuario	Configuración de la biblioteca > Configuración de valores predeterminados de columna (ninguna carpeta seleccionada)	Configuración de la biblioteca > Configuración de valores predeterminados de columna (carpeta seleccionada)	Configuración de tipo de contenido en Configuración del sitio o Configuración de la biblioteca
Admite metadatos administrados	Sí, solo valor único	Sí, solo valor único	Sí, se admiten varios valores
Retroactivo	No	No	No

Ahora puede configurar metadatos predeterminados específicos de carpeta en su biblioteca de SharePoint usando la configuración de valores predeterminados de columna. Comience con una sola carpeta para probar el comportamiento y luego amplíe a otras carpetas. Si administra muchas carpetas, considere usar el cmdlet de PnP PowerShell Set-PnPDefaultColumnValues para automatizar la configuración. Recuerde que las cargas desde el navegador aplican los valores predeterminados, pero los archivos sincronizados no. Para los archivos sincronizados, agregue un flujo de Power Automate desencadenado por la creación de archivos para establecer los metadatos según la ruta de la carpeta.