Crear una columna de búsqueda entre dos listas: lista de verificación práctica para propietarios de SharePoint

Los propietarios de sitios de SharePoint a menudo necesitan conectar datos entre dos listas sin copiar información manualmente. Una columna de búsqueda le permite mostrar un valor de una lista en otra, manteniendo la coherencia de los datos y reduciendo errores. Este artículo explica cómo crear una columna de búsqueda entre dos listas y proporciona una lista de verificación práctica para evitar errores comunes. Aprenderá los requisitos previos, la configuración paso a paso y qué hacer cuando la búsqueda no funciona como se espera.

Qué es una columna de búsqueda y cuándo debe usarla

Una columna de búsqueda en SharePoint es un tipo de columna especial que extrae un valor de otra lista en el mismo sitio. Por ejemplo, puede tener una lista de Proyectos y una lista de Tareas. La lista de Tareas puede incluir una columna de búsqueda que muestre el Nombre del proyecto de la lista de Proyectos. Esto garantiza que cada tarea esté vinculada a un proyecto válido y que el nombre del proyecto siempre se escriba de la misma manera.

La columna de búsqueda puede mostrar cualquier columna de una línea de texto de la lista de origen. También puede mostrar varios valores si habilita esa opción. No puede usar una columna de búsqueda para extraer datos de una columna que a su vez sea una búsqueda, de una columna calculada o de una columna que admita varias líneas de texto. La lista de origen debe estar en el mismo sitio que la lista de destino. Las búsquedas entre sitios no son compatibles con SharePoint sin desarrollo personalizado.

Use una columna de búsqueda cuando necesite imponer la coherencia de los datos, reducir la entrada manual o crear una relación entre dos listas. No use una columna de búsqueda si la lista de origen cambiará con frecuencia de manera que se rompan las referencias existentes, o si necesita almacenar una instantánea de los datos en un momento específico. Para instantáneas, copie el valor manualmente o use un flujo de trabajo.

Requisitos previos para crear una columna de búsqueda

Antes de crear una columna de búsqueda, verifique que se cumplan las siguientes condiciones:

• Tiene al menos el nivel de permiso Editar en la lista de origen y en la lista de destino.
• Ambas listas existen en el mismo sitio de SharePoint. No puede crear una columna de búsqueda que haga referencia a una lista en un sitio diferente.
• La lista de origen tiene al menos una columna de una línea de texto que servirá como valor de búsqueda. La columna no puede ser una columna calculada, una columna de búsqueda en sí misma ni una columna de varias líneas de texto.
• Conoce el nombre exacto de la lista de origen y de la columna que desea mostrar.

Pasos para crear una columna de búsqueda entre dos listas

Siga estos pasos para agregar una columna de búsqueda a una lista de destino. El proceso utiliza la experiencia moderna de SharePoint.

1. Vaya a la lista de destino
   Abra el sitio de SharePoint que contiene ambas listas. Haga clic en la lista de destino en la navegación izquierda o vaya a Contenido del sitio y haga clic en el nombre de la lista.
2. Abra el menú Agregar columna
   En la parte superior de la lista, haga clic en el signo más + Agregar columna. Si no ve este botón, haga clic en el área del encabezado de la lista y seleccione Agregar columna en el menú desplegable.
3. Elija el tipo de columna Búsqueda
   En el menú de tipos de columna, seleccione Búsqueda. Se abre un panel nuevo en el lado derecho de la pantalla.
4. Escriba un nombre para la columna
   En el campo Nombre, escriba un nombre descriptivo como NombreProyecto o Departamento.
5. Seleccione la lista de origen
   En la sección Obtener información de, haga clic en el menú desplegable y elija la lista que contiene los datos que desea mostrar. Solo aparecen en esta lista las listas del sitio actual.
6. Elija la columna que se mostrará
   En el menú desplegable En esta columna, seleccione la columna de una línea de texto de la lista de origen que desea mostrar en la lista de destino. Por ejemplo, si la lista de origen es Proyectos y desea mostrar el Nombre del proyecto, seleccione esa columna.
7. Establezca opciones adicionales (opcional)
   Marque Permitir varios valores si desea que los usuarios seleccionen más de un elemento de la lista de origen. Deje esta opción sin marcar para una búsqueda de un solo valor. También puede agregar una descripción y requerir que la columna contenga un valor.
8. Guarde la columna
   Haga clic en Guardar. La columna de búsqueda ahora aparece en la lista de destino. Cuando los usuarios agregan o editan un elemento, ven una lista desplegable con valores de la lista de origen.

Errores comunes y limitaciones al usar columnas de búsqueda

La columna de búsqueda no muestra valores en la lista desplegable

Si la lista desplegable está vacía, es posible que la lista de origen no tenga elementos o que la columna que seleccionó esté vacía en todos los elementos existentes. Agregue al menos un elemento a la lista de origen con un valor en la columna referenciada. También verifique que la columna de la lista de origen sea de una línea de texto y no otra búsqueda o columna calculada.

La columna de búsqueda se rompe después de cambiar el nombre de la lista o columna de origen

Cambiar el nombre de la lista de origen o de la columna utilizada en la búsqueda hará que la columna de búsqueda deje de funcionar. SharePoint no actualiza la referencia automáticamente. Para solucionarlo, elimine la columna de búsqueda de la lista de destino y vuelva a crearla con el nombre correcto de la lista de origen o de la columna.

La columna de búsqueda no se puede usar entre sitios

Las columnas de búsqueda de SharePoint funcionan solo dentro del mismo sitio. Si necesita hacer referencia a datos de otro sitio, considere usar Power Apps para crear un formulario personalizado con un origen de datos del sitio externo, o use elementos web de búsqueda de SharePoint para mostrar datos entre sitios.

El rendimiento se degrada con listas de origen grandes

Si la lista de origen contiene más de 5000 elementos, la columna de búsqueda puede cargarse lentamente o agotar el tiempo de espera. Para mejorar el rendimiento, cree un índice en la columna de búsqueda de la lista de destino. Vaya a la configuración de la lista de destino, haga clic en Columnas indexadas y agregue la columna de búsqueda al índice. También considere filtrar la vista de la lista de origen para reducir la cantidad de elementos mostrados en la lista desplegable.

Columna de búsqueda vs columna de opción: diferencias clave

Elemento	Columna de búsqueda	Columna de opción
Origen de datos	Los valores provienen de una columna de otra lista	Los valores se ingresan manualmente en la configuración de la columna
Coherencia de datos	Siempre refleja los datos actuales de la lista de origen	Estático a menos que se actualice manualmente
Compatibilidad entre sitios	Solo dentro del mismo sitio	Funciona en cualquier lugar, los valores son independientes
Selección múltiple	Compatible con la opción Permitir varios valores	Compatible con la opción Casillas
Impacto en el rendimiento	Más lento con listas de origen grandes	Sin impacto en el rendimiento de otras listas

Use una columna de búsqueda cuando necesite mantener los datos sincronizados con una lista maestra. Use una columna de opción cuando tenga un conjunto pequeño y estático de opciones que no cambian con frecuencia.

Ahora puede crear columnas de búsqueda entre dos listas en SharePoint con confianza. Comience verificando los requisitos previos y luego siga la configuración paso a paso. Después de crear la columna, pruébela agregando un elemento a la lista de destino y seleccionando un valor de la lista desplegable. Si encuentra listas desplegables vacías o carga lenta, revise el tamaño de la lista de origen y considere agregar un índice a la columna de búsqueda. Para escenarios avanzados, explore el uso de Power Apps para crear búsquedas entre sitios con formularios personalizados.