Los propietarios de sitios de SharePoint a menudo necesitan dar a usuarios específicos la capacidad de cargar archivos sin permitirles editar, eliminar o ver otro contenido. Los niveles de permisos integrados como Colaborar o Editar otorgan más acceso del que se desea para este escenario. Un nivel de permisos personalizado solo para carga resuelve este problema al restringir al usuario a exactamente una acción: agregar documentos a una biblioteca. Este artículo explica cómo crear ese nivel de permisos personalizado paso a paso. También cubre los permisos exactos que se deben habilitar y deshabilitar, los errores comunes que se deben evitar y lo que los usuarios pueden y no pueden hacer después del cambio.
Puntos clave: Creación de un nivel de permisos personalizado solo para carga
- Configuración del sitio > Permisos del sitio > Niveles de permisos: El punto de partida para crear cualquier nivel de permisos personalizado.
- Habilite solo “Agregar elementos” y “Ver páginas de la aplicación”: Estas dos casillas otorgan la capacidad de carga sin derechos de edición ni eliminación.
- Rompa la herencia de permisos en la biblioteca de destino: Necesario para asignar el nivel personalizado a un grupo específico sin afectar al resto del sitio.
Qué hace un nivel de permisos personalizado solo para carga
Un nivel de permisos personalizado le permite combinar permisos individuales de SharePoint en un rol con nombre. SharePoint incluye varios niveles integrados como Leer, Colaborar y Control total. Ninguno de estos restringe a un usuario a solo cargar archivos. El nivel Colaborar incluye la capacidad de editar y eliminar elementos. El nivel Leer impide las cargas por completo. Un nivel personalizado solo para carga le brinda control exacto sobre lo que un usuario puede hacer dentro de una biblioteca de documentos.
Antes de comenzar, necesita los siguientes requisitos previos:
- Debe ser propietario del sitio de SharePoint o tener permisos de Control total en el sitio.
- El sitio debe usar modos de permisos clásicos o modernos. Este proceso funciona igual en ambos.
- Necesita acceso al centro de administración de SharePoint si el sitio es un sitio de comunicación o un sitio de equipo moderno conectado a un grupo de Microsoft 365. En ese caso, es posible que deba administrar los permisos a través de la configuración del sitio en lugar del grupo.
El nivel personalizado que cree solo se aplicará a la biblioteca específica donde lo asigne. Los usuarios con este nivel pueden cargar archivos pero no pueden abrir, editar, eliminar o descargar archivos existentes. Tampoco pueden ver el contenido de la biblioteca en una vista de lista. Esta es la configuración solo para carga más estricta disponible en SharePoint sin usar herramientas de terceros.
Pasos para crear el nivel de permisos solo para carga y asignarlo
- Navegue a Niveles de permisos
Vaya a su sitio de SharePoint. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione Configuración del sitio. Si no ve Configuración del sitio, haga clic en Información del sitio y luego en Ver toda la configuración del sitio. En la sección Usuarios y permisos, haga clic en Permisos del sitio. En la cinta de opciones, haga clic en Niveles de permisos. - Agregue un nuevo nivel de permisos
Haga clic en Agregar un nivel de permisos en la parte superior de la página. Escriba un nombre como “Solo carga” y una descripción como “Puede cargar archivos pero no puede ver, editar ni eliminar archivos existentes”. - Seleccione los permisos correctos
Desplácese hacia abajo hasta la sección Permisos de lista. Marque solo la casilla Agregar elementos. Luego desplácese hasta la sección Permisos de sitio y marque la casilla Ver páginas de la aplicación. No marque ninguna otra casilla. El permiso Ver páginas de la aplicación es necesario para que el usuario llegue al cuadro de diálogo de carga. Sin él, el botón de carga no aparecerá. Haga clic en Crear en la parte inferior. - Rompa la herencia de permisos en la biblioteca de destino
Vaya a la biblioteca de documentos donde desea asignar el acceso solo para carga. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de la biblioteca. En la cinta de opciones, haga clic en Permisos para esta biblioteca de documentos. Si aparece el mensaje “Esta biblioteca hereda permisos de su elemento primario”, haga clic en Detener la herencia de permisos. Confirme la acción. - Otorgue el nivel de permisos solo para carga a los usuarios
Con la página de permisos de la biblioteca abierta, haga clic en Otorgar permisos. En el cuadro de diálogo, escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de los usuarios o del grupo. En la sección Seleccionar un nivel de permisos, desmarque los niveles preseleccionados. Desplácese para encontrar su nivel personalizado Solo carga y marque esa casilla. Haga clic en Compartir. - Elimine cualquier otro permiso para esos usuarios
Si los usuarios o el grupo ya tienen permisos del sitio primario, esos permisos heredados aún se aplican. Después de romper la herencia, debe eliminar las entradas de permisos no deseadas. En la página de permisos de la biblioteca, seleccione el usuario o el grupo. Haga clic en Editar permisos de usuario. Desmarque todos los niveles de permisos excepto Solo carga. Haga clic en Aceptar.
Errores comunes y limitaciones al establecer permisos solo para carga
Los usuarios no pueden ver el botón de carga
Si falta el permiso Ver páginas de la aplicación, la interfaz de carga no se representará. Verifique que este permiso esté habilitado en su nivel personalizado. Sin él, el usuario verá una página en blanco o un error de permiso denegado cuando abra la biblioteca.
Los usuarios aún pueden ver los nombres de las carpetas o los metadatos de los archivos
El nivel solo para carga no otorga el permiso Ver elementos. Esto significa que el usuario no puede ver la lista de archivos en la biblioteca. Sin embargo, si la biblioteca tiene carpetas, la estructura de carpetas aún puede aparecer si la biblioteca usa vistas modernas que muestran carpetas de forma predeterminada. Para ocultar las carpetas por completo, configure la vista predeterminada para mostrar todos los elementos sin carpetas. Vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada y establezca Carpetas en el comando Nueva carpeta en No.
Los usuarios pueden sobrescribir archivos existentes
El permiso Agregar elementos permite cargar un archivo con el mismo nombre que un archivo existente. SharePoint creará una nueva versión de ese archivo de forma predeterminada. Si desea evitar sobrescrituras, habilite el control de versiones y configure la biblioteca para requerir la extracción. Vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración de versiones y seleccione Sí para Requerir extracción. Los usuarios con acceso solo para carga no pueden extraer archivos, por lo que recibirán un error si intentan cargar un nombre duplicado.
Los usuarios no pueden cargar archivos más grandes que el límite del sitio
SharePoint tiene un límite predeterminado de carga de archivos de 250 MB por archivo. Este límite se aplica a todos los usuarios independientemente del nivel de permisos. Si sus usuarios necesitan cargar archivos más grandes, aumente el límite en el centro de administración de SharePoint. Vaya a Administración > SharePoint > Configuración y cambie el valor Límite de carga de archivos a un máximo de 250 GB.
El nivel personalizado no aparece en el cuadro de diálogo Otorgar permisos
Los niveles de permisos personalizados solo aparecen cuando se administran permisos en un objeto protegible que no hereda permisos. Si la biblioteca aún hereda permisos del sitio, el nivel personalizado no estará disponible. Rompa la herencia primero y luego otorgue permisos nuevamente.
Solo carga vs Colaborar vs Leer: diferencias clave
| Elemento | Solo carga (personalizado) | Colaborar (integrado) | Leer (integrado) |
|---|---|---|---|
| Cargar archivos | Sí | Sí | No |
| Ver archivos | No | Sí | Sí |
| Editar archivos | No | Sí | No |
| Eliminar archivos | No | Sí | No |
| Descargar archivos | No | Sí | Sí |
| Sobrescribir archivo existente | Sí (crea nueva versión) | Sí | No |
La tabla muestra que Solo carga ofrece el conjunto de capacidades más limitado. Colaborar incluye todas las acciones de lista excepto administrar permisos. Leer solo permite ver y descargar. Elija Solo carga cuando desee que un usuario envíe archivos sin ver ni modificar nada en la biblioteca.
Conclusión
Ahora puede crear un nivel de permisos personalizado que restrinja a los usuarios al acceso solo para carga en una biblioteca de documentos de SharePoint. Los pasos clave son habilitar solo Agregar elementos y Ver páginas de la aplicación en un nuevo nivel de permisos, romper la herencia en la biblioteca de destino y asignar ese nivel a los usuarios o grupo específicos. Después de la configuración, pruebe el acceso iniciando sesión como el usuario restringido y confirmando que aparece el botón de carga pero no la lista de archivos. Para un control más estricto, habilite el control de versiones y requiera la extracción en la biblioteca para evitar sobrescrituras de archivos. Este enfoque le brinda un control preciso sobre el envío de contenido sin exponer la biblioteca completa a los colaboradores.