Revisar la configuración de uso compartido externo en todos los sitios: mejores ajustes para Microsoft 365

El uso compartido externo en Microsoft 365 puede exponer datos confidenciales si no se configura correctamente. Muchas organizaciones tienen cientos de sitios de SharePoint, cada uno con su propio nivel de uso compartido. Sin una revisión centralizada, corre el riesgo de compartir en exceso con usuarios anónimos o bloquear la colaboración legítima. Este artículo explica cómo auditar la configuración de uso compartido externo en todos los sitios mediante el centro de administración de SharePoint y Microsoft PowerShell. Conocerá los ajustes recomendados para la seguridad y la productividad.

Descripción de los niveles de uso compartido externo en SharePoint

SharePoint ofrece cinco niveles de uso compartido externo para los sitios. Cada nivel controla cómo pueden los usuarios compartir contenido con personas ajenas a la organización. Los niveles son:

• Cualquier persona: Los usuarios pueden compartir archivos y carpetas mediante vínculos que no requieren iniciar sesión. Cualquier persona con el vínculo puede acceder al contenido de forma anónima.
• Invitados nuevos y existentes: Los usuarios pueden compartir con personas ajenas a la organización que tengan una cuenta de Microsoft. Los invitados nuevos reciben una invitación para crear una cuenta.
• Invitados existentes: Los usuarios solo pueden compartir con invitados que ya estén en el directorio de Azure AD. No se pueden invitar nuevos usuarios externos.
• Solo las personas de su organización: El uso compartido externo está totalmente deshabilitado. Solo los usuarios internos pueden acceder al contenido.
• Solo las personas de grupos de seguridad específicos: El uso compartido externo solo se permite a los miembros de grupos de seguridad designados. Este nivel solo aparece cuando la configuración de nivel de organización restringe el uso compartido a grupos específicos.

El valor predeterminado de toda la organización en el centro de administración de SharePoint se aplica a todos los sitios nuevos. Los sitios existentes conservan su propia configuración de uso compartido a menos que la cambie. La configuración de nivel de sitio no puede ser más permisiva que el valor predeterminado de la organización. Por ejemplo, si el valor predeterminado de la organización es “Invitados nuevos y existentes”, no puede establecer un sitio en “Cualquier persona”.

Pasos para revisar la configuración de uso compartido externo en todos los sitios

Puede revisar la configuración de uso compartido con el centro de administración de SharePoint para unos pocos sitios o con PowerShell para todos los sitios. El flujo de trabajo recomendado comienza con el centro de administración para comprender el valor predeterminado de la organización y, a continuación, usa PowerShell para auditar todos los sitios.

Comprobar el valor predeterminado de la organización en el centro de administración de SharePoint

1. Abrir el centro de administración de SharePoint
   Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365 y seleccione Centros de administración > SharePoint. Como alternativa, vaya directamente a https://admin.microsoft.com/SharePoint.
2. Ir a la configuración de Uso compartido
   En el panel de navegación izquierdo, seleccione Directivas y luego haga clic en Uso compartido.
3. Revisar el valor predeterminado de uso compartido externo
   En Uso compartido externo, observe el control deslizante de SharePoint. La opción seleccionada es el valor predeterminado para todos los sitios nuevos. Anote la configuración actual.

Revisar la configuración de uso compartido de sitios individuales en el centro de administración

1. Abrir la lista Sitios activos
   En el centro de administración de SharePoint, seleccione Sitios activos en el panel de navegación izquierdo.
2. Seleccionar un sitio para inspeccionar
   Haga clic en el nombre de cualquier sitio. Se abre un panel de detalles en el lado derecho.
3. Comprobar la sección Uso compartido
   En el panel, desplácese hasta Uso compartido. Se muestra el nivel actual de uso compartido externo. Para cambiarlo, haga clic en Editar, seleccione un nuevo nivel y haga clic en Guardar.

Este método funciona para unos pocos sitios, pero no para cientos. Use PowerShell para auditar todos los sitios a escala.

Auditar todos los sitios con PowerShell

Antes de empezar, instale el Shell de administración de SharePoint Online. Abra Windows PowerShell como administrador y ejecute Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell si no lo ha instalado.

1. Conectarse a SharePoint Online
   Ejecute Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com. Reemplace yourtenant por el nombre de su inquilino. Inicie sesión con una cuenta de administrador global o de administrador de SharePoint.
2. Recuperar la configuración de uso compartido de todos los sitios
   Ejecute el siguiente comando para exportar un archivo CSV con todos los sitios y su nivel de uso compartido:
   Get-SPOSite -Limit All | Select-Object Url, Title, SharingCapability | Export-Csv -Path "C:\temp\sites-sharing.csv" -NoTypeInformation
3. Abrir el archivo CSV
   Abra C:\temp\sites-sharing.csv en Excel. La columna SharingCapability muestra valores como ExternalUserAndGuestSharing (Cualquier persona), ExternalUserSharingOnly (Invitados nuevos y existentes), ExistingExternalUserSharingOnly (Invitados existentes) o Disabled (Solo las personas de su organización).
4. Filtrar los sitios demasiado permisivos
   En Excel, filtre la columna SharingCapability para mostrar solo ExternalUserAndGuestSharing o ExternalUserSharingOnly si desea un control más estricto. Anote las direcciones URL de los sitios.
5. Cambiar el uso compartido de sitios específicos
   Para cambiar el nivel de uso compartido de un sitio a “Invitados existentes”, ejecute:
   Set-SPOSite -Identity https://yourtenant.sharepoint.com/sites/sitename -SharingCapability ExistingExternalUserSharingOnly
   Reemplace la URL por la URL real del sitio del CSV.

Si no puede cambiar la configuración de uso compartido

A veces, la configuración de uso compartido del sitio aparece atenuada o no se puede cambiar. Esto suele ocurrir porque el valor predeterminado de nivel de organización es más restrictivo que lo que desea establecer. Por ejemplo, si el valor predeterminado de la organización es “Solo las personas de su organización”, no puede establecer un sitio en “Cualquier persona”. Compruebe primero el valor predeterminado de la organización en Centro de administración de SharePoint > Directivas > Uso compartido. Si necesita una configuración más permisiva en el nivel de sitio, primero debe cambiar el valor predeterminado de la organización.

El centro de administración de SharePoint no muestra todos los sitios

La lista Sitios activos del centro de administración muestra de forma predeterminada solo los sitios creados en los últimos 30 días. Para ver sitios más antiguos, haga clic en el botón Filtrar, seleccione Últimos 30 días y cámbielo a Últimos 90 días o Todos. Si aún no puede ver un sitio, use PowerShell Get-SPOSite | Where-Object {$_.Url -like "sitename"} para encontrarlo.

PowerShell devuelve un error de acceso denegado

La cuenta que use con Connect-SPOService debe tener el rol de administrador de SharePoint o ser administrador global. Si recibe un error de acceso denegado, pida a su administrador de Microsoft 365 que asigne el rol de administrador de SharePoint a su cuenta.

Configuración	Valor predeterminado de la organización	Reemplazo en el nivel de sitio
Cualquier persona	Permite vínculos anónimos para todos los sitios nuevos	Se puede restringir por sitio a un nivel inferior
Invitados nuevos y existentes	Permite invitar a nuevos usuarios externos	Se puede restringir a solo invitados existentes por sitio
Invitados existentes	Solo se puede compartir con invitados preexistentes	No se puede hacer más permisivo que el valor predeterminado
Solo las personas de su organización	Sin uso compartido externo	No se puede reemplazar para habilitar el uso compartido externo

Para la mayoría de las organizaciones, la configuración recomendada es Invitados existentes en el nivel de organización. Esto evita que se inviten nuevos usuarios externos y permite la colaboración con invitados que ya están en Azure AD. Para sitios muy confidenciales, establezca el uso compartido en el nivel de sitio en Solo las personas de su organización. Use el comando de exportación de PowerShell para ejecutar esta auditoría trimestralmente y detectar cualquier sitio que se haya establecido accidentalmente en un nivel permisivo.