Crear una columna de búsqueda entre dos listas: errores que se deben evitar

Cuando crea una columna de búsqueda en SharePoint, extrae datos de una lista a otra. Esto le permite conectar información relacionada sin copiarla. Sin embargo, muchos usuarios configuran la columna de búsqueda incorrectamente y terminan con referencias rotas o datos faltantes. Este artículo explica los errores más comunes al crear una columna de búsqueda entre dos listas y cómo evitarlos.

¿Qué es una columna de búsqueda en SharePoint?

Una columna de búsqueda en SharePoint le permite mostrar datos de otra lista en el mismo sitio. Por ejemplo, tiene una lista Proyectos y una lista Tareas. Puede agregar una columna de búsqueda a la lista Tareas que muestre el Nombre del proyecto de la lista Proyectos. Esto crea una relación entre las dos listas.

Para crear una columna de búsqueda, vaya a la lista de destino, agregue una nueva columna y elija el tipo Búsqueda. Luego seleccione la lista de origen y el campo que desea mostrar. La columna de búsqueda almacena el ID del elemento de origen y muestra el valor del campo seleccionado.

Las columnas de búsqueda son potentes, pero tienen reglas estrictas. La lista de origen debe estar en el mismo sitio de SharePoint. No puede crear una columna de búsqueda que haga referencia a una lista en un sitio o subsitio diferente. Además, solo puede extraer datos de un campo por columna de búsqueda, aunque puede agregar campos adicionales de la misma lista de origen.

Errores comunes al crear una columna de búsqueda

Error 1: Usar una columna de búsqueda como campo de origen

SharePoint no permite que una columna de búsqueda haga referencia a otra columna de búsqueda. Si su lista de origen tiene una columna que es en sí misma una búsqueda, no puede usarla como campo de origen para una nueva columna de búsqueda. En su lugar, cree una columna separada en la lista de origen que almacene el valor de texto real que necesita.

Por ejemplo, si desea mostrar el nombre del Director del proyecto en la lista Tareas, y el Director del proyecto es una búsqueda de una lista Usuarios, cree una columna de texto en la lista Proyectos que copie el nombre del Director. Luego use esa columna de texto como origen de la búsqueda.

Error 2: Cambiar la lista de origen después de crear la búsqueda

Si elimina o cambia el nombre de la lista de origen, la columna de búsqueda se rompe. La columna mostrará un error o ningún valor. Para evitar esto, nunca elimine la lista de origen mientras exista la columna de búsqueda. Si debe cambiar el nombre de la lista, actualice la configuración de la columna de búsqueda para que apunte al nuevo nombre de la lista.

Además, si elimina una columna que se usa como campo de origen de la búsqueda, la columna de búsqueda deja de funcionar. Siempre verifique qué columnas se referencian antes de eliminar cualquier columna en la lista de origen.

Error 3: No configurar la indexación para el rendimiento

Cuando una lista de origen tiene miles de elementos, una columna de búsqueda puede ralentizar la lista de destino. SharePoint crea un índice en la columna de búsqueda, pero solo si la lista de origen tiene un índice en el campo referenciado. Si el campo de origen no está indexado, la columna de búsqueda tendrá un rendimiento deficiente.

Vaya a la configuración de la lista de origen, seleccione la columna usada en la búsqueda y habilite la indexación. Esto mejora el rendimiento cuando la columna de búsqueda carga datos.

Error 4: Usar una columna de búsqueda en una columna calculada

Las columnas calculadas no pueden hacer referencia directamente a columnas de búsqueda. Si intenta escribir una fórmula que use el valor de una columna de búsqueda, SharePoint devuelve un error. Para solucionarlo, cree una columna de texto en la lista de origen que contenga el valor que necesita, luego use esa columna de texto en la columna calculada.

Error 5: No permitir varios valores cuando sea necesario

De forma predeterminada, una columna de búsqueda permite solo un valor. Si necesita seleccionar varios elementos de la lista de origen, debe habilitar la opción Permitir varios valores al crear la columna. Esto cambia la columna de búsqueda a una lista de selección múltiple con casillas de verificación.

Tenga en cuenta que las columnas de búsqueda con varios valores no se pueden usar en vistas, filtros o columnas calculadas. Tampoco se pueden exportar a Excel fácilmente.

Pasos para crear una columna de búsqueda correctamente

Siga estos pasos para configurar una columna de búsqueda sin errores.

1. Abra la configuración de la lista de destino
   Vaya a la lista donde desea la columna de búsqueda. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de la lista. Si está en una lista moderna, haga clic en el engranaje de configuración y elija Configuración de la lista en el menú.
2. Agregue una nueva columna
   Desplácese hacia abajo hasta la sección Columnas y haga clic en Crear columna. Escriba un nombre para la columna, como Nombre del proyecto.
3. Seleccione el tipo de columna Búsqueda
   En El tipo de información de esta columna es, elija Búsqueda. Esto muestra las opciones de lista de origen y campo.
4. Elija la lista de origen
   En la lista desplegable Obtener información de, seleccione la lista que contiene los datos que desea referenciar. La lista debe estar en el mismo sitio.
5. Seleccione el campo de origen
   En la lista desplegable En esta columna, elija el campo que contiene el valor que desea mostrar. Evite seleccionar una columna de búsqueda o una columna calculada.
6. Agregue campos adicionales si es necesario
   Marque la casilla Agregar una columna para mostrar cada uno de estos campos adicionales para incorporar columnas adicionales de la lista de origen. Cada campo adicional se convierte en una columna separada en la lista de destino.
7. Establezca las opciones de columna
   Elija si la columna requiere un valor, permite varios valores y si se debe aplicar el comportamiento de relación. Para la mayoría de los casos, deje la configuración predeterminada.
8. Guarde la columna
   Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. La columna de búsqueda aparece en la lista de destino.

Si la columna de búsqueda aún tiene problemas

La columna de búsqueda no muestra datos

Si la columna de búsqueda muestra valores vacíos, la lista de origen puede estar vacía o el campo de origen puede haber sido eliminado. Verifique que la lista de origen contenga elementos y que la columna referenciada aún exista. También verifique que la columna de búsqueda no apunte a una lista eliminada.

La columna de búsqueda muestra un mensaje de error

Un error común es “No se puede crear la columna de búsqueda porque la lista de origen no existe”. Esto ocurre cuando la lista de origen se ha movido o eliminado. Restaure la lista de origen desde la papelera de reciclaje o vuelva a crear la columna de búsqueda con el origen correcto.

La columna de búsqueda es lenta

Si la columna de búsqueda tarda mucho en cargarse, verifique que el campo de origen esté indexado. También reduzca la cantidad de elementos en la lista de origen archivando datos antiguos o creando vistas que filtren la lista de origen.

Columna de búsqueda vs columna de opción: diferencias clave

Elemento	Columna de búsqueda	Columna de opción
Origen de datos	Elementos de otra lista en el mismo sitio	Lista fija de valores que escribe manualmente
Actualizaciones	Los valores se actualizan automáticamente cuando cambia la lista de origen	Los valores permanecen estáticos a menos que edite la columna
Selección múltiple	Compatible con desventajas de rendimiento	Compatible con casillas de verificación
Dependencia	Requiere que la lista de origen exista y sea accesible	Sin dependencia externa

Ahora puede crear una columna de búsqueda entre dos listas sin los errores comunes. Siempre verifique que la lista de origen esté en el mismo sitio y que el campo referenciado no sea una columna de búsqueda. Para escenarios avanzados, considere usar Power Apps para crear relaciones más flexibles entre listas de distintos sitios.