Tiene un sitio de SharePoint que ya nadie usa. Contiene archivos de proyectos antiguos, políticas obsoletas o datos de un antiguo miembro del equipo. Dejarlo activo desperdicia almacenamiento y satura su lista de sitios. Eliminarlo permanentemente conlleva el riesgo de perder datos que podrían necesitarse más adelante. Este artículo explica un flujo de trabajo de archivado seguro que conserva sus datos mientras elimina el sitio del uso diario.
El enfoque seguro utiliza la política de sitio de SharePoint para bloquear el sitio y luego cambiar sus permisos a solo lectura. Esto evita ediciones accidentales mientras mantiene el contenido accesible para referencia. También aprenderá a exportar una copia del sitio antes de archivarlo, para tener una copia de seguridad fuera de SharePoint. Siguiendo estos pasos, archivará el sitio sin perder acceso a su contenido.
Puntos clave: archivar un sitio de SharePoint sin perder datos
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Directivas: Aplique una política de cierre para bloquear el sitio en una fecha futura.
- Configuración del sitio > Permisos del sitio > Configuración de permisos avanzados: Cambie el grupo de visitantes del sitio a solo lectura para bloquear ediciones.
- Contenido del sitio > Exportar a Excel (configuración de lista): Exporte todos los metadatos de listas y bibliotecas como copia de seguridad antes de archivar.
Por qué es importante un flujo de trabajo de archivado seguro
Los sitios de SharePoint acumulan contenido durante años. Cuando un proyecto finaliza o un equipo se disuelve, el sitio queda inactivo. Simplemente eliminar el sitio elimina todos los datos permanentemente de la papelera de reciclaje después de 93 días. Si alguien necesita más adelante un documento antiguo, ya no está. El archivado mantiene los datos disponibles pero ocultos para los usuarios diarios.
El flujo de trabajo descrito aquí utiliza dos características de SharePoint: políticas de sitio y cambios de permisos. Una política de sitio puede cerrar un sitio después de un número determinado de días de inactividad. Cuando aplica una política manualmente, también puede bloquear el sitio inmediatamente. Los cambios de permisos eliminan los derechos de edición para todos los miembros, dejando solo acceso de lectura. Esta combinación hace que el sitio quede efectivamente archivado sin eliminarlo.
Antes de comenzar, verifique que tiene permisos de administrador de SharePoint. Necesita el rol de administrador de SharePoint o el rol de propietario de la colección de sitios. Si no es el propietario del sitio, pida al propietario del sitio que realice estos pasos o que le conceda permisos de propietario.
Pasos para archivar un sitio de SharePoint antiguo
Siga estos pasos en orden. Cada paso se basa en el anterior. No omita pasos.
- Exportar el contenido del sitio como copia de seguridad
Vaya al sitio que desea archivar. Navegue a Contenido del sitio. Para cada biblioteca de documentos, haga clic en el nombre de la biblioteca y luego seleccione Exportar a Excel en la cinta de opciones o en la barra de comandos. Guarde el archivo .iqy exportado. Este archivo contiene vínculos a todos los documentos de esa biblioteca. Para las listas, abra la lista, haga clic en Configuración de lista y luego seleccione Exportar a Excel. Almacene estos archivos en una ubicación segura fuera de SharePoint, como una unidad de red o su equipo local. Esta copia de seguridad le proporciona un registro de cada elemento y su ubicación en el sitio. - Aplicar una política de cierre del sitio
En el centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios activos. Busque el sitio que desea archivar. Seleccione el sitio haciendo clic en la casilla de verificación junto a su nombre. Haga clic en Directivas en la barra de comandos. En Políticas de sitio, seleccione una política que cierre el sitio. Si no existe una política personalizada, elija la política de cierre predeterminada. Establezca la fecha de cierre para hoy o una fecha futura. Haga clic en Guardar. Esta acción bloquea el sitio y lo marca como cerrado. Los usuarios ven un mensaje de que el sitio es de solo lectura. - Establecer los permisos del sitio en solo lectura
En el sitio, vaya a Configuración del sitio. En Usuarios y permisos, haga clic en Permisos del sitio. Haga clic en Configuración de permisos avanzados. En la pestaña Permisos, localice el grupo Visitantes. Haga clic en la casilla de verificación junto al nombre del grupo Visitantes. Seleccione Editar permisos de usuario en la cinta de opciones. En la ventana Nivel de permiso, seleccione Lectura y desactive cualquier otra casilla. Haga clic en Aceptar. Repita este paso para el grupo Miembros si desea impedir que todos los usuarios editen. Este cambio garantiza que nadie pueda agregar, editar o eliminar contenido en el sitio archivado. - Eliminar el sitio de los resultados de búsqueda
En el centro de administración de SharePoint, vaya a Búsqueda > Esquema de búsqueda. En Orígenes de resultados, seleccione Resultados locales de SharePoint. Haga clic en Editar. En el cuadro de texto Consulta, agregue la siguiente línea al final: -SPSiteUrl:”https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursiteurl”. Reemplace la URL con la URL de su sitio. Haga clic en Guardar. Este paso oculta el sitio de los resultados de búsqueda de SharePoint. Los usuarios no pueden encontrar el sitio mediante búsqueda, pero aún pueden acceder a él si tienen el vínculo directo. - Notificar a los usuarios sobre el archivado
Envíe un correo electrónico a todos los miembros del sitio. Indique que el sitio ahora está archivado y es de solo lectura. Explique dónde pueden encontrar los archivos de copia de seguridad si necesitan recuperar contenido. Proporcione la URL directa al sitio para referencia. Esta comunicación evita confusión y tickets de soporte.
Si el sitio aún aparece en la página de inicio de SharePoint de los usuarios
Después de archivar, los usuarios aún pueden ver el sitio en su página de inicio de SharePoint en Recientes o Sitios seguidos. Esto es normal. Los usuarios pueden dejar de seguir el sitio manualmente. Para eliminarlo de su página de inicio, cada usuario debe hacer clic en el mosaico del sitio y luego hacer clic en el icono de estrella para dejar de seguirlo. No hay una configuración de administrador para forzar esta eliminación.
Los usuarios no pueden acceder al sitio archivado
Si los usuarios informan un error 404 o permiso denegado, verifique los permisos del sitio. En el centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios activos y seleccione el sitio. Haga clic en Permisos. Verifique que el sitio no esté configurado como Privado sin acceso para nadie excepto los propietarios. El grupo Visitantes debe contener al menos el grupo Visitantes de SharePoint predeterminado con permiso de Lectura. Si el sitio está completamente bloqueado, modifique la política del sitio para permitir acceso de lectura a los visitantes.
No se pueden abrir los archivos de copia de seguridad
Los archivos .iqy exportados en el paso 1 requieren Excel para abrirse. Si hace doble clic en el archivo y Excel no se inicia, abra Excel primero. Vaya a Datos > Desde texto/CSV y seleccione el archivo .iqy. Excel le pedirá que se conecte al sitio de SharePoint. Ingrese sus credenciales. Los datos se cargarán. Si el sitio está archivado y es de solo lectura, los vínculos siguen funcionando porque los archivos permanecen en la biblioteca.
Sitio activo vs sitio archivado: diferencias clave
| Elemento | Sitio activo | Sitio archivado |
|---|---|---|
| Nivel de permiso para miembros | Editar o Colaborar | Solo lectura |
| Visibilidad en la búsqueda | Visible en los resultados de búsqueda | Oculto de los resultados de búsqueda |
| Consumo de almacenamiento | Cuenta para el almacenamiento del inquilino | Cuenta para el almacenamiento del inquilino |
| Capacidad de agregar contenido nuevo | Sí | No |
| Estado de la política del sitio | No se aplicó política de cierre | Política de cierre aplicada con fecha de bloqueo |
Este flujo de trabajo no elimina el sitio. El sitio permanece en su inquilino y consume almacenamiento. Si necesita liberar almacenamiento, considere descargar todos los archivos a una unidad local y luego eliminar el sitio. Use la Herramienta de migración de SharePoint para descargar toda la estructura del sitio. Después de la eliminación, el sitio se mueve a la papelera de reciclaje. Tiene 93 días para restaurarlo si es necesario.
Ahora puede archivar cualquier sitio de SharePoint antiguo con confianza. Comience exportando el contenido como copia de seguridad, luego aplique la política de cierre y configure los permisos en solo lectura. Para una capa adicional de seguridad, programe una revisión trimestral de los sitios archivados. Use los informes del centro de administración de SharePoint para ver qué sitios han estado inactivos durante más de seis meses. Aplique el mismo flujo de trabajo a esos sitios antes de que se conviertan en un riesgo de cumplimiento.