Necesita trabajar en un documento de Word con colegas que están en diferentes ubicaciones o zonas horarias. Word Online es una versión de Word basada en el navegador que permite que varias personas editen el mismo archivo al mismo tiempo. Este artículo explica cómo configurar un documento para la colaboración en tiempo real en Word Online, cómo invitar a otros y cómo ver los cambios a medida que ocurren.
Puntos clave: Colaboración en tiempo real en Word Online
- Botón Compartir en la esquina superior derecha: Genera un vínculo que puede enviar a los colaboradores para que abran el documento en su navegador.
- Alternar Guardado automático en la barra de título: Mantiene todos los cambios guardados automáticamente en OneDrive o SharePoint, lo cual es necesario para la coautoría en tiempo real.
- Indicadores de presencia y cursores de colores: Le muestran exactamente dónde está editando cada persona y qué está escribiendo en ese momento.
Qué hace la colaboración en tiempo real de Word Online y qué necesita
Word Online es la versión basada en el navegador de la aplicación de escritorio Word. Su función de colaboración en tiempo real, llamada coautoría, permite que dos o más personas editen un documento simultáneamente. Cada persona ve los cambios de los demás aparecer en pantalla a medida que se realizan. No es necesario enviar archivos adjuntos por correo electrónico ni combinar versiones manualmente.
Para usar esta función, necesita una suscripción a Microsoft 365 o una cuenta gratuita de Microsoft. El documento debe almacenarse en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online. Todos los participantes deben tener una conexión a Internet estable y un navegador compatible como Microsoft Edge, Google Chrome o Mozilla Firefox.
Solo una persona puede editar un párrafo específico a la vez. Si un colaborador está escribiendo dentro de un párrafo, los demás usuarios ven un icono de candado en ese párrafo. Todavía pueden leer el contenido, pero no pueden editarlo hasta que la primera persona mueva el cursor fuera de ese párrafo. Esto evita cambios conflictivos.
Pasos para iniciar una sesión de colaboración en tiempo real en Word Online
- Abra el documento en Word Online
Vaya a Office.com e inicie sesión con su cuenta de Microsoft o su cuenta de trabajo de Microsoft 365. Haga clic en el icono de Word y luego abra un documento existente desde su OneDrive o cree un documento en blanco nuevo. El documento se abre en una pestaña del navegador. - Verifique que el Guardado automático esté activado
Mire la esquina superior izquierda de la ventana de Word Online. Debería ver un interruptor etiquetado como Guardado automático. Si muestra Desactivado, haga clic en él para activarlo. El Guardado automático debe estar habilitado para que funcione la colaboración en tiempo real. El documento ahora se guarda en la nube después de cada cambio. - Haga clic en el botón Compartir
En la esquina superior derecha de la cinta de opciones, haga clic en el botón Compartir. Tiene un icono de una persona con un signo más. Se abre un cuadro de diálogo donde puede ingresar direcciones de correo electrónico o generar un vínculo. - Establezca permisos para el vínculo
En el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en la flecha desplegable junto al campo del vínculo. Elija una de estas opciones: Cualquier persona con el vínculo (no se requiere inicio de sesión), Personas de su organización o Personas específicas. Por seguridad, seleccione Personas específicas si desea que solo los usuarios invitados accedan al archivo. Luego elija el nivel de permiso: Puede editar o Puede ver. Seleccione Puede editar para la colaboración. - Envíe la invitación
Escriba las direcciones de correo electrónico de sus colaboradores separadas por punto y coma, o haga clic en Copiar vínculo para enviar la URL por correo electrónico, chat o una aplicación de mensajería. Haga clic en Enviar si ingresó direcciones de correo electrónico. Cada destinatario recibe un correo electrónico con un vínculo al documento. - Los colaboradores abren el documento
Cada persona hace clic en el vínculo de su correo electrónico o pega la URL en su navegador. Si el documento está configurado para Personas específicas, deben iniciar sesión con su cuenta de Microsoft. El documento se abre en Word Online y pueden comenzar a editar de inmediato. - Observe los indicadores de presencia
En la esquina superior derecha de la ventana de Word Online, ve las fotos de perfil o las iniciales de todos los que están editando actualmente. Cada colaborador también tiene un cursor de color que se mueve en tiempo real. Una pequeña bandera muestra su nombre junto al cursor. Puede ver lo que escriben a medida que lo escriben.
Problemas comunes al usar Word Online para la colaboración
Los colaboradores no pueden ver los cambios de los demás
Esto suele ocurrir cuando una o más personas usan la versión de escritorio de Word en lugar de Word Online. Los cambios en tiempo real aparecen solo en Word Online y en la versión de escritorio con el Guardado automático habilitado. Asegúrese de que todos los participantes usen Word Online o la última versión de escritorio con el Guardado automático activado. También verifique que el documento esté almacenado en OneDrive o SharePoint, no en una unidad local.
El documento muestra un icono de candado y dice que alguien está editando
Esto ocurre cuando un colaborador abre el documento en la versión de escritorio de Word sin habilitar el Guardado automático. La aplicación de escritorio bloquea el archivo para edición exclusiva. Pídale a la persona que cierre el documento y lo vuelva a abrir en Word Online, o que active el Guardado automático en la versión de escritorio. El bloqueo se borra automáticamente después de unos minutos cuando la otra persona cierra el archivo.
Los cambios no se guardan automáticamente
El Guardado automático requiere una conexión a Internet estable. Si un colaborador pierde su conexión, los cambios dejan de sincronizarse. Word Online muestra un banner de advertencia en la parte superior de la página. La persona debe esperar a que se restablezca la conexión y luego actualizar la página. Los cambios no guardados se recuperan de la caché local del navegador cuando vuelve la conexión.
Word Online vs Word de escritorio: Funciones de colaboración
| Elemento | Word Online | Word de escritorio |
|---|---|---|
| Visibilidad del cursor en tiempo real | Sí, muestra cursores de colores con nombres | Sí, solo con el Guardado automático habilitado y el archivo almacenado en OneDrive |
| Configuración predeterminada del Guardado automático | Siempre activado | Debe activarse manualmente |
| Bloqueo de párrafo | Bloquea el párrafo cuando alguien está editando | Mismo comportamiento que Word Online |
| Acceso al historial de versiones | Archivo > Información > Historial de versiones | Archivo > Información > Historial de versiones |
| Edición sin conexión | No disponible | Disponible, pero los cambios se sincronizan solo cuando hay conexión |
| Funciones avanzadas (combinación de correspondencia, macros) | No disponible | Compatibilidad total |
La colaboración en Word Online es ideal para equipos que necesitan editar documentos simultáneamente sin preocuparse por conflictos de versiones. Después de configurar el documento con los permisos correctos y el Guardado automático habilitado, puede ver los cambios aparecer en tiempo real. Para formato avanzado o trabajo sin conexión, cambie a la versión de escritorio de Word. Use la función Historial de versiones para revisar o restaurar versiones anteriores del documento si es necesario.