Cómo configurar los permisos de una biblioteca de documentos de Word

Cuando trabaja con una biblioteca de documentos de Word en SharePoint o OneDrive, necesita controlar quién puede ver, editar o eliminar archivos. Sin los permisos adecuados, los miembros del equipo podrían sobrescribir accidentalmente el trabajo de otros o acceder a información confidencial. Este artículo explica cómo configurar los permisos de una biblioteca de documentos para archivos de Word en entornos de Microsoft 365. Aprenderá los pasos exactos para configurar niveles de acceso, administrar vínculos para compartir y evitar errores comunes de permisos.

Comprender los permisos de una biblioteca de documentos para archivos de Word

Una biblioteca de documentos en SharePoint o OneDrive almacena y organiza archivos de Word. Los permisos determinan lo que cada usuario puede hacer con esos archivos. De forma predeterminada, la biblioteca hereda los permisos de su sitio principal. Esto significa que los usuarios que pueden acceder al sitio también pueden acceder a la biblioteca, a menos que cambie la configuración.

Existen tres niveles de permisos principales para una biblioteca de documentos: Control total, Editar y Leer. Control total permite a los usuarios administrar permisos, eliminar archivos y cambiar la configuración de la biblioteca. Editar permite a los usuarios agregar, editar y eliminar archivos de Word. Leer solo permite ver y descargar archivos. También puede crear niveles de permisos personalizados si los predeterminados no se ajustan a su flujo de trabajo.

Antes de cambiar los permisos, debe tener acceso de Control total a la biblioteca o al sitio principal. Los propietarios del sitio, los administradores de la colección de sitios y los usuarios con permiso de Control total en la biblioteca pueden modificar los permisos. Si no puede ver las opciones de permisos, comuníquese con su administrador de Microsoft 365.

Pasos para configurar los permisos de una biblioteca de documentos de Word

Siga estos pasos para configurar los permisos de una biblioteca de documentos que contiene archivos de Word. El proceso es el mismo para SharePoint Online y OneDrive para la Empresa o la escuela.

Método 1: Otorgar acceso a una biblioteca de documentos con el botón Compartir

1. Abrir la biblioteca de documentos
   Vaya al sitio de SharePoint o a la carpeta de OneDrive que contiene la biblioteca de documentos de Word. Haga clic en el nombre de la biblioteca en el panel de navegación izquierdo.
2. Hacer clic en el botón Compartir
   En la barra de herramientas superior, haga clic en Compartir. Se abre un panel en el lado derecho de la pantalla.
3. Escribir nombres de usuario o direcciones de correo electrónico
   Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea otorgar acceso. También puede escribir el nombre de un grupo de Microsoft 365.
4. Establecer el nivel de permiso
   Debajo del campo de nombre, haga clic en la lista desplegable que muestra Puede editar de forma predeterminada. Seleccione Puede ver para acceso de solo lectura o mantenga Puede editar para acceso de edición. Haga clic en Agregar.
5. Enviar una invitación (opcional)
   Marque la casilla Enviar una invitación por correo electrónico si desea notificar a los usuarios. Haga clic en Compartir para aplicar los permisos.

Método 2: Cambiar los permisos de la biblioteca mediante Configuración de la biblioteca

1. Ir a Configuración de la biblioteca
   En la biblioteca de documentos, haga clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha y seleccione Configuración de la biblioteca. Si está en una página moderna de SharePoint, haga clic en la lista desplegable Configuración de la barra de herramientas y elija Configuración de la biblioteca.
2. Hacer clic en Permisos para esta biblioteca de documentos
   En la sección Permisos y administración, haga clic en Permisos para esta biblioteca de documentos. Aparece la configuración de permisos actual.
3. Dejar de heredar permisos
   En la cinta de opciones, haga clic en Dejar de heredar permisos. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación. Haga clic en Aceptar. La biblioteca ahora tiene permisos únicos.
4. Quitar usuarios o grupos no deseados
   Active las casillas junto a los usuarios o grupos que no deberían tener acceso a esta biblioteca. Haga clic en Quitar permisos de usuario y confirme.
5. Otorgar permisos a usuarios o grupos específicos
   Haga clic en Otorgar permisos. Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico. Elija un nivel de permiso: Control total, Editar o Leer. Haga clic en Compartir para aplicar.

Método 3: Configurar permisos únicos para archivos de Word individuales

También puede establecer permisos en un solo archivo de Word dentro de una biblioteca. Esto es útil cuando un documento específico no debe compartirse con todos los que tienen acceso a la biblioteca.

1. Seleccionar el archivo de Word
   En la biblioteca de documentos, pase el cursor sobre el archivo de Word y haga clic en la casilla que aparece en el lado izquierdo del nombre del archivo.
2. Hacer clic en el botón Compartir
   En la barra de herramientas, haga clic en Compartir. Se abre el panel para compartir.
3. Elegir personas específicas
   Escriba los nombres de las personas a las que desea dar acceso. De forma predeterminada, el tipo de vínculo es Personas que especifique. Establezca el nivel de permiso en Puede ver o Puede editar.
4. Aplicar los permisos
   Haga clic en Aplicar. El archivo ahora tiene su propia configuración de permisos que anula los valores predeterminados de la biblioteca para esos usuarios específicos.

Problemas comunes de permisos y cómo evitarlos

Los usuarios no pueden editar archivos de Word aunque tengan permiso de Editar

Si un usuario tiene permiso de Editar en la biblioteca pero no puede guardar cambios en un archivo de Word, es posible que otro usuario haya desprotegido el archivo. Pida al usuario que desprotegió el archivo que lo proteja de nuevo. También puede forzar la protección desde la biblioteca seleccionando el archivo y haciendo clic en los puntos suspensivos (…) y luego en Proteger de nuevo. Otra causa es que el archivo esté abierto en Word Online con otra persona editándolo. Word Online permite solo un editor a la vez para el mismo archivo.

Los cambios de permisos no surten efecto de inmediato

Los permisos de SharePoint pueden tardar hasta 15 minutos en propagarse a todos los servidores. Si cambia los permisos y los usuarios siguen viendo el acceso anterior, espere unos minutos y actualice la página. Borrar la caché del navegador también puede ayudar. Para cambios urgentes, pida al administrador de la colección de sitios que ejecute una sincronización de permisos desde el centro de administración de SharePoint.

Interrumpir la herencia accidentalmente en la biblioteca equivocada

Una vez que deja de heredar permisos, no puede revertir automáticamente a los permisos del sitio principal. Debe volver a agregar usuarios o grupos manualmente. Para evitarlo, compruebe siempre el estado actual de la herencia de permisos antes de hacer cambios. Vaya a Configuración de la biblioteca > Permisos para esta biblioteca de documentos. Si la cinta de opciones muestra Dejar de heredar permisos, la herencia está activa. Si muestra Heredar permisos, la biblioteca ya tiene permisos únicos.

Permisos de biblioteca de SharePoint frente a permisos de carpeta de OneDrive

Elemento	Biblioteca de documentos de SharePoint	OneDrive para la Empresa o la escuela
Herencia	Hereda del sitio principal de forma predeterminada	Hereda de la carpeta raíz de OneDrive
Niveles de permisos	Control total, Editar, Leer, Colaborar, Diseño	Puede editar, Puede ver
Permisos únicos en subcarpetas	Sí, se puede interrumpir la herencia en las subcarpetas	Sí, se pueden establecer permisos únicos en las subcarpetas
Tipos de vínculos para compartir	Cualquier persona, Personas de la organización, Personas específicas	Solo personas específicas
Anulación por parte del administrador	El administrador de la colección de sitios puede anular los permisos	El administrador global o el administrador de SharePoint pueden anular

Después de configurar los permisos, pruebe el acceso iniciando sesión como un usuario que solo debería tener acceso de Lectura. Abra un archivo de Word y verifique que el botón Editar esté atenuado. Luego, inicie sesión como editor y confirme que puede hacer y guardar cambios. Si necesita otorgar acceso temporal a un contratista, use el botón Compartir con una fecha de expiración. Esta característica está disponible en SharePoint Online y OneDrive para la Empresa o la escuela. Vaya a Compartir > Configuración de vínculos > Expiración y establezca una fecha. El vínculo dejará de funcionar después de esa fecha, lo que quitará el acceso automáticamente.