Configura una fecha de expiración para compartir en SharePoint, pero los vínculos para compartir existentes siguen funcionando después de esa fecha. Esto ocurre porque las directivas de expiración solo afectan a los vínculos recién creados, no a los vínculos que ya se enviaron. Este artículo explica por qué los vínculos existentes permanecen activos y muestra cómo revocarlos o reemplazarlos manualmente.
Puntos clave: Cómo corregir las fechas de expiración de los vínculos para compartir existentes
- Centro de administración de SharePoint > Directivas > Compartir: Controla la expiración predeterminada solo para vínculos nuevos; no se aplica de forma retroactiva a los vínculos existentes.
- Configuración del sitio > Compartir > Administrar vínculos de invitado: Permite ver y eliminar los vínculos para compartir activos que se crearon antes del cambio de directiva.
- Cmdlet de PowerShell Revoke-SPOSiteGuestLink: Elimina todos los vínculos de invitado de un sitio cuando la interfaz web no es suficiente.
Por qué las fechas de expiración no se aplican a los vínculos existentes
SharePoint trata cada vínculo para compartir como un token independiente. Cuando se establece o se cambia una directiva de expiración en el centro de administración de SharePoint, esa directiva se aplica solo a los vínculos creados después del cambio. Los vínculos que ya se generaron conservan su configuración de expiración original, que puede estar establecida para no expirar nunca.
Este comportamiento es intencional para no interrumpir el acceso de los usuarios que ya recibieron un vínculo. Sin embargo, crea una brecha de seguridad si se pretende aplicar un límite de tiempo a todo el contenido compartido. La única manera de forzar la expiración de los vínculos existentes es revocarlos manualmente y luego volver a compartir con la nueva directiva aplicada.
Cómo almacena SharePoint la información de expiración
Cada vínculo para compartir contiene un identificador único y una marca de tiempo de expiración. Cuando un usuario hace clic en el vínculo, SharePoint comprueba la marca de tiempo de ese vínculo específico, no la directiva del nivel del sitio. Si el vínculo se creó antes de que se actualizara la directiva, su marca de tiempo permanece sin cambios. La directiva del sitio solo establece la expiración predeterminada para la creación de vínculos nuevos.
Pasos para revocar los vínculos para compartir existentes y aplicar la expiración
- Abra el sitio de SharePoint donde se deben revocar los vínculos
Vaya a la colección de sitios que contiene los archivos o las carpetas con vínculos para compartir existentes. Debe ser administrador de la colección de sitios o tener permisos de control total. - Vaya a la configuración del sitio
Haga clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha y seleccione Información del sitio. Luego haga clic en Ver toda la configuración del sitio. - Abra la página de administración de recursos compartidos
En la sección Usuarios y permisos, haga clic en Permisos del sitio. Luego haga clic en la pestaña Compartir en la parte superior de la página de permisos. - Administre los vínculos de invitado
En la sección Compartir, haga clic en Administrar vínculos de invitado. Esta página muestra todos los vínculos para compartir activos del sitio, incluidos los vínculos enviados a usuarios externos. - Seleccione los vínculos que desea revocar
Marque la casilla junto a cada vínculo que deba expirar. Puede ordenar por fecha de creación para identificar los vínculos más antiguos que se crearon antes del cambio de directiva. - Elimine los vínculos seleccionados
Haga clic en el botón Eliminar en la parte superior de la lista. Confirme la eliminación. Esto revoca de inmediato el acceso de cualquier persona que use esos vínculos. - Vuelva a compartir los archivos con la nueva directiva de expiración
Vuelva al archivo o la carpeta, haga clic en Compartir y genere un vínculo nuevo. SharePoint ahora aplica la directiva de expiración actual del sitio a este vínculo nuevo.
Uso de PowerShell para revocar todos los vínculos de invitado de un sitio
Cuando tiene muchos vínculos para revocar, use el Shell de administración de SharePoint Online para quitar todos los vínculos de invitado a la vez. Ejecute el siguiente comando después de conectarse a SharePoint Online:
Revoke-SPOSiteGuestLink -SiteUrl "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite"
Este cmdlet quita todos los vínculos de invitado del sitio especificado. Después de ejecutarlo, vuelva a compartir el contenido según sea necesario. Los vínculos nuevos respetarán la directiva de expiración actual.
Si la expiración para compartir sigue sin funcionar después de revocar los vínculos
La directiva de expiración no está establecida en el nivel de inquilino
La directiva de expiración debe estar habilitada en el centro de administración de SharePoint para que se aplique a los vínculos nuevos. Vaya a Centro de administración de SharePoint > Directivas > Compartir. En Expiración, marque la casilla para que los vínculos de acceso de invitado expiren automáticamente y establezca el número de días. Haga clic en Guardar. Esta configuración se aplica a todos los sitios que heredan las directivas del inquilino.
El sitio anula la directiva del inquilino
Si un sitio tiene una directiva de uso compartido personalizada que deshabilita la expiración, la directiva del inquilino no se aplica. Compruebe la configuración de uso compartido del nivel del sitio yendo a Configuración del sitio > Permisos del sitio > Compartir. Busque la sección de expiración. Si dice Sin expiración, el sitio anula la configuración del inquilino. Cámbiela a que los vínculos de acceso de invitado expiren automáticamente para que coincida con la directiva del inquilino.
Los vínculos se envían solo a usuarios internos
Las directivas de expiración se aplican solo a los vínculos de invitado, que son los vínculos compartidos con personas ajenas a la organización. Los vínculos compartidos con usuarios internos no expiran según esta configuración. Para que los vínculos internos expiren, debe eliminarlos manualmente desde la página Administrar vínculos de invitado o usar PowerShell para quitar todos los vínculos del sitio.
Vínculos nuevos frente a vínculos existentes: comparación del comportamiento de la directiva
| Elemento | Vínculos nuevos creados después del cambio de directiva | Vínculos existentes creados antes del cambio de directiva |
|---|---|---|
| Expiración aplicada automáticamente | Sí | No |
| Se puede revocar mediante la interfaz web | Sí, individualmente | Sí, individualmente o en masa mediante PowerShell |
| Respeta la directiva personalizada del sitio | Sí | No, usa la marca de tiempo de creación original |
| Requiere volver a compartir manualmente después de la eliminación | No | Sí |
Ahora puede aplicar la expiración a todo el contenido compartido revocando primero los vínculos antiguos y generando luego vínculos nuevos. Use la página Administrar vínculos de invitado para pocos vínculos o PowerShell para operaciones en masa. Verifique siempre que las directivas del inquilino y del sitio coincidan antes de compartir vínculos nuevos.