Cómo revisar el uso compartido de OneDrive antes de la entrega a un cliente

Cuando finaliza la relación con un cliente, debe asegurarse de que todos los archivos y carpetas compartidos en OneDrive se revisen adecuadamente antes de la entrega. Dejar enlaces de uso compartido antiguos activos puede exponer datos confidenciales a personas no autorizadas después de que se desactive su cuenta. Este artículo explica cómo auditar todos los permisos de uso compartido en su OneDrive, revocar el acceso externo cuando sea necesario y transferir la propiedad al cliente u otro usuario. Aprenderá los pasos exactos para ejecutar un informe de uso compartido, eliminar enlaces no deseados y confirmar que solo las personas correctas conservan el acceso.

Qué permisos de uso compartido existen en OneDrive y por qué revisarlos

OneDrive admite tres tipos de vínculos de uso compartido: vínculos Cualquier persona, vínculos Personas de su organización y vínculos Personas específicas. Los vínculos Cualquier persona permiten el acceso sin autenticación, lo que los convierte en el mayor riesgo durante una entrega. Los vínculos Personas de su organización otorgan acceso a cualquier persona dentro de su empresa, lo que puede incluir usuarios que ya no deberían ver los archivos del cliente. Los vínculos Personas específicas limitan el acceso a personas designadas, pero esas personas pueden incluir antiguos miembros del equipo o socios externos.

Cuando se prepara para una entrega a un cliente, debe identificar cada elemento compartido en su OneDrive y decidir si conservar, modificar o revocar cada vínculo. El objetivo es eliminar cualquier vínculo que el cliente no apruebe explícitamente y asegurarse de que solo el cliente o su sucesor designado conserve el acceso. OneDrive no tiene un único botón de “revocar todo” para el uso compartido externo, por lo que debe revisar cada elemento individualmente o usar los informes de administración de Microsoft 365 para obtener una lista completa.

Una revisión exhaustiva también protege a su organización de filtraciones de datos. Si se creó un vínculo Cualquier persona para un propósito temporal y se olvidó, podría permanecer activo indefinidamente. Del mismo modo, los vínculos compartidos con antiguos empleados o contratistas deben revocarse antes de entregar la cuenta. El proceso que se describe a continuación cubre tanto la revisión de archivos individuales como la auditoría para todo el inquilino.

Pasos para revisar y eliminar el uso compartido de OneDrive antes de la entrega a un cliente

Estos pasos suponen que tiene al menos acceso de lectura a los archivos de OneDrive que necesita revisar. Si es administrador, también puede usar el centro de administración de Microsoft 365 para auditar el uso compartido de OneDrive de otros usuarios. Siga cada paso en orden.

1. Abra OneDrive en su navegador web
   Vaya a onedrive.com e inicie sesión con su cuenta profesional o educativa. Haga clic en Mis archivos en el panel de navegación izquierdo para ver todos los archivos y carpetas almacenados en su OneDrive.
2. Identifique los archivos y carpetas compartidos con usuarios externos
   Busque el icono Compartido, que aparece como una pequeña silueta de persona con una marca de verificación, junto a cualquier elemento que tenga vínculos de uso compartido. También puede ordenar por la columna Uso compartido si su vista la muestra. Como alternativa, haga clic en Compartido en el panel de navegación izquierdo para ver una lista de todos los elementos que ha compartido con otros.
3. Abra el panel Información de un elemento compartido
   Seleccione cualquier archivo o carpeta que muestre un icono de compartido. Haga clic en el icono Información, que parece una “i” minúscula en un círculo, en la barra de herramientas superior derecha. El panel Información se abre en el lado derecho de la pantalla.
4. Haga clic en “Administrar acceso” para ver todos los permisos
   En el panel Información, en la sección Compartido con, haga clic en Administrar acceso. Aparece un panel que enumera cada persona o grupo que tiene acceso a este elemento, junto con el tipo de vínculo utilizado y el nivel de permiso (Puede editar o Puede ver).
5. Elimine los vínculos de uso compartido no deseados
   Para cada entrada que desee revocar, haga clic en los tres puntos (más acciones) junto al nombre de la persona o al tipo de vínculo, y luego seleccione Dejar de compartir. Si el elemento tiene un vínculo Cualquier persona, haga clic en la flecha desplegable junto al vínculo y elija Quitar vínculo. Repita para cada elemento que ya no deba compartirse.
6. Cambie los niveles de permiso si es necesario
   Si el cliente aún debe tener acceso pero desea degradar de edición a visualización, haga clic en los tres puntos junto a su nombre, seleccione Cambiar permiso y elija Puede ver. Esto evita ediciones accidentales durante el período de transición.
7. Use el centro de administración de Microsoft 365 para una auditoría de todo el inquilino
   Si es administrador global o administrador de SharePoint, inicie sesión en admin.microsoft.com. Vaya a Informes > Uso > OneDrive > Uso compartido. Este informe muestra todos los elementos compartidos de OneDrive en todo el inquilino, incluida la actividad de uso compartido externo. Exporte el informe a Excel y filtre por su propia URL de OneDrive para ver cada elemento compartido que necesita revisar.
8. Transfiera la propiedad de los archivos si es necesario
   Si el cliente necesita ser propietario de los archivos después de la entrega, puede transferir la propiedad. En OneDrive web, seleccione los archivos o carpetas que desea transferir. Haga clic en el botón Mover a y elija una ubicación en el OneDrive del cliente si tiene uno, o copie los archivos en una ubicación compartida. La transferencia de propiedad dentro de OneDrive no es una característica integrada; debe copiar o mover el contenido a la biblioteca del destinatario.

Errores comunes y limitaciones durante una revisión del uso compartido de OneDrive

Error: Olvidar comprobar los permisos de las carpetas anidadas

OneDrive permite compartir a nivel de carpeta, y las subcarpetas heredan esos permisos de forma predeterminada. Si solo revisa la carpeta de nivel superior, podría pasar por alto una subcarpeta que se compartió por separado con diferentes usuarios. Para evitar esto, expanda cada carpeta y revise el panel Información de cada subcarpeta que tenga un icono de compartido. También puede usar el informe de administración de Microsoft 365 para ver todos los elementos compartidos independientemente de la profundidad de la carpeta.

Error: Asumir que “Dejar de compartir” elimina el archivo

Dejar de compartir solo elimina el vínculo. No elimina el archivo ni lo mueve a la Papelera de reciclaje. El archivo permanece en su OneDrive y es accesible para usted y para cualquier persona con acceso directo (como copropietarios). Si necesita eliminar el archivo por completo, debe eliminarlo por separado. Después de la eliminación, vacíe la Papelera de reciclaje para quitarlo de forma permanente.

Limitación: No hay revocación masiva para el uso compartido externo

OneDrive no proporciona un único botón para eliminar todos los vínculos de uso compartido externo a la vez. Debe eliminar cada vínculo manualmente o usar scripts de PowerShell para automatizar el proceso. Para la mayoría de los usuarios empresariales, el método manual mostrado anteriormente es suficiente para una sola cuenta. Si administra muchas cuentas de OneDrive, considere usar el Shell de administración de SharePoint Online con el cmdlet Remove-SPOSiteSharingLink.

Error: No comprobar el grupo Compartido con todos

Si su organización usa Grupos de Microsoft 365, los archivos compartidos con el grupo son accesibles para todos los miembros del grupo. En el panel Información, busque entradas etiquetadas como “Todos excepto usuarios externos” o un nombre de grupo específico. Si el cliente no debe tener acceso a estos, elimine el grupo de la lista de uso compartido o mueva los archivos a una ubicación que no se comparta con el grupo.

Tipos de vínculos de uso compartido de OneDrive: Comparación para decisiones de entrega

Elemento	Vínculo Cualquier persona	Vínculo Personas específicas
Autenticación requerida	No	Sí, cada destinatario debe iniciar sesión con su cuenta de Microsoft o cuenta profesional
Riesgo de acceso externo	Alto: cualquier persona con el vínculo puede acceder, incluidos usuarios no previstos	Bajo: solo pueden acceder las personas nombradas
Recomendado antes de la entrega	Eliminar siempre a menos que el cliente requiera explícitamente acceso público	Revisar cada nombre y eliminar a cualquier persona que no participe en la entrega
Cambio de permiso posible	Sí, puede cambiar de edición a visualización o eliminar el vínculo	Sí, puede cambiar los permisos o dejar de compartir con personas específicas
Configuración de expiración	Se puede establecer una fecha de expiración si se creó a través del administrador de SharePoint, pero no en la interfaz de usuario de OneDrive	No hay fecha de expiración disponible en la interfaz de usuario de OneDrive

Use esta tabla para decidir qué vínculos conservar y cuáles revocar. Para una entrega limpia, elimine todos los vínculos Cualquier persona y revise cada vínculo Personas específicas para confirmar que solo permanezca el cliente o su sucesor autorizado.

Ahora puede auditar sus permisos de uso compartido de OneDrive y eliminar cualquier vínculo que no deba persistir después de la entrega al cliente. Comience revisando la lista “Compartido” en OneDrive web, luego use el panel Información para administrar el acceso de cada elemento. Para una auditoría completa, ejecute el informe de uso compartido en el centro de administración de Microsoft 365 y expórtelo a Excel. Como paso final, considere establecer un recordatorio para volver a verificar los permisos de uso compartido 30 días después de la entrega y detectar cualquier vínculo omitido.