Explicar el comportamiento de la retención a los propietarios de sitios: lista de verificación práctica para propietarios de SharePoint

Los propietarios de sitios de SharePoint a menudo ven documentos que deberían haberse eliminado pero que siguen siendo accesibles. Esto ocurre porque una retención está activa en el sitio o la biblioteca. Una retención impide la eliminación permanente del contenido sujeto a una política de retención de Microsoft 365 o a una retención de eDiscovery. Este artículo explica cómo funcionan las retenciones en SharePoint, qué pueden y qué no pueden hacer los propietarios de sitios, y proporciona una lista de verificación práctica para gestionar el contenido bajo retención.

Cómo funcionan las retenciones en SharePoint

Una retención es un bloqueo que se aplica al contenido que debe conservarse por motivos legales, normativos o comerciales. En SharePoint, esta retención se aplica a través de políticas de retención de Microsoft 365 o retenciones de eDiscovery. Cuando una retención está activa, los usuarios aún pueden editar, mover o copiar documentos. Pero nadie puede eliminar permanentemente el contenido del sitio ni de la papelera de reciclaje. Ni siquiera los propietarios del sitio con permisos de control total pueden omitir una retención.

La retención afecta a todos los elementos del sitio o la biblioteca donde se aplica la política. Esto incluye archivos, elementos de lista y versiones. Cuando un usuario elimina un documento que está bajo retención, SharePoint lo mueve a la papelera de reciclaje del sitio y luego a la papelera de reciclaje de segunda etapa. Una vez que se elimina la retención, el elemento sigue la programación de eliminación normal. Hasta entonces, el elemento sigue siendo recuperable por los propietarios del sitio o los administradores.

Las retenciones no bloquean las operaciones normales del sitio. Los usuarios aún pueden crear, editar y compartir contenido. La retención solo impide la purga final de los datos. Este diseño garantiza que la gobernanza de la información no interrumpa el trabajo diario. Los propietarios del sitio deben entender que no pueden eliminar contenido para liberar almacenamiento si una retención está activa. La cuota de almacenamiento sigue contando los elementos retenidos.

Lista de verificación para que los propietarios de sitios verifiquen las retenciones

Utilice esta lista de verificación para confirmar si una retención está activa en su sitio o biblioteca de SharePoint. Cada paso puede realizarlo el propietario del sitio sin necesidad de acceso de administrador global.

1. Verifique la página de configuración del sitio
   Vaya a su sitio de SharePoint. Seleccione el icono de engranaje en la esquina superior derecha y elija Información del sitio. Busque el vínculo Ver toda la configuración del sitio en la parte inferior. En Administración del sitio, haga clic en Configuración de directivas de administración de información. Si hay una política de retención configurada, verá una lista de tipos de contenido y sus etapas de retención.
2. Revise las etiquetas de retención a nivel de biblioteca
   Navegue a la biblioteca de documentos. Seleccione el icono de engranaje y elija Configuración de la biblioteca. En Permisos y administración, haga clic en Configuración de directivas de administración de información. Si se aplica una etiqueta de retención, el nombre de la etiqueta aparece aquí. Haga clic en la etiqueta para ver su acción de retención, como Conservar durante 7 años y luego eliminar.
3. Verifique las retenciones de eDiscovery en el portal de cumplimiento
   Pida a su administrador de cumplimiento que abra el portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Vaya a eDiscovery > eDiscovery (Estándar) o eDiscovery (Premium). Revise la lista de casos. Si un caso incluye su sitio de SharePoint como ubicación de contenido, hay una retención activa. No puede ver esto directamente en SharePoint, pero puede solicitar un informe al administrador.
4. Revise la papelera de reciclaje del sitio en busca de elementos retenidos
   Abra la papelera de reciclaje del sitio seleccionando el icono de engranaje y eligiendo Contenido del sitio. Haga clic en Papelera de reciclaje en la navegación izquierda. Busque elementos que tengan una nota que indique Este elemento está bajo retención. Si ve esta nota, el elemento no se puede eliminar permanentemente hasta que se libere la retención.
5. Revise las directivas del sitio en el centro de administración de SharePoint
   Si tiene acceso de administrador de SharePoint, vaya al centro de administración de SharePoint. En Directivas, seleccione Retención. Esta página enumera todas las políticas de retención aplicadas a los sitios de su organización. Filtre por URL del sitio para confirmar qué políticas se aplican a su sitio.

Lo que los propietarios de sitios no pueden hacer cuando una retención está activa

Comprender los límites de una retención evita esfuerzos inútiles y frustración. Estas son las acciones que están bloqueadas o no son efectivas mientras hay una retención activa.

Eliminación permanente de documentos o elementos de lista

Incluso si elimina un archivo de una biblioteca y luego vacía la papelera de reciclaje, el elemento permanece en la papelera de reciclaje de segunda etapa. El sistema no elimina físicamente los datos. Solo después de que se elimine la retención y expire el período de retención, el elemento será elegible para la eliminación permanente. No puede forzar una eliminación usando PowerShell o herramientas de terceros.

Eliminación del sitio o subsitio

Si se aplica una política de retención a todo el sitio, no puede eliminar el sitio. El intento de eliminar el sitio desde el centro de administración de SharePoint o la configuración del sitio fallará. El sistema muestra un mensaje de error que indica que una política de retención o retención impide la eliminación. Primero debe eliminar la política del sitio, lo que requiere permisos de administrador de cumplimiento.

Cambios en la propia política de retención

Los propietarios del sitio no pueden modificar ni eliminar una política de retención. Solo los administradores de cumplimiento o los administradores globales pueden editar políticas de retención en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Si necesita cambiar una política, envíe una solicitud a través del equipo de cumplimiento de su organización.

Malentendidos comunes sobre las retenciones

Muchos propietarios de sitios confunden las retenciones con el acceso restringido o el bloqueo de contenido. Las siguientes aclaraciones abordan preguntas frecuentes.

¿Una retención impide la edición o el uso compartido?

No. Los usuarios aún pueden editar, copiar, mover y compartir documentos bajo una retención. La retención solo impide la eliminación permanente. SharePoint no bloquea el archivo para edición ni impide el acceso. Si necesita restringir la edición, use permisos de sitio o administración de derechos de información en su lugar.

¿Una retención consume cuota de almacenamiento?

Sí. Todos los elementos bajo una retención cuentan para la cuota de almacenamiento del sitio. Incluso los elementos eliminados que permanecen en la papelera de reciclaje debido a una retención consumen almacenamiento. Para liberar espacio, debe esperar hasta que se elimine la retención y los elementos se eliminen permanentemente. Alternativamente, solicite un aumento de la cuota de almacenamiento a su administrador de inquilinos.

¿Puedo mover contenido fuera de un sitio que tiene una retención?

Sí. Se permite mover o copiar archivos a otro sitio. La política de retención sigue la ubicación original, no el archivo. Si mueve un archivo a un sitio sin política de retención, el archivo ya no está bajo retención. Sin embargo, si el archivo estaba bajo una etiqueta de retención, la etiqueta puede viajar con el archivo según la configuración de la etiqueta. Pruebe primero con un solo archivo.

Comportamiento de la retención: retención activa vs sin retención

Elemento	Retención activa	Sin retención
Eliminar un documento	Se mueve a la papelera de reciclaje, no se puede eliminar permanentemente hasta que finalice la retención	Se mueve a la papelera de reciclaje, el propietario puede eliminarlo permanentemente
Vaciar la papelera de reciclaje	Los elementos bajo retención permanecen en la papelera de reciclaje de segunda etapa	Los elementos se eliminan permanentemente
Eliminar el sitio	Bloqueado, se muestra un mensaje de error	Permitido con confirmación
Editar o compartir contenido	Permitido	Permitido
Impacto en la cuota de almacenamiento	Los elementos retenidos cuentan para la cuota	Solo cuentan los elementos activos

Los propietarios de sitios ahora pueden identificar si una retención está activa en su sitio de SharePoint y comprender qué acciones están restringidas. Use la lista de verificación para verificar las retenciones y comuníquese con su equipo de cumplimiento si necesita eliminar una política. Para la gestión avanzada, aprenda cómo ver las etiquetas de retención en el portal de cumplimiento. Un consejo concreto: siempre revise la papelera de reciclaje de segunda etapa en busca de elementos marcados con una nota de retención antes de asumir que una eliminación fue exitosa.