Cómo explicar la retención de OneDrive a los propietarios de empresas

Los propietarios de empresas suelen preguntar cuánto tiempo se conservan sus archivos de OneDrive y qué sucede cuando alguien deja la empresa. Las políticas de retención de Microsoft 365 controlan si los archivos se eliminan, se conservan tal como están o se retienen por motivos legales. Estas políticas se aplican a OneDrive, SharePoint y Exchange, pero las reglas para OneDrive son diferentes de las de correo electrónico o chats de Teams. Este artículo explica los conceptos clave de retención en lenguaje sencillo y le ofrece los pasos exactos para configurar una política de retención para OneDrive. También aprenderá qué sucede con el OneDrive de un exempleado después de eliminar su cuenta.

Qué significa realmente la retención de OneDrive para los datos de su empresa

La retención de OneDrive no es una única configuración. Es una combinación de políticas de retención de Microsoft 365, etiquetas de retención y el ciclo de vida predeterminado del sitio para usuarios eliminados. Una política de retención puede hacer tres cosas: conservar el contenido durante un período establecido, eliminar el contenido después de un período establecido o ambas cosas. Cuando se aplica una política a OneDrive, abarca todos los archivos almacenados en el sitio de OneDrive para la Empresa de cada usuario.

Las políticas de retención funcionan independientemente de las acciones del usuario. Si un usuario elimina un archivo de OneDrive, la política de retención conserva una copia en una ubicación segura denominada biblioteca de retención de preservación. Esta biblioteca es invisible para el usuario, pero visible para los administradores de cumplimiento. El archivo permanece allí durante la vigencia de la política, incluso si el usuario vacía la papelera de reciclaje.

El comportamiento predeterminado sin ninguna política de retención es que los archivos se eliminan de forma permanente cuando un usuario los elimina o cuando se elimina la cuenta del usuario. Microsoft 365 conserva el OneDrive de un usuario eliminado durante 30 días de forma predeterminada. Después de eso, el sitio se pone en cola para su eliminación permanente. Puede ampliar este período a 365 días en el Centro de administración de SharePoint.

En qué se diferencia la retención de una copia de seguridad

Los propietarios de empresas suelen confundir la retención con las copias de seguridad. La retención no es un sistema de copias de seguridad. Una política de retención impide la eliminación permanente por motivos de cumplimiento o legales, pero no crea copias puntuales que pueda restaurar a una fecha específica. Para realizar copias de seguridad y restauraciones completas, necesita una solución de copia de seguridad de terceros o Microsoft 365 Backup.

Dónde se aplican las políticas de retención en OneDrive

Las políticas de retención se aplican a todo el sitio de OneDrive, incluidos todos los documentos, carpetas y versiones. No se aplican a metadatos, permisos ni páginas del sitio. Si necesita retener solo tipos de documentos específicos, use una etiqueta de retención en lugar de una política.

Pasos para configurar una política de retención de OneDrive en el Centro de cumplimiento de Microsoft 365

Siga estos pasos para crear una política de retención que se aplique a todos los sitios de OneDrive de su inquilino. Necesita permisos de administrador global o de administrador de cumplimiento para completar este proceso.

1. Abra el Centro de cumplimiento de Microsoft 365
   Vaya a https://compliance.microsoft.com e inicie sesión con su cuenta de administrador.
2. Vaya a Administración del ciclo de vida de los datos
   En la navegación izquierda, seleccione Administración del ciclo de vida de los datos y luego haga clic en Políticas de retención de Microsoft 365.
3. Cree una nueva política de retención
   Haga clic en Nueva política de retención. Asigne un nombre a la política, por ejemplo, “Retención de OneDrive de 7 años”.
4. Elija las ubicaciones
   En la página Elegir ubicaciones, active el interruptor Cuentas de OneDrive a la posición Activado. Deje las demás ubicaciones desactivadas a menos que también desee aplicar la misma política a SharePoint o Exchange.
5. Seleccione todos los usuarios o usuarios específicos
   De forma predeterminada, la política se aplica a todas las cuentas de OneDrive. Para dirigirla a usuarios específicos, haga clic en Elegir usuarios y agregue sus direcciones de correo electrónico.
6. Establezca el período de retención y la acción
   En la página Decida si desea retener el contenido, eliminarlo o ambas cosas, seleccione Retener el contenido durante un período específico. Escriba el número de días o años. Elija Eliminar el contenido automáticamente después del período de retención si desea que los archivos se eliminen después de ese tiempo.
7. Revise y finalice
   Revise la configuración y haga clic en Enviar. La política puede tardar hasta 24 horas en aplicarse a todos los sitios de OneDrive.

Qué sucede con el OneDrive de un exempleado después de eliminar la cuenta

Cuando se elimina un usuario de Microsoft 365, su sitio de OneDrive entra en un período de retención. El valor predeterminado es de 30 días. Durante este tiempo, el sitio es accesible para el administrador global y para cualquier usuario que designe como administrador de la colección de sitios. Los archivos no se eliminan automáticamente a menos que haya una política de retención en vigor.

Una vez finalizado el período de retención, el sitio se elimina de forma permanente. Si aplicó una política de retención antes de que se eliminara el usuario, la política sigue aplicándose a los archivos. Los archivos se mueven a la biblioteca de retención de preservación y se conservan durante la vigencia de la política. Una vez que la política expira, los archivos se eliminan de forma permanente.

Para ampliar el período de retención del sitio de OneDrive más allá de 30 días, vaya al Centro de administración de SharePoint, seleccione Directivas y luego Uso compartido. En Retención del sitio de OneDrive, establezca el número de días hasta 365. Esta configuración se aplica a todos los usuarios que se eliminen en el futuro.

Malentendidos comunes sobre la retención de OneDrive para propietarios de empresas

“Si elimino un archivo, la política de retención lo restaurará automáticamente”

No. Las políticas de retención conservan una copia oculta del archivo eliminado por motivos de cumplimiento. El usuario no puede verla en OneDrive. Solo un administrador de cumplimiento puede buscarla en el centro de cumplimiento mediante Búsqueda de contenido o eDiscovery. La política no restaura el archivo a su ubicación original.

“Las políticas de retención se aplican a todos los archivos de OneDrive, incluidos los archivos compartidos”

Sí, la política se aplica a todos los archivos del sitio de OneDrive, incluidos los archivos compartidos con usuarios externos. Sin embargo, la política no afecta a la copia del usuario externo. Si el usuario externo ha descargado el archivo, no tiene control sobre esa copia.

“Puedo usar una política de retención para impedir que los usuarios editen archivos”

No. Las políticas de retención no bloquean la edición ni la eliminación. Solo conservan una copia después de que se produce la acción. Para impedir la edición, use Information Rights Management o etiquetas de confidencialidad con cifrado.

Política de retención frente a etiqueta de retención: diferencias clave para OneDrive

Elemento	Política de retención	Etiqueta de retención
Ámbito	Se aplica automáticamente a todo el contenido del sitio de OneDrive	Se aplica manualmente a carpetas, archivos o bibliotecas de documentos específicos
Interacción del usuario	No se requiere ninguna acción del usuario	Los usuarios pueden aplicar etiquetas manualmente, o las etiquetas pueden aplicarse automáticamente según reglas
Flexibilidad	Una regla para todos los incluidos en la política	Las distintas etiquetas pueden tener diferentes reglas de retención dentro del mismo sitio
Administración	Se administra en el centro de cumplimiento, en Administración del ciclo de vida de los datos	Se administra en el centro de cumplimiento, en Etiquetas

Use una política de retención cuando necesite una regla general para todos los archivos de OneDrive. Use una etiqueta de retención cuando necesite conservar ciertos archivos durante más tiempo o eliminarlos antes de lo que permite la política. Las etiquetas reemplazan a las políticas si la acción de la etiqueta es más restrictiva.

Ahora puede explicar a los propietarios de empresas que la retención de OneDrive se controla mediante políticas y etiquetas en el Centro de cumplimiento de Microsoft 365, no mediante la aplicación de sincronización de OneDrive. Comience creando una única política de retención para todas las cuentas de OneDrive con un período de conservación de 7 años. Luego, establezca el período de retención del sitio de OneDrive en 365 días en el Centro de administración de SharePoint para darse más tiempo para transferir archivos de exempleados. Un siguiente paso práctico es revisar las políticas de retención existentes en su inquilino y verificar que OneDrive esté incluido.