Cómo preparar archivos de OneDrive para una revisión de cumplimiento en OneDrive for Business

Cuando su organización se enfrenta a una revisión de cumplimiento, debe producir archivos específicos de OneDrive for Business de forma rápida y precisa. Las revisiones de cumplimiento pueden implicar descubrimiento legal, solicitudes de auditoría o investigaciones internas. El desafío es que OneDrive almacena archivos personales y compartidos en la biblioteca propia de cada usuario, que las herramientas de búsqueda estándar pueden no cubrir. Este artículo explica cómo localizar, conservar y exportar archivos de OneDrive usando las características de cumplimiento de Microsoft 365, incluidos eDiscovery y las directivas de retención.

¿Qué es una revisión de cumplimiento de archivos de OneDrive?

Una revisión de cumplimiento es un proceso formal en el que una organización debe demostrar que el tratamiento de sus datos cumple los requisitos normativos, legales o de las directivas internas. En el caso de OneDrive, esto significa producir archivos específicos almacenados en las bibliotecas de los usuarios, como correos electrónicos, documentos u hojas de cálculo, que sean relevantes para una auditoría o un litigio. A diferencia de los sitios de equipo compartidos, los archivos de OneDrive son personales y no se indexan de forma predeterminada en la búsqueda de SharePoint a menos que se incluyan explícitamente.

Para preparar archivos de OneDrive, debe usar el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, que proporciona herramientas como eDiscovery (Estándar) o eDiscovery (Premium). Estas herramientas permiten buscar en los sitios de OneDrive, colocar archivos en retención legal para impedir su eliminación o modificación y exportarlos para su revisión. Los requisitos previos incluyen tener asignado el rol Administrador de eDiscovery en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview y tener acceso a la dirección URL de OneDrive del usuario.

El proceso consta de tres pasos principales: localizar el sitio de OneDrive del usuario, crear un caso de eDiscovery y exportar los resultados. También puede aplicar directivas de retención para conservar automáticamente los archivos antes de que comience una revisión. Este artículo se centra en el método de preparación manual para una solicitud de revisión específica.

Pasos para preparar archivos de OneDrive para una revisión de cumplimiento

Paso 1: Obtener la dirección URL de OneDrive del usuario

1. Abra el Centro de administración de Microsoft 365
   Vaya a admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga privilegios de Administrador global o Administrador de SharePoint.
2. Vaya al perfil del usuario
   Seleccione Usuarios > Usuarios activos y, a continuación, haga clic en el usuario cuyos archivos de OneDrive necesita. En el panel de detalles del usuario, haga clic en la pestaña OneDrive.
3. Copie la dirección URL de OneDrive
   En “Configuración de OneDrive”, verá un vínculo similar a https://tenant-my.sharepoint.com/personal/user_domain_com. Copie esta dirección URL. Si el vínculo no aparece, es posible que el usuario aún no tenga un sitio de OneDrive creado o que su licencia no incluya OneDrive.

Paso 2: Crear un caso de eDiscovery

1. Abra el portal de cumplimiento de Microsoft Purview
   Vaya a compliance.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga el rol Administrador de eDiscovery.
2. Cree un nuevo caso
   Seleccione eDiscovery > Casos y, a continuación, haga clic en Crear un caso. Asigne un nombre al caso, como “Auditoría del tercer trimestre: archivos de OneDrive del usuario”, y agregue una descripción opcional. Haga clic en Guardar.
3. Abra el caso
   Una vez creado, haga clic en el nombre del caso para abrirlo. Verá pestañas para Retenciones, Búsquedas y Exportaciones.

Paso 3: Crear una búsqueda para encontrar archivos de OneDrive

1. Inicie una nueva búsqueda
   Dentro de su caso de eDiscovery, haga clic en la pestaña Búsquedas y, a continuación, haga clic en Nueva búsqueda.
2. Asigne un nombre a la búsqueda
   Escriba un nombre como “OneDrive del usuario: todos los archivos” y haga clic en Siguiente.
3. Especifique las ubicaciones
   En la página “Ubicaciones”, active Buzones de Exchange y Sitios de SharePoint en Activado. En “Sitios de SharePoint”, haga clic en Elegir sitios y pegue la dirección URL de OneDrive del usuario que copió anteriormente. Haga clic en Agregar y, a continuación, en Listo.
4. Defina las condiciones de búsqueda (opcional)
   En la página “Condiciones”, puede filtrar por palabras clave, rango de fechas o tipo de archivo. Por ejemplo, para encontrar todos los documentos modificados en los últimos 90 días, agregue una condición: Fecha (última modificación): dentro de los últimos 90 días. Haga clic en Siguiente.
5. Revise y envíe
   Revise la configuración de la búsqueda y haga clic en Enviar. La búsqueda se ejecutará y mostrará los resultados en la pestaña Búsquedas.

Paso 4: Colocar los archivos en retención legal

1. Vaya a la pestaña Retenciones
   En su caso de eDiscovery, haga clic en la pestaña Retenciones y, a continuación, haga clic en Crear.
2. Asigne un nombre a la retención
   Escriba un nombre como “OneDrive del usuario: retención legal” y haga clic en Siguiente.
3. Seleccione las mismas ubicaciones
   En la página “Ubicaciones”, active Buzones de Exchange y Sitios de SharePoint en Activado. En “Sitios de SharePoint”, haga clic en Elegir sitios, pegue la dirección URL de OneDrive del usuario y haga clic en Agregar. Haga clic en Listo.
4. Establezca la duración de la retención
   En la página “Condiciones”, puede establecer opcionalmente un rango de fechas. Si desea retener todo el contenido de forma indefinida, deje los campos de fecha en blanco. Haga clic en Siguiente y, a continuación, en Enviar. La retención impide que los archivos se eliminen o modifiquen hasta que se libere la retención.

Paso 5: Exportar los archivos de OneDrive

1. Abra los resultados de la búsqueda
   En la pestaña Búsquedas, haga clic en la búsqueda que creó. En el panel de detalles de la búsqueda, haga clic en Exportar.
2. Elija la configuración de exportación
   Seleccione el formato de exportación. Para las revisiones de cumplimiento, elija Todos los elementos en una carpeta sin comprimir para obtener los formatos de archivo nativos (por ejemplo, .docx, .xlsx). Haga clic en Siguiente.
3. Inicie la exportación
   Haga clic en Exportar. El sistema preparará los archivos. Esto puede tardar varios minutos según la cantidad y el tamaño de los archivos.
4. Descargue la exportación
   Cuando la exportación esté lista, haga clic en Descargar resultados. Se descargará un archivo .zip que contiene una estructura de carpetas con los archivos y un manifiesto results.csv. Extraiga los archivos en una ubicación segura para su revisión.

Problemas comunes al preparar archivos de OneDrive para una revisión de cumplimiento

La dirección URL de OneDrive no aparece en el centro de administración

Esto puede ocurrir si el usuario nunca ha iniciado sesión en OneDrive o si su licencia no incluye OneDrive. Para solucionarlo, pida al usuario que vaya a portal.office.com y haga clic en el icono de la aplicación OneDrive. Si el usuario tiene licencia, el sitio se aprovisionará en unos minutos. Después de eso, la dirección URL aparecerá en el centro de administración.

La búsqueda de eDiscovery devuelve cero resultados

Compruebe que la dirección URL de OneDrive que introdujo sea correcta. El formato de la dirección URL distingue mayúsculas de minúsculas. Verifique también que el usuario tenga archivos almacenados en su OneDrive, no solo archivos compartidos de otros sitios. Si el usuario no ha cargado ningún archivo, la búsqueda devolverá cero resultados. Use una consulta de búsqueda más amplia sin condiciones para confirmar que se puede acceder al sitio.

No se puede aplicar la retención legal

Debe tener asignado el rol Administrador de eDiscovery. Además, el sitio de OneDrive del usuario debe estar indexado. Si la indexación está incompleta, es posible que la retención no se aplique a todos los archivos. Espere 24 horas después de que el usuario inicie sesión en OneDrive por primera vez para que se complete la indexación. También puede comprobar el estado de rastreo del sitio en el Centro de administración de SharePoint en Más características > Búsqueda > Registro de rastreo.

Métodos de preparación de archivos de OneDrive: manual frente a automatizado

Elemento	Caso de eDiscovery manual	Directiva de retención automatizada
Esfuerzo de configuración	Requiere crear un caso, una búsqueda y una retención por usuario	Creación única de la directiva para todos los usuarios
Ámbito	Usuarios y rangos de fechas específicos	Todos los sitios de OneDrive del inquilino
Flexibilidad	Alta: puede dirigirse a archivos exactos	Baja: se aplica a todo el contenido
Formato de exportación	Archivos nativos con metadatos	No aplicable: la retención solo conserva
Ideal para	Descubrimiento legal o auditorías puntuales	Cumplimiento continuo para evitar la eliminación

Ahora puede preparar archivos de OneDrive para una revisión de cumplimiento usando casos de eDiscovery, retenciones y exportaciones. Comience verificando la dirección URL de OneDrive del usuario y creando una búsqueda específica. Para el cumplimiento continuo, considere configurar una directiva de retención en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview en Directivas > Administración del ciclo de vida de los datos > Directivas de retención para conservar automáticamente todos los archivos de OneDrive. Un consejo práctico: use el botón Copiar al portapapeles en los resultados de la búsqueda de eDiscovery para compartir rápidamente una lista de rutas de archivo con el equipo de revisión.